O planejamento financeiro pode ser algo difícil de otimizar, principalmente em pequenos e médios negócios. E, como o empresário está na liderança de diversos fluxos, é possível melhorar a performance do empreendimento com a automação financeira!
Por vezes, ele não consegue sentar e planejar essa área da empresa, algo importante para o direcionamento do negócio. E isso tende a virar uma bola de neve, deixando o empreendedor às cegas quanto aos recursos financeiros.
Em contrapartida, automatizar as finanças simplifica esses processos, agilizando o fluxo e melhorando o planejamento estratégico para que a empresa possa finalmente crescer!
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Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.
A propósito, uma matéria da Época Negócios enfatiza que as companhias inteligentes garantem economia e produção eficiente ao passo que todos os seus recursos estão conectados.
Isso pode transformar os modelos de negócios, sobretudo quanto à desburocratização do setor financeiro. Nesse sentido, cada vez mais empresas estão investindo em automação financeira e outras tecnologias.
Quer saber como implementar esse processo na sua empresa? Continue a leitura e surpreenda-se! Aliás, ao final do artigo, deixamos um e-book 📕 completo com ferramentas para o seu negócio decolar.
O que é automação financeira?
Automação financeira é uma solução tecnológica que agiliza os processos relacionados às finanças empresariais. Isto é, as tarefas que eram feitas manualmente, como o lançamento das vendas e o faturamento, podem ser realizadas de maneira otimizada e automática.
Exemplos de processos financeiros que podem ser automatizados
Logo adiante, veja os principais processos financeiros que podem ser automatizados:
- conciliação bancária;
- faturamento eletrônico;
- emissão de boletos bancários;
- gestão de contas a pagar e receber;
- processamento de pagamentos eletrônicos;
- controle de fluxo de caixa;
- análise de dados financeiros;
- planejamento orçamentário;
- contabilidade automatizada;
- gestão de riscos financeiros;
- análise de crédito;
- gestão de investimentos;
- gestão de notas fiscais.
Quem pode se beneficiar da automação financeira?
Pequenas, médias e grandes empresas, incluindo as que atuam internacionalmente, podem se beneficiar com a implementação da automação financeira.
Entre os diferentes modelos de negócios, confira aqueles que costumam adotar os softwares de automação:
- microempreendedor individual;
- microempresa;
- empresa LTDA;
- sociedade anônima;
- multinacionais;
- transnacionais.
Como a automação financeira funciona?
Para entender como funciona a automação financeira, vamos considerar seus principais recursos.
Imagine contar com um software que usa a tecnologia de análise das informações e processos financeiros, incluindo: contabilidade, faturamento, folha de pagamento e fluxo de caixa.
Ao mesmo tempo, considere que tal solução ajuda sua empresa a cuidar das finanças, com emissão de notas fiscais, cobrança automática de clientes e geração de relatórios sobre o fluxo de caixa.
É assim que funciona um software de automação financeira.
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Por sinal, essas soluções podem incluir desde os softwares básicos de contabilidade até as plataformas avançadas que integram diversas tarefas e processos financeiros em um único sistema.
Com essa ferramenta, as empresas têm uma visão mais clara e em tempo real de sua saúde financeira. Em outras palavras, isso contribui para a tomada de decisões estratégicas.
Por que investir em automação financeira?
Quer ter um relatório completo das finanças da sua empresa, demonstrando quais áreas podem melhorar em termos de finanças? Que tal integrar o sistema de emissão de nota fiscal com vendas e outros setores? Quanto tempo você poderia economizar? Esses são bons motivos para investir na automação.
Para complementar, esse investimento traz os seguintes benefícios:
- redução de erros no trabalho ou retrabalho no setor financeiro;
- economia de tempo e recursos;
- aumento da eficiência do fluxo financeiro geral;
- precisão na análise de dados para tomada de decisões;
- melhora na segurança e confiabilidade do negócio.
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7 passos para implementar a automação financeira + bônus
Antes de começar o passo a passo da implementação da automação financeira, vale abrir um breve parêntese. Isso porque os softwares dispõe de diversos recursos para automatizar tarefas e processos, portanto, é necessário escolher cuidadosamente a melhor ferramenta para o seu negócio.
Tendo isso em mente, a automação financeira pode ser implementada com os seguintes passos:
1. Identificação de processos
Para implementar um software de automação, o primeiro passo é identificar quais processos precisam ser automatizados.
Tal mapeamento indica as tarefas que podem ser aprimoradas a fim de melhorar todo o fluxo financeiro. Por exemplo, podemos citar a gestão das notas fiscais.
E, por falar em notas fiscais, quer aprender a emiti-las em lotes via planilha de Excel? Dê o play para conferir:
2. Escolha do software
A seguir, o gestor deve pesquisar e avaliar as opções do mercado, visando escolher o software que atenda às suas necessidades.
3. Integração
Após a escolha do software, é o momento de fazer a integração via API com as outras soluções usadas pela empresa, como: CRM, ERP, sistemas bancários etc.
4. Coleta dos dados
Com o início da coleta de dados, o sistema passa a organizar os processos financeiros, construir padrões e apresentar feedbacks.
5. Automação de tarefas
Com os dados coletados e os padrões definidos, a automação financeira começa a criar uma lista de tarefas que podem ser automatizadas, como: conciliação bancária, contas a pagar e a receber e afins.
Leia também: Organize o setor de contas a pagar e receber lendo essa matéria completa!
6. Análise de dados
O software gera relatórios e análises financeiras da organização, fornecendo insights valiosos em tempo real, o que orienta a tomada de decisões estratégicas.
7. Monitoramento
Ao mesmo tempo que o sistema cruza os dados e fornece insights que podem definir o rumo da empresa, é necessário que haja um monitoramento adequado da automação.
Por isso, antes de adquirir uma solução, sua empresa deve analisar os softwares que possuam pacotes de suporte.
5 dúvidas comuns sobre o investimento em automação financeira
Quer investir em um software de automação financeira, mas ainda está com dúvidas se vale a pena ou não? Conheça as cinco questões mais comuns sobre a implementação desse sistema.
1. Qual é o custo médio da implementação da automação financeira?
O valor depende do tamanho da empresa e da proposta de automação. Por exemplo, as companhias de pequeno porte podem implementar o sistema com preços mais acessíveis, conforme os recursos disponíveis. Logo, a dica é orçar com base nas demandas de cada negócio.
2. Investimento em automação financeira faz a empresa economizar tempo?
Sim! Esse software pode automatizar tarefas repetitivas e demoradas, como a reconciliação bancária, a gestão de contas a pagar e a receber e, ainda, o faturamento.
Com a automação desses processos, os funcionários não precisam gastar tanto tempo fazendo tarefas manuais. Sendo assim, o pessoal pode focar nas atividades estratégicas e no planejamento organizacional.
3. Automação financeira é segura? Devo confiar?
Sim! É importante escolher um software confiável e seguro para a automação financeira, de preferência um com criptografia avançada e medidas de segurança.
Em paralelo, a empresa deve adotar boas práticas de segurança cibernética. Ou seja, monitorar o acesso ao software de automação financeira, restringir as informações confidenciais e afins.
4. Como fazer a integração do sistema de automação financeira com os outros sistemas utilizados na empresa?
Com a integração via API, é possível integrar as soluções por meio da programação, de modo que os sistemas “conversem” entre si.
Também existem as formas integrações por meio de arquivos, bancos de dados e middleware. Este último é um software que atua como intermediário entre os diferentes sistemas, sendo voltado para a integração e comunicação.
5. Como treinar a equipe para utilizar a ferramenta de automação adequadamente?
Para treinar a equipe, crie tutoriais de uso da nova ferramenta, considerando as características de cada processo automatizado. Adicionalmente, conte com o apoio da empresa contratada na promoção dos treinamentos.
Vale lembrar que o software cruza dados e os analisa, então, quanto mais qualificados forem os lançamentos no sistema, melhor será a análise e o feedback da ferramenta.
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Dados concretos, otimização dos processos financeiros, insights valiosos e mais. Agora que você já sabe o porquê investir em automação financeira no seu negócio, é hora de baixar um e-book para facilitar a implementação.
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