O fluxo de caixa de uma academia possui diversas particularidades importantes para conhecer e manter a gestão financeira em ordem.
Acredite: de nada adiantará saber tudo sobre educação física e esportes, mas não ter conhecimento financeiro para administrar a empresa e tornar seu negócio sustentável.
Primeiramente, o que você deve saber é que o fluxo de caixa de uma academia deve conter todos os valores, tanto do caixa, como nas contas da academia, aplicações e registro de saídas e despesas.
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Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.
Você pode gastar com a compra de equipamentos novos, para pagar professores, entre outros custos para manter o funcionamento da academia. Todos eles devem ser observados. Afinal, o fluxo de caixa de um período é obtido com base na comparação dos saldos iniciais de caixa, entradas e saídas.
Separamos 8 dicas para tornar seu fluxo de caixa academia o mais eficaz possível! Quer saber como? Acompanhe abaixo!
Veja também: Como fazer um plano financeiro para academia em 5 passos
8 dicas para fazer o fluxo de caixa de uma academia
1- Estabeleça uma data para a avaliação inicial do caixa
O primeiro passo para fazer o fluxo de caixa de uma academia é marcar uma data para avaliar o caixa inicial da empresa. Quanto de dinheiro a academia tem para funcionar? Some todos os valores disponíveis para controlar e fazer o giro quando necessário.
2- Separe as receitas das despesas
As receitas e despesas devem ser descritas detalhadamente, então você precisará categorizá-las e entendê-las.
As receitas, por exemplo, geralmente vêm dos valores pagos mensalmente pelos alunos matriculados. As despesas são os salários de professores e outros funcionários, manutenção de equipamentos, aluguel do local e outras contas que devem ser pagas todos os meses, como luz, água, telefone, internet, etc.
3- Anote todas as entradas e saídas
O grande propósito de fazer o fluxo de caixa academia é entender melhor os seus recursos financeiros. E para que isso ocorra de maneira assertiva e para que você possa entender quanto de caixa há disponível, precisará registrar todas as entradas e saídas do estabelecimento, sem exceção.
Isso facilitará o fechamento do caixa – que deve acontecer diariamente ou mensalmente, dependendo da sua preferência e do quanto é movimentado. Caso algum valor passe batido, por menor que pareça, o fluxo de caixa poderá ser prejudicado com dados e informações incorretas.
4- Documente tudo com comprovantes e notas fiscais
Todas as transações devem ser comprovadas com algum documento oficial. Faça questão sempre de emitir e receber notas fiscais e desenvolver contratos completos de prestação de serviços. Essa é uma forma de validar todas as informações e consultá-las, caso fique com alguma dúvida no fechamento.
No caso do recebimento de cheques pré-datados, registre apenas quando forem descontados. Afinal, o valor só fará parte do fluxo de caixa quando realmente cair na conta corrente da academia e o pagamento for feito, independentemente da data em que o cliente te entregou o cheque. O mesmo ocorre para quando você entregar cheques pré-datados para pagar fornecedores, por exemplo.
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5- Atualização constante
Para que nenhuma informação fique faltando, o essencial é que o fluxo do caixa de uma academia esteja sendo atualizado constantemente.
Ao longo do mês alguma mudança pode ocorrer, como uma despesa não prevista ou a compra de um novo equipamento. Neste caso, é imprescindível que as informações sejam lançadas, para que não confundam no fechamento.
6- Analise e meça resultados
Ao começar a organizar seu fluxo de caixa, você percebe que poderá utilizá-lo para criar métricas de receitas. Uma vez que começa a fazer este registro, você passa a criar um histórico de entradas e saídas, despesas e receitas, possibilitando uma melhor análise de resultados e para antecipar os de períodos futuros.
A ideia é que o fluxo de caixa de uma academia te ajude a tomar melhores decisões, uma vez que compreende onde exatamente está sendo aplicado o dinheiro. Você consegue analisar as saídas mais facilmente, os principais gastos, se pode cortar custos ou economizar de alguma forma. Por outro lado, se está apto para investir, lançar promoções para conquistar mais clientes e alunos, além de verificar quanto de desconto poderá liberar naquele determinado mês ou período.
7- Use o fluxo de caixa academia para projeções futuras
Usar o fluxo de caixa de uma academia para projeções futuras significa começar a prever entradas e saída. E, a partir desses dados, começar a planejar investimentos de acordo com o caixa disponível.
Com o uso projetado do fluxo, você poderá criar mais reservas financeiras para períodos sazonais em que não há tanta procura pela academia. No verão, por exemplo, sabemos que as adesões a planos de academia aumentam, enquanto no inverno podem diminuir.
8- Use softwares ou planilhas na nuvem para salvar arquivos
Se você ainda usa uma folha de papel para anotar seu fluxo de caixa, saiba que pode estar tendo dificuldades à toa. Apenas de abrir uma planilha de Excel você já conseguirá um resultado mais satisfatório para o seu documento. Através do Drive do Google, você consegue salvar a planilha na nuvem, para que possa ser acessada a qualquer momento, de qualquer dispositivo.
O mesmo acontece com softwares que permitem a gestão e organização do fluxo de caixa. Independentemente do formato, o importante é ter a garantia de que os dados não serão perdidos e facilitar o processo de consulta em relação ao caixa da empresa.
Outra dica importante para quem quer saber como fazer a gestão financeira empresarial é criar um orçamento anual.
Veja como fazer isso neste vídeo:
Saiba mais: Como administrar uma academia: organização, finanças e satisfação dos clientes
Conclusão? Não deixe de fazer o fluxo de caixa da sua academia!
O fluxo de caixa sem dúvidas é uma ferramenta de gestão essencial para organizar os recursos financeiros da academia e garantir o crescimento da empresa.
Avalie novos investimentos, gastos com professores, estrutura e outras contas com os dados obtidos no período. Fique atento aos valores recebidos de alunos matriculados e detalhes sobre níveis de inadimplência.
E não se esqueça de detalhar todas as informações e criar um histórico completo para o seu fluxo de caixa!
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Além disso, o NFE.io calcula os impostos automaticamente. Emite as notas, gera os arquivos XML e HTML e também os envia por e-mail aos clientes.
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