Controle de contas a pagar e receber: tudo o que você precisa saber!

Tempo de leitura: 11 minutos

O controle de contas a pagar e receber é essencial para empresas de qualquer porte que queiram fazer o negócio prosperar, sem enfrentar problemas de caixa.

É comum que muitos empreendedores e gestores comecem seus negócios de uma forma muito empírica, tocando as coisas com garra e intuição, mas sem muito controle.

Por isso, não é raro encontrar quem misture finanças pessoais com as finanças da empresa, compartilhando até as contas bancárias.

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Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.

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Além de um procedimento arriscado juridicamente, confundir as obrigações financeiras da vida privada com as da gestão empresarial definitivamente não é um uma boa ideia.

Isso leva a um descontrole sobre as despesas da empresa e dificulta entender o que realmente está entrando nas contas bancárias. Ou seja, o que de fato tem no caixa da organização.

A seguir, veja como o controle de contas a pagar e receber contribui para a saúde organizacional. 

O que são contas a pagar e receber?

As contas a pagar e receber de uma empresa são os direitos e deveres da instituição perante os fornecedores e clientes. Por isso, é um dos setores responsáveis pela saúde financeira da organização.

Por um lado, as contas a pagar representam todas as obrigações que a empresa possui, incluindo: boletos referentes às matérias-primas, custos com mão de obra, aluguel, água, luz, telefone, impostos, dentre outras obrigações.

Já as contas a receber representam as vendas efetuadas para os clientes, sejam elas à vista ou a prazo. Portanto, é todo o valor que entrará no caixa da organização.

Qual a importância do controle de contas a pagar e receber?

Manter o controle sobre as contas a pagar e receber é fundamental para evitar qualquer tipo de problema no fluxo de caixa da empresa.

Esse controle permite um maior ajuste nos prazos entre o pagamento e recebimento, visto que os gestores passam a ter mais propriedade para saber qual prazo de pagamento poderão conceder ao cliente e qual o melhor prazo para comprar.

Em paralelo, esse controle evita que os sócios confundam as finanças empresariais com as, o que tende a descapitalizar a organização.

Como ter eficiência no controle de contas a pagar e receber?

Para ter eficiência nas contas a pagar e receber é preciso ter muita disciplina e organização no momento de controlar o orçamento da empresa.

Conforme dissemos, um dos pontos mais importantes é saber diferenciar as finanças pessoais das organizacionais. Com isso em mente, listamos 12 dicas para você controlar as finanças com eficiência. Confira!

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Tenha um controle maior do financeiro da sua empresa com essa planilha gratuita da NFE.io! Com ela você poderá registrar entradas e saídas, gerenciar os recebimentos e pagamentos recorrentes e ter previsibilidade financeira de todo o seu ano!

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  1. Relacione todas as suas despesas por data de vencimento
  2. Faça uma lista de seus recebimentos
  3. Organize o fluxo de caixa
  4. Nunca atrase os pagamentos!
  5. Saiba negociar seus compromissos
  6. Efetue cobranças
  7. Fique de olho nos inadimplentes
  8. Verifique as vantagens para pagamento em dia e antecipado
  9. Faça cotações frequentes
  10. Mantenha o cadastro de clientes atualizado
  11. Conte com um software de gestão
  12. Invista no gerenciador de notas fiscais

Logo adiante, veja mais detalhes sobre as dicas para controlar as contas a pagar e receber.

1- Relacione todas as suas despesas por data de vencimento

Você tem uma boa noção de tudo aquilo que paga por mês? Isso inclui: salários, fornecimento de água, energia elétrica, seguros, aluguel, telefonia, impostos e tantas outras contas a pagar.

Não tem como organizar contas a pagar e receber de uma empresa sem montar, pelo menos, uma planilha com tudo isso. Caso você prefira usar, um software de gestão financeira pode te auxiliar de forma fácil e rápida nessa estruturação, o que é mais indicado. Logo mais voltaremos neste ponto!

2- Faça uma lista de seus recebimentos

Se você vende faturado, tem a data exata em que determinados valores vão entrar no caixa, certo? Liste isso!

O mesmo vale para quem tem receitas recorrentes, como academias e escolas, ou empresas SaaS, que comercializam softwares como serviços.

Mas, se você tem um comércio, um varejo, por exemplo, ou um restaurante, é capaz também de fazer previsões de entradas, em função da sazonalidade e dos dias da semana.

Portanto, complete seu documento com essas entradas para que possa, em seguida, relacioná-las com as contas a pagar, listadas anteriormente.

3- Organize um fluxo de caixa

Agora que você montou essa estrutura, ficou fácil entender como organizar contas a pagar e receber de uma empresa.

Comparando os valores que vão entrar e sair, dia a dia, você tem um fluxo de caixa montado. Isto é, você sabe quanto terá de saldo (ou falta) de recursos para honrar seus compromissos.

O fluxo de caixa traz as movimentações financeiras de uma empresa, com as receitas e as despesas de determinado período.

Por sinal, as contas a receber devem estar sempre relacionadas com as contas a pagar.

Conhecer bem os prazos para pagamento e recebimento é fundamental para que se possa projetar o fluxo de caixa e, assim, saber quanto de capital de giro será necessário para suportar os meses de baixa, sem prejudicar a margem de lucro.

Vale ressaltar que a projeção do fluxo de caixa precisa ser feita de maneira periódica, geralmente de três em três meses.

Parabéns: as coisas estão começando a ficar organizadas em sua empresa!

Mas como ajustar as contas a pagar e receber de uma empresa para evitar o descontrole dos pagamentos?

Veja mais dicas a seguir!

4- Nunca atrase os pagamentos!

Se você tem dinheiro em caixa, pague em dia e evite multas, além de preservar a boa reputação na praça.

Aliás, se você tiver montado seu fluxo de caixa direitinho e estiver fazendo uma boa administração do caixa, vai perceber com antecedência se terá ou não dinheiro para pagar as contas.

Tome providências antecipadas para evitar a inadimplência. Mas e se não for possível?

5- Saiba negociar seus compromissos

Percebeu que não terá recursos em caixa para pagar determinada conta? Não deixe que ela vença!

Antecipe-se a isso e converse com seu fornecedor.

Peça mais prazo ou um parcelamento, mostre boa fé e evite danos ao seu nome e ao seu patrimônio.

Ajuste as datas também. Se a falta de dinheiro tem sido frequente em determinado período, negocie novas datas de vencimento. Aqui, garanta que pagamentos e recebimentos estejam alinhados no seu caixa.

6 – Efetue cobranças

Convenhamos que uma das tarefas mais constrangedoras é cobrar de alguém que está te devendo. Porém, podemos dizer que esse é um mal necessário.

Por isso, uma forma de como organizar contas a receber de uma empresa é contar com um profissional que se dedique à cobrança, entre suas tarefas.

Ele precisa estar bem preparado e munido dos melhores argumentos para fazer uma boa negociação e, ao mesmo tempo, conseguir reter o cliente, sem causar um desgaste.

Vale lembrar que nem sempre o cliente deixa de pagar porque ele agiu de má fé; é comum que ele simplesmente esqueça as datas de pagamento. Nesse caso, envie mensagens SMS ou e-mail para lembrá-lo sobre a data de vencimento.

7- Fique de olho nos inadimplentes

Da mesma forma que você pode ter dificuldades eventuais de pagamento, seus clientes também podem ter.

Fique atento a isso e tome as providências necessárias para diminuir ao máximo o risco de inadimplência, consultando bancos de dados e informações sobre as empresas e pessoas com quem trabalha.

Isso porque, infelizmente, nem todas as suas vendas serão convertidas em receitas.

A inadimplência dos clientes é uma realidade para praticamente todos os empresários e, se não for devidamente controlada, pode trazer graves perdas para  o seu negócio.

Logo, uma boa estratégia a ser adotada é calcular o índice médio de inadimplência. Ao fazer isso, você conseguirá projetar o fluxo de caixa de maneira mais precisa, sem superestimar as contas a receber.

Nessa linha, procure medir e avaliar a taxa de inadimplência do seu negócio mensalmente. Assim, você estará mais preparado para enfrentar os próximos períodos.

Saiba mais: Como reduzir a inadimplência nas empresas: entenda os dois lados da moeda

8- Vantagens para pagamento em dia e antecipado

Se a sua taxa de inadimplência está muito alta, uma forma eficiente de reduzi-la é oferecer vantagens para os clientes que efetuarem seus pagamentos antes do prazo de vencimento.

Descontos e cupons promocionais são alguns exemplos de benefícios que podem ser oferecidos. Procure também ser flexível na hora de negociar as formas de pagamento.

Algumas escolas, academias e faculdades costumam fazer promoções para quem paga os boletos até o vencimento. Por exemplo, oferecem a possibilidade de participar de sorteios de notebooks e tablets no final do ano para todos os alunos (ou pais de alunos) que estão em dia com as parcelas.

E, além de melhorar as entradas no caixa, cria-se um bom relacionamento com os clientes, facilitando a fidelização.

9- Faça cotações frequentes

Outra forma de controlar as contas a pagar e receber é fazer cotações.

Sendo assim, mesmo com seus fornecedores de confiança, não deixe de fazer novas cotações e orçamentos.

Faça pesquisas e compare com o que oferecem os concorrentes e, caso veja vantagens de preço ou condições de pagamento, negocie com seus atuais fornecedores e tente convencê-los a fazer algo semelhante.

Aliás, é fundamental tentar ter, ao menos, três fornecedores de cada item que você compra em sua empresa, evitando assim “ficar na mão” de algum deles.

10 – Cadastro de clientes atualizado

Não há como organizar contas a receber de uma empresa se os dados cadastrais da base de clientes estiverem desatualizados.

Com isso em mente, procure criar um banco de dados com CPF, CNPJ, endereço, telefone, e-mail, etc. Um sistema de CRM também pode ser bastante útil nessas horas.

Veja aqui como fazer consultas automatizadas a CNPJ e outros dados de empresas.

11 – Software de gestão

A organização das contas a receber pode ser feita manualmente ou através de uma planilha.

Porém, adotar um software de gestão é muito mais fácil do que usar uma planilha de contas a pagar e receber.

Com um sistema informatizado, você pode controlar as contas a pagar e receber e o fluxo de caixa, além de gerar diversos relatórios e monitorar os pagamentos.

Dessa forma, você tem a relação dos clientes adimplentes e inadimplentes, sabendo de que forma isso impacta o seu negócio e, ainda, evitando eventuais erros que uma planilha de contas a pagar e receber pode gerar, por digitações ou fórmulas equivocadas.

12- Gerenciador de notas fiscais

Com um sistema automatizado de emissão de notas fiscais como o NFE.io, você pode contar com um painel de controle para consultar todas as suas notas fiscais emitidas.

Cada uma delas corresponde a uma conta a receber, sendo que você poderá sempre verificar pelo sistema.

Além de automatizar essa tarefa e economizar tempo e dinheiro, o NFE.io é ótimo para empresas que recebem pagamentos recorrentes e precisam emitir notas fiscais em grande escala, como é o caso de academias, cursos online e SaaS.

Essas foram algumas dicas de como organizar contas a pagar e receber de uma empresa.

Não deixe de colocá-las em prática e, se possível, valer-se de um software de gestão financeira para auxiliar nesse processo e ter dados mais confiáveis sempre à mão.

Ficou claro para você como organizar contas a receber de uma empresa? Então, coloque essas providências em prática e obtenha os melhores resultados.

Veja também: Gerenciador de nota fiscal eletrônica: conheça o NFE.io

Este artigo foi escrito pelo time da Treasy, uma solução completa para Planejamento e Controladoria. Com ele, é possível elaborar seu Orçamento Empresarial de forma colaborativa e confrontar os resultados mensalmente.


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Sabemos que é um processo muito chato e repetitivo. Você não precisa mais gastar tempo com isso, sabia ?

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