Emitir a nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e) é uma obrigação que os empreendedores de varejo devem cumprir com seus clientes. Afinal, sua transmissão dá mais segurança e fortalece a relação dos varejistas com os compradores e o Fisco. Porém, às vezes, ocorrem erros na emissão, fazendo com que a empresa tenha que providenciar a NFC-e em contingência.
Além de saber que existe uma opção para substituir a NFC-e original, em caso de falhas no sistema emissor, é essencial que donos de negócio, como você, aprendam a lidar com essa modalidade de emissão de nota fiscal.
Conhecê-la bem contribui para manter seu negócio em conformidade com as regras e tributos do governo.
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Este artigo vai ajudá-lo a compreender o que é NFC-e em contingência e sua importância, assim como saber emitir e quando utilizar esse registro. Continue lendo o texto para conhecer todos os detalhes essenciais para sua empresa cumprir com as obrigações tributárias.
Boa leitura!
O que é NFC-e em contingência?
A NFC-e em contingência é uma opção alternativa à nota fiscal do consumidor eletrônica original. É aplicada quando acontecem problemas durante a emissão para o comprador final. Dificuldades técnicas do sistema emissor ou falhas na autorização do documento pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ) são alguns motivos de uso da modalidade de transmissão.
Quando os empreendedores se deparam com esses erros e precisam usar a NFC-e em contingência, podem emiti-la e entregar o DANFE ao cliente. Saiba que essa nota não precisa de validação antecipada da Receita Federal para ser emitida, como acontece com o documento original.
No entanto, após resolver o problema gerador do uso dessa modalidade de nota fiscal, a empresa terá que lançá-la no sistema emissor e aguardar o envio do arquivo XML para aprovação da SEFAZ.
Vale destacar que, na maioria dos estados, o limite para realizar a operação é de até 24 horas. Contudo, algumas regiões permitem que seja feita até o 1º dia útil subsequente a partir da emissão da NFC-e, como acontece no Rio de Janeiro e em Minas Gerais.
É fundamental que todo dono de negócio saiba que o uso da NFC-e em contingência tem que ser uma exceção. A regra deve ser a emissão do documento com autorização em tempo real.
Do contrário, a transmissão excessiva pode chamar a atenção do órgão fiscalizador, tendo o empreendedor que justificar o motivo de utilizá-la tantas vezes para não sofrer penalidades.
De qualquer forma, saber manusear esse registro legal alternativo é importante e traz algumas vantagens para o contribuinte. Veja!
- Permite que as transações comerciais dos empreendimentos não sejam interrompidas.
- Diminui o risco de impacto para os negócios.
- Evita a demora no atendimento, e consequentemente, a insatisfação por parte dos clientes.
- Facilita o controle dos órgãos fiscalizadores em relação às operações comerciais das organizações.
Quando utilizar a NFC-e em contingência? Entenda!
Apesar de a utilização da NFC-e em contingência ser uma prática comum entre as empresas quando acontece algum erro na emissão da nota fiscal do consumidor eletrônica, seu uso é opcional entre os estados. Isto é, locais como São Paulo e Ceará não emitem esse documento alternativo, pois eles aplicam outros formatos da modalidade.
O primeiro estado utiliza o Sistema autenticador e transmissor de cupons fiscais eletrônicos (SAT). Nesse caso, empresas que não conseguem conectá-lo à internet podem enviar as cópias de segurança por transmissão em contingência para a SEFAZ. Assim, só é viável fazer essa emissão usando o aparelho SAT.
Já o Ceará usa o Módulo Fiscal Eletrônico (MFE), que é um hardware com o mesmo princípio do SAT, mas com formas de integração diferentes.
Nota fiscal emitida em massa via excel?
Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?
Tendo em vista este cenário, é preciso estar atento às ocasiões em que a emissão de NFC-e em contingência pode ser realizada. Confira a seguir!
- Dificuldade de comunicação com os servidores do SEFAZ.
- Falhas de conexão à internet, deixando o sistema emissor instável.
- Problema de processamento de informações na NFC-e.
- Erro no sistema de autorização da Secretaria da Fazenda.
- Instabilidade na rede de comunicação interna da empresa.
Como emitir NFC-e em contingência?
A emissão da NFC-e em contingência é realizada quando acontece algum dos problemas citados no tópico acima, em especial com o sistema emissor da SEFAZ, e o empreendedor não consegue emitir a nota fiscal original para o cliente.
No momento em que isso ocorre, é preciso agir rápido para não deixar o consumidor final na mão, ou seja, sem o seu comprovante legal de compra.
Para entender como emitir uma NFC-e em contingência, veja a seguir como funciona na prática!
1- Tentativa de emissão de NFC-e falha
Nesta etapa, o empreendedor tenta emitir uma NFC-e regular, e, por algum erro técnico no seu sistema emissor ou no da Secretaria da Fazenda, não é possível transmitir o documento.
2- Emissão da NFC-e em contingência
Aqui, você já sabe que a emissão da nota fiscal do consumidor eletrônica oficial não funcionou por alguma falha. Por isso, é preciso emitir, o mais rápido possível, a NFC-e em contingência para não gerar uma insatisfação no seu cliente em relação ao atendimento da empresa.
É importante ter em mente que na hora de emitir a NFC-e em contingência, você terá que utilizar um número diferente da nota original para evitar problemas de duplicidade. Portanto, se o seu registro primário tinha o número 100, por exemplo, o documento alternativo terá que ser o nº 101.
É essencial saber que, se ao tentar transmitir a NFC-e em contingência (item 1 acima), o serviço de comunicação se restabelecer, será necessário cancelar a nota fiscal nº 100. Contudo, se a tentativa falhar, você poderá manter a numeração usada na emissão off-line.
3- Impressão do DANFE NFC-e
Após emitir o registro em contingência, a organização precisa imprimir o DANFE NFC-e em duas vias: uma para o cliente e outra para a empresa, sendo que a segunda opção deve ser salva de forma on-line em local seguro, como na nuvem do seu computador. Além disso, deverá conter a mensagem: “Via do estabelecimento”.
No DANFE, também precisa estar descrita a informação “Emitida em contingência”.
4- Transmissão da NFC-e em contingência para a SEFAZ
Este último passo acontece assim que a comunicação entre o sistema emissor de notas fiscais e a SEFAZ voltar ao normal. Isto é, você deve transmitir o XML da NFC-e em contingência para a autorização de uso da Secretaria da Fazenda.
Caso o documento seja rejeitado pelo órgão fiscalizador, é crucial gerar novamente o arquivo, com a mesma numeração e série para transmitir mais uma vez.
Cuidados para emitir uma NFC-e em contingência
Agora que já está por dentro das principais informações sobre como emitir uma NFC-e em contingência, é importante também conhecer alguns cuidados básicos para transmitir o documento alternativo de forma correta e ficar em dia com o Fisco.
Acompanhe e anote!
- Fique atento ao prazo de emissão. Na maioria dos estados, você tem o limite de até 24 horas após a emissão da nota original para emitir a NFC-e em contingência.
- Consulte a nota fiscal em contingência para ter certeza de que ela foi autorizada pela SEFAZ.
- Utilize no registro emitido em contingência uma numeração diferente da nota fiscal original para evitar duplicidade.
- Verifique o status da nota fiscal do consumidor regular para ter certeza de que foi transmitida e autorizada pelo sistema. Caso não tenha sido aprovada pela SEFAZ, inutilize a numeração da NFC-e. Se foi autorizada, cancele-a.
- Arquive, de forma digital, uma via do DANFE NFC-e com a descrição “Via do estabelecimento“ para mostrar ao órgão fiscalizador, caso seja solicitado.
Daqui para frente, se você seguir as recomendações deste artigo, será mais fácil emitir suas NFC-e em contingência para seus clientes, caso ocorra algum erro técnico no seu sistema, com a sua conexão de internet ou na plataforma on-line da Secretaria da Fazenda.
No entanto, se você quiser economizar tempo com as questões burocráticas do seu negócio, como a emissão de NFC-e em contingência, e se dedicar a outras atividades mais importantes para crescer seu empreendimento, o sistema de emissão de notas da NFE.io pode auxiliá-lo.
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