Baixar uma nota fiscal em XML: passo a passo

Você sabe como baixar uma nota fiscal em XML no portal da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do seu estado?

Independentemente de o documento se referir à nota fiscal de produto (NF-e), nota fiscal de serviço (NFS-e) ou nota fiscal do consumidor (NFC-e), aprenda aqui o passo a passo de como fazer o download desse arquivo em seu computador. Mas antes, entenda:

• O que é uma nota fiscal eletrônica?
• O que é arquivo XML?
• Qual a diferença entre o DANF-e e o XML da nota fiscal?

O que é uma nota fiscal eletrônica?

A nota fiscal eletrônica é um documento fiscal digital que, além de substituir a versão em papel, registra operações da venda (produtos e serviços) e traz segurança, agilidade nos processos e um melhor controle fiscal por parte das autoridades tributárias.

Tanto emissão como armazenamento da NF-e são eletrônicos, o que garante a validade jurídica por meio da assinatura digital do emitente e da autorização de uso pela SEFAZ do estado.

O que é arquivo XML?

O arquivo XML é a representação digital da NF-e e contém todas as informações necessárias sobre a transação, como:

• dados do emitente;
• do destinatário;
• produtos vendidos;
• impostos aplicáveis.

O XML é um formato padronizado que permite a automação e a integração de processos de negócios; por isso, é essencial para a emissão, transferência e consulta das notas fiscais.

Qual é a diferença entre o DANF-e e o XML da Nota Fiscal?

A principal diferença entre os dois é que, enquanto o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANF-e) é a versão impressa e resumida para uso prático, o XML é o arquivo digital completo com todas as informações detalhadas da Nota Fiscal.

Ambos são importantes para diferentes etapas do processo de emissão e registro de notas fiscais.

Por que baixar o XML da SEFAZ?

Baixar o XML da NF-e é importante por várias razões, que incluem as listadas abaixo.

• Auditorias: frequentemente, o Fisco solicita o XML durante auditorias fiscais para comprovar transações.
• Consultas: permite que empresas consultem notas fiscais que emitiram e receberam.
• Armazenamento: a legislação exige que tanto o emitente quanto o destinatário mantenham esses arquivos por um período mínimo de 5 anos.
• Compartilhamento com contadores: facilita o trabalho contábil ao fornecer informações detalhadas sobre as transações realizadas.

Após considerar todas as motivações, veja a seguir como baixar uma nota fiscal em XML no portal da SEFAZ.

Como baixar uma nota fiscal XML em 5 passos práticos?

Seja você um destinatário, emitente ou transportador, antes de descobrir como baixar uma nota fiscal em XML, é importante saber que é necessário ter uma autorização para essa operação. A concessão se dá por meio de um certificado digital.

Lembre-se de instalá-lo em seu navegador. Não sabe como fazer? Veja as orientações na sessão Upload do Certificado Digital. Caso não o tenha, pode obter um Certificado Digital com desconto aqui! Em seguida, siga os passos abaixo.

1. Localize a chave de acesso:

Busque a chave de acesso (com 44 dígitos numéricos) na DANF-e impressa (geralmente está no topo do documento) ou no QR Code da nota.

2. Acesse o site do Portal Nacional ou SEFAZ estadual

Em seguida, entre no Portal Nacional da NF-e ou na SEFAZ estadual para baixar a NF-e de seu interesse.

3. Prove que não é um robô

Digite o código numérico que aparecerá na imagem. Coloque a chave de acesso e, em seguida, clique no botão continuar.

4. Clique em “download do documento”

Depois que o documento aparecer, clique no botão “download do documento”.

5. Selecione seu certificado digital

Confirme a veracidade de seu certificado digital e clique em “OK” na janela que aparecerá. Pronto! Você acaba de aprender a baixar uma nota fiscal em XML em seu computador!

Posso baixar o XML da NF-e somente com certificado digital?

Geralmente, para baixar uma nota fiscal em XML, é necessário ter tanto o certificado digital quanto a chave de acesso.

No entanto, algumas situações permitem o download do XML apenas com o certificado digital, tais como as que você conhece a seguir.

• Plataformas de gestão fiscal: algumas plataformas permitem a consulta e o download de notas fiscais ao utilizar apenas o certificado digital, desde que você seja o emitente ou destinatário da nota.
  Essas plataformas geralmente têm ferramentas para filtrar as notas por período, valor, entre outros critérios.
• Consulta no portal da SEFAZ: em alguns casos, os portais das SEFAZ dos estados liberam a consulta de notas fiscais somente com certificado digital, sem a necessidade da chave de acesso.

No entanto, as funcionalidades e informações disponíveis podem variar de um estado para outro.

• Notas fiscais emitidas para o seu CNPJ: se você é o destinatário da nota fiscal e tem o certificado digital, pode ser possível baixar o XML diretamente do portal da SEFAZ ou de plataformas de gestão fiscal.

Também, é possível identificar notas fiscais emitidas conta um determinado CNPJ, por meio de nosso serviço Radar de Notas Fiscais. Por meio de seu certificado digital, essa ferramenta busca no ambiente nacional de distribuição da SEFAZ as notas fiscais emitidas e que contenham seu CNPJ como um agente.

Como realizar uma consulta do XML pela chave?

Como no processo de download, a consulta do XML da NF-e ocorre tanto pelo Portal Nacional da NF-e quanto pela SEFAZ estadual. Por meio dos dois caminhos, veja como buscar um arquivo pela chave.

Portal Nacional da NF-e

• procure a opção “Consultar NF-e”;
• digite a chave de acesso;
• insira o código de verificação (captcha);
• clique em “consultar”.

SEFAZ estadual

• entre no site da SEFAZ do seu estado;
• procure “Consulta de NF-e”;
• insira a chave de acesso;
• digite o código de verificação;
• faça a consulta da NF-e na Fazenda.

Já aqui na NFE.io, temos o produto Consulta Básica. Ao inserir a chave de acesso, você recebe tanto o XML quanto DANFE. Atente-se que, caso o destinatário da nota fiscal possua Inscrição Estadual, não conseguiremos fornecer as informações de solicitadas.

É possível fazer o download da nota fiscal eletrônica sem a chave de acesso?

Baixar uma nota fiscal XML sem a chave de acesso é possível, mas exige um pouco mais de trabalho. A disponibilidade da funcionalidade varia conforme o estado emissor da nota, as informações que você tem e a plataforma que você utiliza para a consulta.

É importante lembrar que a consulta sem a chave de acesso pode ser mais complexa e demorada do que com a chave. Além disso, a privacidade e a segurança das informações podem ser limitadas. Se você não conseguir encontrar a nota fiscal, o ideal é entrar em contato com o emitente ou procurar um contador.

Utilizar plataformas especializadas e ter um certificado digital facilitam esse processo, mas é fundamental avaliar cada caso individualmente e buscar orientação de um profissional quando necessário.

Felizmente, na NFE.io, é possível fazer o download de NF-e sem essa alternativa de acesso. Além do serviço Radar de Notas fiscais (em que somente é necessária a Certificação Digital), temos também o produto Consulta Irrestrita.

Com esse serviço, você pode consultar qualquer nota fiscal no Brasil para qualquer destinatário, sem a necessidade de um certificado digital ou estar citado na nota. As informações são entregues em Json, DANFE e XML original.

Saiba mais sobre esse e outros produtos já citados, clicando aqui!