Nota Fiscal: a importância de ser aplicada em seu negócio

Tempo de leitura: 9 minutos

Todos sabem que uma das primeiras coisas que são necessárias para abrir uma empresa é o auxílio de contabilidade que possa, entre outras coisas, ensinar a geração de Nota Fiscal. 

Peça-chave para a contabilidade saudável de toda empresa, o respeito às normas tributárias e às exigências contábeis inerentes ao negócio passam também pelo conhecimento de emissão de nota fiscal. 

Para muitos, porém, a necessidade de se manter em dia com as obrigações tributárias pode parecer sem importância ou excessivamente trabalhoso, mas é essencial e não precisa ser difícil, desde que com a consultoria contabil correta que possa lhe auxiliar. 

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Neste texto, traremos algumas informações de como a nota fiscal é importante e o que pode ser feito dentro do seu negócio, para que seu uso fique mais simples e automático.

O que é a nota fiscal?

A Nota Fiscal (NF) não pode ser confundida com o Cupom Fiscal, que tem por objetivo a comprovação da operação fiscal. Este documento terá em seu conteúdo a compra, nome da empresa, local, data e horário, descrição do produto, forma de pagamento, entre outros. 

A NF, por sua vez, será um documento com mais detalhes, por exemplo, dados fiscais da empresa, maiores dados do consumidor, tributação, etc. A forma de emissão é eletrônica, muitas vezes podendo ser enviada ao consumidor por impressão digital.

Os tipos de notas fiscais eletrônicas são:

  • NFS-e (Nota Fiscal de Serviço eletrônica);
  • NFC-e (nota Fiscal de Consumidor eletrônica);
  • CT-e (Conhecimento de Transporte eletrônico);
  • MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais);
  • Nota fiscal de importação e exportação. 

Cada uma delas têm uma finalidade específica e apresenta particularidades referentes a seu uso. A NFS-e é referente ao uso para estabelecimentos que prestam serviços, como academias e salão de cabeleireiros. 

A NFC-e tem função similar do cupom fiscal, sendo a opção para substituí-lo e utilizado majoritariamente por estabelecimentos comerciais de varejo. CT-e tem o foco em empresas de transporte e frete. 

MDF-e tem seu uso em operações interestaduais, enquanto a nota fiscal de importação e exportação, como o próprio nome já esclarece, tem por objetivo ser utilizada por empresas nacionais que vendem para outros países. 

Para este texto, as duas primeiras são mais relevantes, por isso serão objetos de nosso foco no momento. 

A importância da Nota Fiscal

Mais do que uma mera formalidade ou uma exigência tributária, a nota fiscal pode ser uma forma de garantir segurança patrimonial, uma vez que assegura o pagamento de imposto já através dela. 

Além disso, é um direito do consumidor receber a nota fiscal, uma vez que será a prova da compra caso seja necessária uma troca ou devolução por defeito, por exemplo. Não somente é um direito como também passa mais confiabilidade no negócio em si. 

Vale lembrar que a nota fiscal também é uma exigência para negócios, com exceção de MEI, que pode não ter a obrigação, a menos que realize vendas para pessoa jurídica, de qualquer espécie que seja. 

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Se a empresa MEI fornecer adesivos para empresas, será necessário que realize a emissão de nota fiscal, pois fará vendas para pessoa jurídica, o que torna obrigatória a exigência tributária. 

A nota fiscal também é a garantia de que a venda foi feita, sendo de suma importância para o consumidor caso haja algum problema com a mercadoria. Caso seja perdida, é possível emitir uma segunda via. 

Porém, não é obrigação do empreendimento a realização da segunda via, ainda assim, diversos estabelecimentos fazem como uma cortesia para o consumidor, sem que haja necessariamente previsão no Código de Defesa do Consumidor. 

É possível terceirizar impressão e enviar a nota fiscal de forma digital, para que o consumidor imprima ele mesmo quando e se for necessário, sendo mais fácil de armazenar neste formato. 

O prazo para essa solicitação é de 5 anos e o estabelecimento pode considerar a entrega de declaração de venda para que o cliente tenha alguma comprovação, mesmo que não tenha mais acesso a nota fiscal. 

A nota fiscal é tão importante para um negócio que há penalidade caso não seja feita a emissão nas situações em que deveria. Outras questões envolvendo o uso de nota fiscal que poderão ser alvo de penalidade como adulteração de valores e falsificações.

Outra situação que pode gerar problemas é se a sequência numérica das notas de alguma forma estiver faltando, pode demonstrar que houve um problema com uma nota. A sequência deve ser contínua, sem que seja pulada ou alterada. 

O prazo para cancelamento de uma nota fiscal que estiver errada ou equivocada será de 24h para o contribuinte, após esse período, haverá uma multa de 10% sobre o valor do documento. 

Como emitir nota fiscal

Para a emissão da nota fiscal, antes se usava um emissor gratuito da Secretaria da Fazenda (SEFAZ), porém, atualmente, existem outros recursos que foram buscados pelas empresas para prosseguir com a obrigação tributária. 

Assim, deve-se, antes de mais nada, saber que tipo de nota fiscal deverá ser emitida pelo negócio, entre os diversos tipos existentes. O certo é entender bem qual se encaixa na atividade empreendida pela marca.

Se a empresa, por exemplo, trabalha com fornecimento de sinalização de segurança, a correta será a NFC-e, porém, se tratar de manutenção desse tipo de aparelho, já será a NF-e, por serem negócios com objetivos diferentes.

Após este passo, a empresa precisa providenciar um certificado digital, para que seja possível utilizar para a emissão da nota fiscal, seja qual for o programa utilizado para essa finalidade. 

Com essas primeiras providências realizadas, é importante que a empresa seja cadastrada na Secretaria da Fazenda, para que esteja em condições para iniciar a emissão da nota fiscal no formato adequado para o negócio.

Quais vantagens de usar nota fiscal?

Existem inúmeros benefícios em se manter em dia com as obrigações fiscais. A primeira delas, obviamente, é não ter problemas tributários que podem comprometer a saúde financeira da empresa como um todo. 

Além disso, passar confiança no profissionalismo do negócio é uma outra vantagem que o uso de nota fiscal pode conferir para o empreendimento que o adota. 

Para a Empresa

Para os negócios, o uso da nota fiscal, especialmente em seu formato eletrônico, traz vantagens como a possibilidade de aumentar espaço para armazenamento, uma vez que não será necessário guardar na versão física. 

Além disso, pode-se afirmar que há otimização de tempo porque é mais rápido e prático do que a emissão em formato físico, bem como há economia tanto com impressão e com envio, porque poderá não ser impresso e será possível o envio por meio digital. 

No caso de uma compra de etiquetas personalizadas, a nota poderá ser emitida e apenas enviada por meio eletrônico ao consumidor, havendo uma redução de custos e, ainda, buscando a alternativa mais sustentável que é não desperdiçar recursos.

Pode se falar também no aumento da segurança e no cuidado com sigilo de dados, bem como a possibilidade de incentivar que novas tecnologias sejam usadas para otimizar processos e facilitar o cumprimento da obrigação. 

Isso torna o processo muito mais simples, além de mais rápido, havendo até mesmo redução de custos. Como se sabe, quanto mais fácil é de cumprir uma obrigação, mais provável é que seja cumprida. 

Para o Consumidor

Se para o contribuinte a nota fiscal eletrônica tem inúmeras vantagens, para o consumidor, então, outros benefícios se apresentam. Entre eles, está a facilidade de não precisar preencher com diversas informações uma nota física no momento da compra. 

Com isso, há uma diminuição grande nos erros de preenchimento que tornavam o processo ainda mais moroso e falho, com possibilidade de haver divergência de dados e, ainda, mais desperdício de tempo.

Além disso, há o benefício principal, que é a garantia ou, ainda, a existência da nota fiscal para que seja realizada a substituição caso haja necessidade por razão de algum defeito ou falha na mercadoria. 

Se a nota é eletrônica, não há necessidade de ser guardada em envelope de segurança, o que aumenta sua usabilidade por parte do consumidor caso seja necessário. 

Em seu formato eletrônico, os benefícios são aumentados pois há o incentivo para o comércio eletrônico, bem como uma diminuição nos impactos ambientais, o que beneficia também a sociedade, não apenas as partes presentes na negociação. 

Considerações finais

O uso de nota fiscal não somente se trata de uma obrigação tributária e parte do negócio que é realizado, mas também é um importante aspecto da relação estabelecida entre consumidor e contribuinte, trazendo benefícios para toda a sociedade. 

Em seu formato eletrônico, apresenta outras vantagens como facilidade para armazenamento, bem como possibilidade de simplesmente obter uma segunda via, caso seja necessário. 

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.


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