A integração entre NF e meios de pagamento não é obrigatória em todos os estados brasileiros. Porém, a prática pode trazer benefícios para os negócios, como a redução de erros e a melhora da experiência dos clientes.
O processo acontece de maneira bem simples: a loja ou o vendedor finaliza uma venda e aceita o pagamento. Em seguida, o sistema processa e confirma a transferência de valores e autoriza a emissão do documento.
Para facilitar o entendimento, explicamos o que é e como este processo de integração funciona. Também apresentamos os desafios que as empresas devem superar para garantir a agilidade e a segurança das suas operações no artigo a seguir. Não deixe de conferir!
O que é a integração da NF com meios de pagamento?
É um procedimento que permite que o sistema que emite a nota fiscal (NF) se comunique automaticamente com os meios de pagamento a fim de garantir que o documento seja emitido assim que houver a confirmação da transferência. Assim, cria-se um fluxo comercial mais ágil e seguro.
Para que esse processo seja possível, é necessário que o comprovante de pagamento informe os dados de quem receberá o dinheiro, por exemplo, o CNPJ e a razão social da loja, além de:
- código e/ou número do pedido;
- horário da venda;
- valor total a ser pago.
Estas informações possibilitam comprovar a veracidade da transação, indispensável para os sistemas autorizarem a emissão da nota fiscal.
Antes de seguir a leitura para entender como esse processo funciona, aproveite para conferir no nosso blog a explicação do que são os integradores de meios de pagamento!
Como funciona a integração da NF com os meios de pagamento?
A partir da integração entre os sistemas de gestão empresarial, os ERPs, os de gestão e os softwares emissores de NF aos gateways de pagamento, é possível garantir que os dados sobre as vendas sejam compartilhados automaticamente entre todas as plataformas necessárias para finalizar a transação.
Na prática, esse processo resulta no seguinte fluxo de tarefas:
- o cliente faz o pagamento;
- o gateway, o sistema que faz a ponte entre a loja e a instituição financeira que autoriza a transferência do valor referente à venda, confirma o pagamento e autoriza a emissão da NF;
- o comprovante fiscal é gerado automaticamente;
- o sistema interno disponibiliza o arquivo XML e/ou DANFE para o cliente, via impressão, e contabilidade, via acesso online.
Ao usar a integração entre NF e meios de pagamento, é possível programar o envio de alertas sobre divergências nos dados ou falhas que atrapalhem a emissão, como problemas para processar o pagamento.
É importante ressaltar que esse processo é semelhante em vendas online, nos e-commerces. Nestes casos, a NF pode ser enviada por e-mail ou disponibilizada para download para os clientes.
Entendeu o que é e como a NF-e integrada aos pagamentos funciona? Então, agora você pode continuar a leitura para compreender quais são os meios integráveis e os benefícios de adotar essa prática. Vamos lá?
Quais são os meios de pagamento integráveis?
Os principais são:
- cartões de crédito e de débito, ambos autorizam a emissão automática de NF-e assim que o pagamento é aprovado;
- boleto bancário, a autorização para emitir a NF acontece após a confirmação do pagamento, que pode acontecer em até 3 dias úteis;
- Pix e transferências instantâneas, a emissão é imediata, pois esses pagamentos são processados instantaneamente;
- carteiras digitais, como PayPal, PicPay e Mercado Pago, cujo prazo para autorização da NF depende do método de pagamento, como Pix ou boleto bancário.
De toda forma, aderir à integração pode trazer benefícios para a empresa. Confira quais são os principais logo abaixo!
Quais são os benefícios de ter a NF-e integrada aos pagamentos?
A lista de prós inclui fatores como:
- Aumento da eficiência operacional;
- Garantia de compliance fiscal;
- Redução de custos;
- Melhora da experiência dos clientes.
Continue a leitura para entender melhor cada um destes pontos!
1. Aumento da eficiência operacional
Quando a NF é emitida automaticamente logo após a confirmação dos pagamentos, há uma redução considerável dos erros e das inconsistências fiscais. Isso porque a operação usa os dados registrados no sistema, o que também possibilita a conferência automática dos valores.
Desse modo, os negócios têm mais eficiência, pois os processos tornam-se mais precisos e ágeis, o que resulta em menos retrabalho para a equipe.
2. Garantia de compliance fiscal
Ainda na lista de benefícios da integração de NF com pagamentos, temos a garantia da compliance fiscal, visto que a automação faz com que todos os documentos sejam emitidos corretamente devido à comunicação com os sistemas de vendas.
Ao mesmo tempo, a integração facilita a fiscalização e a realização de auditorias graças ao armazenamento das informações em um banco de dados virtual.
3. Redução de custos
A diminuição dos erros traz outro benefício: a redução dos custos operacionais, que surge porque a automação economiza o tempo da equipe, que não precisa preencher os campos e emitir as NFs manualmente ou se preocupar com o retrabalho.
4. Melhora da experiência dos clientes
Por fim, temos a melhora da experiência dos clientes, já que eles recebem automaticamente a NF após o pagamento, inclusive em compras online, o que faz com que o processo de compra seja mais transparente e confiável.
Entretanto, é importante ficar atento a certos desafios que as empresas podem enfrentar ao adotar a integração entre NF e meios de pagamento. Veja quais são os principais a seguir!
Quais são os desafios e cuidados da automatização de nota fiscal com cartão, boleto e Pix?
Os principais são:
- conferência de impostos e tributos;
- segurança dos dados;
- compatibilidade entre sistemas;
- atualizações da legislação.
Veja a explicação logo abaixo!
1. Conferência de impostos e tributos
O ideal é sempre conferir o cálculo dos tributos, como ICMS e ISS, antes de finalizar a venda para garantir a cobrança correta e, assim, evitar problemas causados pela divergência de valores na nota fiscal.
2. Segurança de dados
Use sistemas confiáveis em todos os pontos da integração a fim de garantir a segurança dos dados dos clientes e da sua empresa para evitar que informações fiscais e financeiras sejam acessadas por pessoas não autorizadas e/ou maliciosas.
3. Compatibilidade entre sistemas
Nem todos os sistemas são compatíveis entre si. Por esse motivo, antes de dar início à integração, certifique-se de conferir se o ERP, o emissor de NF e os gateways contam com conexão via API ou plugins.
4. Atualizações da legislação
Por fim, verifique frequentemente os seus sistemas para assegurar que as plataformas se mantenham atualizadas para acompanhar as mudanças fiscais e, assim, evitar multas devido ao descumprimento da legislação.
Por mencionar cuidados que se deve tomar, veja a seguir como a NFe.io pode ajudar a sua empresa a manter a eficiência e a segurança na integração entre NF e meios de pagamento!
Como a NFe.io pode ajudar com a emissão automática de NF-e?
A NFe.io oferece integração automática com múltiplos meios de pagamento, o que garante que as notas fiscais de consumidor e de serviço sejam emitidas imediatamente após a confirmação do pagamento. Dessa maneira, a sua equipe ganha mais praticidade e os seus clientes uma experiência de compra mais fluida.
Ao usar o emissor de notas fiscais da NFe.io, você também tem acesso a um painel de monitoramento que entrega uma visão centralizada de todas as operações e relatórios detalhados sobre as transações, o que facilita o planejamento e a gestão.
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