Já olhou para toda a papelada da empresa, respirou fundo e pensou no quão bom seria se você conseguisse organizar tudo em um passe de mágica? Na falta de um Harry Houdini particular, temos uma solução tão boa quanto: um GED.
GED é sigla para Gerenciamento Eletrônico de Documentos e você está prestes a saber o que é esse sistema, como funciona e por que trata-se de uma solução tão importante para a sua organização. Vamos lá?
O que é Gerenciamento Eletrônico de Documentos?
O GED é uma forma de processamento, organização e compartilhamento de documentos feita por meio de uma solução tecnológica; um sistema desenvolvido para esta finalidade e que também conta com função de backup.
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Um sistema GED, como é de se imaginar, precisa de documentos digitais ou digitalizados. Ambos os processos podem ser feitos a partir dessa tecnologia que é capaz de capturar e criar documentos.
Assim, a implementação do GED pode acontecer de forma paralela ao processo gradual de digitalização da papelada da empresa. O que leva à redução do volume de papéis, elimina a necessidade de um arquivo físico e os gastos relacionados.
Qual a diferença entre GED e ECM?
Provavelmente, você chegou até aqui porque se interessou por uma solução para lidar com os documentos da empresa, certo? Então, talvez já tenha visto a sigla ECM por aí também.
ECM é Enterprise Content Management ou uma estratégia de Gerenciamento de Conteúdo Empresarial. O termo sugere algo que vai além da documentação “padrão”, podendo incluir outros tipos de informação que a organização precisa criar, categorizar, organizar e armazenar em segurança.
É, portanto, uma estratégia que engloba o GED. Ou seja, se você deseja implementar o ECM em sua empresa, vai precisar contar com um bom sistema GED para alcançar esse objetivo com sucesso.
Quais os objetivos do GED?
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos tem por objetivos principais otimizar a organização, manter documentos armazenados com segurança e facilitar o fluxo de informações, também de forma segura.
Um GED facilita a organização porque faz com que seja muito mais simples criar diretrizes para classificar ou categorizar os documentos.
Além do mais, como o armazenamento é digital, basta colocar cada informação nas “pastas” certas. Algo que faz com que seja simples encontrar qualquer formulário, contrato ou outro documento.
Em relação à segurança, cabe saber que um bom sistema possibilita um controle de acesso às informações, inclusive com mecanismos para rastrear alterações e o fluxo de documentos.
Com tudo isso, o GED cumpre outro objetivo bastante importante: possibilitar que as pessoas tenham acesso às informações que precisam, quando precisam e de onde quer que estejam.
Sim, o sistema pode ser acessado de maneira remota. Isso confere praticidade à rotina de todas as pessoas da organização, inclusive as que atuam de forma híbrida, integram equipes externas ou fazem viagens à trabalho.
Como funciona o GED?
De forma simplificada, podemos dizer que o GED funciona a partir de processos de digitalização de documentos e arquivamento.
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Para tanto, o sistema conta com diversas ferramentas integradas que vão cumprir cada função necessária para que a empresa passe a ter um arquivo digital organizado e seguro.
Captura ou criação de documentos
Como mencionamos, uma solução GED pode capturar documentos. Ou seja, criar uma versão digital para um documento impresso e armazená-lo em nuvem.
Isso é feito a partir de um scanner de alta qualidade que transforma imagens em arquivos de texto, além de registrar metadados que possibilitam o uso da ferramenta de busca.
É dessa forma que, gradualmente, uma empresa pode digitalizar contratos, planilhas, recibos e outras informações corporativas, fazendo com que estejam facilmente disponíveis para quem delas precisar.
Gestão de documentos
Além de digitalizar, também é interessante usar o sistema GED para editar, revisar, categorizar e até eliminar documentos que já não sejam necessários à empresa.
Vale ressaltar, a parte da categorização é a que mais favorece a organização desse arquivo digital. Da mesma forma como as etiquetas são usadas em pastas e arquivos físicos, é possível criar tags para classificar os diversos tipos de documentos e criar diretrizes de utilização do sistema a partir disso.
Dessa forma, todas as pessoas saberão como encontrar uma informação ou onde inserir uma documentação nova, recém-digitalizada, por exemplo.
Além disso, a depender da solução GED contratada, é possível verificar todo o histórico de um documento e descobrir quem o criou e quando, além de quais foram suas versões anteriores.
Uso e compartilhamento de documentos
Respeitando as hierarquias de acesso definidas, cada pessoa com acesso ao GED pode usar a ferramenta de busca para encontrar as informações que precisa em poucos segundos.
Assim, é possível abrir um documento, consultar dados, fazer edições e, caso necessário, compartilhar esse documento com outras pessoas da organização com apenas alguns cliques.
Tudo isso ocorre com o registro das atividades e verificação das autorizações de acesso, de forma a evitar o vazamento de informações sensíveis.
Onde o GED se aplica?
Empresas de qualquer porte e segmento podem colher os benefícios do uso do GED. São diversos os setores a terem suas rotinas otimizadas a partir da implementação desse sistema. Abaixo, destacamos alguns, veja:
Departamento Pessoal
O Departamento Pessoal surgiu para ser o setor encarregado das burocracias relativas ao relacionamento entre uma organização e as pessoas contratadas. Assim, faz uso de informações documentais todos os dias.
Falamos de informações que são geradas desde o início do processo de admissão ― com a geração de contratos e outros documentos ―, até o momento de encerramento do vínculo de trabalho.
Nesse cenário, não é incomum que um papel acabe sendo colocado no lugar errado ou “se perca” em meio a uma pilha de outros documentos. A melhor forma de evitar essa situação ― a perda de tempo, o estresse e os riscos atrelados ― é digitalizando e organizando.
É aí que o GED entra em cena como uma solução bastante atrativa para esse setor.
Departamento de vendas
Outro setor que pode se beneficiar com um sistema GED é o de vendas. Isso porque é preciso armazenar e organizar contatos, histórico de vendas, recibos e contratos.
Além disso, a solução pode ser usada para geração de relatórios automáticos de desempenho para que o gestor, e a equipe como um todo, tenham informações para definir metas e tomar outras decisões estratégicas.
Departamento contábil
É comum que a contabilidade seja feita por um profissional ou escritório terceirizado. Caso essa seja uma realidade que você reconheça, pode estar passando pela sua mente a ideia de que é esse parceiro quem precisa de um GED.
Bom, é mesmo interessante que um escritório contábil tenha um sistema de gestão eletrônica de documentos. Mas, a troca de informação entre as partes se torna muito mais simples quando o cliente também utiliza um GED e, consequentemente, utiliza documentos digitais
Com isso, a empresa consegue centralizar e organizar melhor faturas, recibos e outros documentos que sejam de interesse da contabilidade. Algo que otimiza os processos realizados por esse departamento, além de favorecer a geração de relatórios estratégicos para a tomada de decisões.
Departamento fiscal
Claro, se o pessoal da contabilidade se beneficia do GED, o pessoal do departamento fiscal também. Falamos de um setor que tem obrigações importantes a cumprir e prazos a respeitar.
Um trabalho burocrático que certamente se torna mais simples com um bom nível de organização e facilidade de acesso à informações necessárias para que declarações tributárias sejam preenchidas corretamente e enviadas dentro do prazo.
Algo que contribui para que a empresa evite o pagamento de multas e outras penalidades, além de favorecer auditorias que podem, inclusive, identificar possibilidades de redução de custos fiscais.
Qual a importância do GED nas empresas?
Ainda em 2019, 72% das empresas brasileiras já haviam implementado um sistema GED e você há de convir que algo assim não acontece sem motivo.
Às vezes, a gente nem percebe, mas o volume de documentos gerados diariamente por uma empresa é bastante alto. Cada novo arquivo, planilha ou comprovante que chega, por exemplo, faz número.
Assim, o gerenciamento eletrônico de documentos é importante para otimizar a rotina de todos os setores e, por consequência, aumentar a produtividade. Além disso, também contribui para melhorar a segurança da informação, sobretudo no contexto da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Para entender melhor, vamos a alguns pontos pertinentes que você e sua empresa devem considerar.
Tempo é dinheiro
Ok, estamos usando um clichê porque é verdade. Você sabe que, hoje em dia, o tempo é um dos ativos mais valiosos para as pessoas e organizações. Acontece que a falta de um GED resulta em perda de tempo.
Uma pesquisa feita pela Adobe em 2020 indicou que 97% das empresas contavam apenas com processo básico ou até nenhum processo de organização documental digital.
Como você já sabe, o GED contribui para mudar esse cenário. Com isso, evita que profissionais tenham dificuldade para encontrar a informação que precisam, percam tempo com a busca ou até com a refação de documentos.
Ainda, evita que informações ultrapassadas sejam utilizadas porque documentos defasados seguem no “sistema”, podendo ser encontrados mais facilmente do que suas versões mais atualizadas.
Retrabalho é estressante e desnecessário
Pegando gancho em algo que acabamos de mencionar, a M-Files descobriu que 83% de profissionais já recriou documentos que não conseguiram achar.
Perceba que não estamos falando de atualizações necessárias, mas do tempo e energia despendidos para refazer algo que já existe, mas as pessoas da empresa não sabem ao certo onde encontrar.
Com um GED isso não acontece. Basta que todos sejam informados sobre o sistema de nomeação e classificação dos documentos para que, usando a ferramenta de busca, encontrem a informação que precisam sem estresse e sem dificuldade.
A computação em nuvem precisa ser uma realidade
Para fechar esse tópico sobre a importância de um sistema GED, precisamos destacar o crescimento da computação em nuvem.
O trabalho remoto já existia desde antes da pandemia e, mesmo que sua empresa tenha voltado 100% para o presencial, provavelmente ainda lida com uma demanda pelo acesso às informações a qualquer momento e de qualquer lugar.
Por conveniência ou necessidade, a McAfee descobriu lá em 2016 que 80% dos colaboradores gostariam que seus empregadores permitissem que documentos fossem acessíveis por meio da computação em nuvem.
Se esse era um desejo tanto tempo atrás, agora se traduz em algo que faz ainda mais sentido considerando que estamos mais acostumados com a troca de informações remota.
Como haveria de ser, o GED torna isso uma realidade uma vez que armazena documentos capturados e criados em nuvem, deixando-os acessíveis para pessoas autorizadas em qualquer lugar do mundo.
Quais as vantagens em adotar um sistema GED?
Precisa saber mais para abraçar a ideia de implementar o gerenciamento eletrônico de documentos ou quer conferir mais argumentos para “vender” essa ideia aí na sua empresa? Confira as principais vantagens a seguir:
Economia de custos
Em média, empresas de todo o mundo gastam 3% do seu lucro com papel, impressão e armazenamento de documentos. Só parece pouco para quem tem pouco envolvimento com as finanças corporativas, não é mesmo?
Faz cada vez menos sentido usar um alto volume de papel no dia a dia. Isso tem relação com a falta de praticidade, de engajamento com a sustentabilidade e de pensamento estratégico para reduzir os custos de uma organização.
O uso de documentos impressos tem custos ocultos, como a compra de cartuchos e a manutenção das impressoras (sim, aquelas máquinas que parecem estragar quando as pessoas mais precisam delas!).
Além disso, arquivos físicos podem ocupar salas inteiras e gerar gasto extra com a demanda por espaço. Quanto maiores ficam, mais difíceis de serem organizados. O que pode levar a processos de retrabalho e desperdício de recursos.
Em comparação, a implementação de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos tem um custo-benefício muito mais atrativo para a empresa, inclusive por não demandar investimentos robustos.
Economia de tempo
Lembra-se de que falamos que a maioria das empresas não tem um bom sistema de organização de documentos? Frente a essa realidade, um colaborador pode muito bem perder horas procurando um único documento.
Ainda, pode ser que o papel seja encontrado ou não. Se não for, pode ser preciso contatar outro setor e pedir que alguém faça a gentileza de dedicar parte do seu tempo para repassar algumas informações.
Em todo caso, o problema pode persistir o bastante para atrasar o trabalho e afetar processos junto a fornecedores, clientes, instituições governamentais e outros agentes importantes para os negócios.
Ao favorecer a organização, reduzir o volume de informações (ao eliminar cópias e facilitar a identificação de documentos obsoletos), o GED poupa o tempo das pessoas, evitando consequências indesejadas.
Aumento de produtividade
Depois das vantagens acerca da economia de tempo que trouxemos, fica fácil entender de onde vem o ganho em produtividade, não é mesmo?
Uma pesquisa feita pelo The Radicati Group, mostrou que um GED reduz em até 67 horas o tempo gasto com a busca por informações, tendo como referência um grande arquivo físico baseado em busca manual.
Isso porque, pelo sistema, bastam alguns cliques, o uso de palavras-chave e alguns segundos de espera para se encontrar o que deseja.
Dessa forma, o tempo perdido se transforma em tempo útil. De bônus, os profissionais lidam com menos estresse causado pela perda de documentos, pela demora ao acesso à informação e pelo retrabalho.
Acessibilidade
Também é válido lembrar que o aumento da produtividade tem relação com a possibilidade de acessar informações por meio da nuvem. Ou seja, basta ter uma conexão de internet e permissão de acesso para buscar o documento necessário a qualquer momento.
É algo que, como vimos, beneficia trabalhadores remotos e externos, e que é igualmente útil para quem está in loco. Ninguém mais precisa se deslocar pela empresa ― às vezes, até outro andar ― para buscar o que deseja.
Assim, ninguém perde tempo indo e voltando, ligações não precisam ser interrompidas porque foi preciso consultar um documento e reuniões não são atrasadas por esse mesmo motivo.
Facilidade na troca de informações
A facilidade de acesso às informações com o GED é complementada pela facilidade de compartilhamento. Isso otimiza diversos processos da empresa, dentro de um mesmo setor, nas trocas entre setores diferentes e até com agentes externos autorizados.
Um exemplo conecta o controle de ponto, interesse comum do Departamento Pessoal, a diferentes outros setores da empresa. As informações de jornada podem interessar ao departamento financeiro, contábil, fiscal e à alta gestão.
Em poucos cliques, esses e milhares de outros dados podem ser compartilhados de modo a beneficiar uma gestão mais eficiente a níveis micro e macro dentro do ambiente organizacional.
Ganho em segurança da informação
Por fim, é preciso levantar um ponto que diz respeito a uma preocupação crescente por parte das empresas: a segurança da informação.
Arquivos físicos não são tão seguros quanto parecem. Mesmo que contem com chaves e que as pessoas precisem apresentar um crachá para acessar ou solicitar informações, esse contexto ainda permite:
- perdas e extravios;
- vazamento de dados sensíveis;
- danos à integridade física dos documentos e dos arquivos e mais.
Ainda, pode ser que, dada a dimensão do arquivo ou sua falta de organização, a empresa demore a perceber que um problema ocorreu. Diferente disso, com o GED, é possível rastrear acessos, alterações e envios de dados.
Em outras palavras, é mais fácil manter o controle sobre os documentos e os dados sensíveis da empresa e de seus usuários. Algo que evita problemas jurídicos em razão da LGPD e outras regulamentações que se apliquem, e prejuízos.
Cabe lembrar que documentos arquivados em nuvem podem contar também com um sistema de backup que permite à organização recuperar informações, em versões atualizadas, caso algum problema ocorra.
Assim, não há paralisação das operações por perda documental e outras consequências indesejadas podem ser minimizadas ou até evitadas.
Busque um GED para chamar de seu!
Praticidade, redução de custos e otimização do tempo. É dessa forma que podemos resumir a importância de um sistema GED para sua empresa.
O que está por trás de cada um desses fatores você já sabe, uma vez que acabou de conferir todas as vantagens que esse tipo de sistema é capaz de proporcionar.
Seu próximo passo é pesquisar no mercado em busca do melhor GED para a sua organização!
Este guest post foi escrito por Sólides Tangerino, HR tech que oferece uma solução completa e 100% digital para descomplicar a rotina do DP e de outros setores da sua empresa!
