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Como fazer planejamento de atividades para equipes de prestação de serviços

Gabriel Rodrigues - Auvo ConciladoraGabriel Rodrigues - Auvo Conciladora

Planejamento de atividades

A base para uma equipe de prestação de serviços altamente produtiva é a elaboração de um planejamento de atividades eficiente para gerar maior e melhor aproveitamento do tempo, propiciando o foco na realização das tarefas em campo.

Para que você, gestor de equipes externas, possa elaborar um bom planejamento de atividades é necessário entender seus objetivos, seus clientes, seu mercado e sua equipe.

Através destes dados você poderá elaborar estratégias aplicáveis aos processos da sua organização e assim sua equipe de prestação de serviços manterá uma produtividade contínua e crescente.

Nesse artigo, você vai aprender como fazer um planejamento de atividades eficiente para aumentar a performance da sua equipe de prestação de serviços e alcançar os melhores resultados para sua empresa.

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Planejamento de atividades: o que será feito?

Na primeira etapa da construção do seu planejamento de atividades você precisará definir qual é o tipo de atividade que será feita pela equipe. Isso tem relação direta com o modelo de negócio da sua empresa.

Por exemplo, suponhamos que sua empresa preste serviços de facilities e você tem alguns colaboradores que são designados diariamente a instituições para fazer a organização das instalações do local.

Quais são as tarefas que seus colaboradores precisarão fazer neste caso?

Você precisará definir toda a demanda do serviço que precisa ser executado com base nas solicitações dos seus clientes. Por exemplo, empresas que você precisará atender, onde serão executadas as tarefas etc.

Para fazer uma melhor organização e distribuição das tarefas, você pode separá-las por tipos, por exemplo: limpeza, manutenção elétrica, segurança, dentre outros tipos de serviços que sua empresa oferece.

Feito esta organização do que precisa ser feito e onde fazer, você começará a desenvolver seu planejamento de atividades com maior ordenação, garantindo a execução das tarefas com assertividade.

Quando será feito?

Nesta etapa você precisará estabelecer um método para distribuir as tarefas para sua equipe. E a melhor forma de fazer isso é considerar a prioridade delas, pois assim sua equipe alcançará resultados muito melhores de produtividade.

É certo que uma empresa que oferece serviços de manutenção, terá demanda de manutenções corretivas para fazer. E, sem dúvidas, esta é uma tarefa que precisa ser considerada como prioritária, pois o cliente pode estar com sua máquina parada.

No caso da empresa de facilities, como citamos anteriormente, pode ser que houve um evento no local e o cliente precisa dos serviços de limpeza com uma certa urgência, o que também cabe como atendimento prioritário.

Outra variável a se considerar nesta etapa de elaboração do planejamento de atividades é a capacidade da sua equipe, por exemplo: quantos chamados de determinado tipo de tarefa sua equipe consegue atender por dia.

Fazendo estas considerações de prioridade e capacidade de atendimento, você poderá distribuir as tarefas com exatidão, gerando eficiência em seu planejamento de atividades.

Como será feito?

Depois de separar as atividades por tipos e prioridade é preciso determinar uma maneira para que estas tarefas sejam feitas de forma eficaz. Eu sugiro que você elabore checklists para cada tipo de tarefa.

Utilizando um check-list, sua equipe realizará os procedimentos das tarefas de forma padronizada, além de ser uma forma de afirmar que todos os procedimentos foram feitos, sem exceções.

Isso propicia a minimização de falhas e a organização das tarefas, que serão realizadas com ordem e isso acarretará uma produtividade muito mais satisfatória.

Além disso, quando você dispõe checklists para sua equipe externa de prestação de serviços, você dá também um norte para a execução da atividade.

Por isso, para que o seu planejamento de atividades seja efetivo, não deixe de inserir checklists aos seus processos.

Automatize processos

O avanço da tecnologia abriu caminhos que antes eram inimagináveis. Isso ocasionou a automação de processos internos e externos das empresas, com o intuito de elevar a produtividade e otimizar o tempo no trabalho.

Desde então, muitos gestores aderiram à soluções mobile como métodos de gestão inteligente dos procedimentos organizacionais.

A automação dos processos empresariais propicia um planejamento de atividades muito mais assertivo, pois com o auxílio de software web ou mobile você pode otimizar o trabalho da equipe de prestação de serviços.

Além disso, você poderá registrar as atividades da sua equipe de forma digital, registrar os checklists e ainda poupar seus colaboradores da burocracia de preenchimento de documentos físicos.

Isso é a chave para aumentar a eficiência dos serviços prestados pela sua empresa e ainda tornar a sua equipe altamente produtiva.

O Auvo é um software de gestão de equipes externas que já ajudou muitas empresas na automação de processos e propiciou o aumento de 35% na produtividade dos colaboradores de muitas organizações.

Nele, você tem a disponibilidade de OS digital e poderá registrar as tarefas para sua equipe para todos os meses do ano. Com isso, você automatiza e aumenta a eficácia do seu planejamento de atividades.

Além disso, você poderá registrar suas atividades por tipo de tarefa e também por prioridade. O Auvo aloca automaticamente as tarefas prioritárias para que o seu colaborador a faça primeiro.

O Auvo disponibiliza também funcionalidades para controle de despesas, reembolso de KM, check-list digital, além de uma série de relatórios para que você tenha um controle assertivo da sua equipe de prestação de serviços.

Para que sua equipe tenha um desenvolvimento satisfatório nas atividades diárias é preciso fazer um planejamento de atividades com base na organização dos processos organizacionais.

Assim, você faz uma gestão inteligente do seu negócio e sua equipe alcança um nível muito maior de produtividade.

Portanto, comece agora mesmo a elaborar seu planejamento de atividades seguindo estes 5 tópicos e garanta a efetividade e eficácia das tarefas da sua equipe de prestação de serviços.

Gabriel Rodrigues é publicitário e atualmente é co-founder e CEO da Auvo - Gestão de Equipes Externas. Trabalhou durante anos gerenciando equipes externas comerciais e técnicas e hoje ajuda outros gestores a obterem sucesso em suas jornadas.
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