Muitas vezes uma empresa tem excelentes produtos e serviços que agradam seus clientes e vendem bem. Mas, devido a deficiências na gestão do negócio, seus custos operacionais acabam reduzindo drasticamente sua margem de lucro.
Portanto, reduzir custos operacionais de uma empresa é uma boa ideia sempre. E não somente em momentos de crise, quando se decide cortar custas de forma não programada e nem um pouco estratégica.
Inclusive, é uma tática usada por empreendedores que têm como propósito reorganizar as finanças. Assim, pretendem crescer mais rápido, como acontece nos modelos de franchising, por exemplo.
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Nesses modelos, em vez de construir 1 loja enorme em um bairro, empresários podem ter 3 lojas em 3 bairros diferentes. Mas, para isso, precisam justamente reduzir os custos operacionais de uma empresa, substituindo a maior e única loja para abrir outras 2, obtendo ganhos de escala e mais lucratividade.
Mesmo que a estratégia seja usada pensando no crescimento, há regras importantes de como reduzir custos operacionais da empresa e se adequar à nova realidade do empreendimento, sem fazer o negócio parar ou ficar no aperto.
Neste post, você vai conhecer algumas estratégias de redução de custos nas empresas que podem ser facilmente colocadas em prática. Estue-as com cuidado e você notará como reduzir custos nas empresa pode ser mais fácil do que você imagina.
Veja também: Estratégias de gestão para superar dificuldades financeiras das empresas
Antes de reduzir gastos, entenda a sua empresa
O primeiro passo antes de reduzir custos operacionais de uma empresa é conhecê-la a fundo para usar a tesoura nos lugares certos. O empreendedor precisa entender quais setores poderão sofrer cortes e como isto vai afetar a rotina de trabalho e o faturamento da empresa.
Portanto, o primeiro passo para a reduzir custos operacionais de uma empresa é mapear seus pontos fracos, fortes e suas “galinhas dos ovos de ouro”. Isto é, aquelas operações-chave que dão retorno garantido e não podem sofrer corte algum.
Outro passo é fazer uma pesquisa profunda sobre o que é possível reduzir desde os setores mais simples (como limpeza e manutenção) até os altamente necessários ao empreendimento, como marketing e vendas, por exemplo.
A melhoria contínua dos processos
Você sabe o que é melhoria contínua dos processos? Dentre outras características, a melhoria contínua é uma das melhores estratégias de redução de custos nas empresas.
Ele pode ser realizada seguindo alguns passos, confira:
1- Analise como está sendo realizado o processo atual
Verifique se existem atrasos, gargalos e desperdícios que podem estar tornando o processo mais caro e ineficiente.
2- Defina novos procedimentos para melhorar o processo
Pense em um novo processo em que esses atrasos, gargalos e desperdícios são superados.
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3- Crie os indicadores de desempenho do novo processo
Indicadores de desempenho são índices que medem se o processo está atendendo as necessidades do negócio com eficiência e produtividade.
Por exemplo: o número de ligação atendidas por dia pode ser um indicador de desempenho dos processo em uma central de atendimento ao cliente.
4- Treine a equipe e inicie a operação do novo processo melhorado
A equipe não conhece os procedimentos do novo processo melhorado. Por isso, é preciso treiná-la.
Depois disso, inicie a operação usando os novos procedimentos definidos para o processo. Faça isso, inicialmente, de maneira controlada. Assim, caso haja algum erro grave nos novos procedimentos, não trarão prejuízos ao negócio.
5- Acompanhe o andamento do novo processo
Depois que a fase controlada tiver terminado, inicie a operação normal. Mas acompanhe os indicadores de desempenho que definiu na etapa 3.
Assim, você poderá saber se as melhorias definidas realmente estão tornando o processo menos custoso e mais eficiente.
6- Inicie a melhoria contínua
Continue acompanhando sempres seus indicadores de desempenho e tente, de tempos em tempos, descobrir novas maneiras de tornar seus processos ainda mais eficientes e produtivos.
Percebeu porque essa é uma das estratégias de redução de custos nas empresas mais efetivas que você pode empregar em seu negócio?
Após concluir este estudo sobre o empreendimento, há pelo menos 7 dicas de como reduzir custos operacionais de uma empresa. Veja se elas podem se encaixar de alguma forma em seus planos de melhoria contínua de processos.
Antes de conhecer nossas estratégias de redução de custos operacionais de uma empresa, confira este checklist que mostra como desenvolver um plano de ação de redução de custos operacionais:
7 dicas de como reduzir custos operacionais de uma empresa
Selecionamos algumas estratégias de redução de custos operacionais nas empresas que você pode empregar com facilidade em sua empresa.
Analise caso a caso e veja como reduzir custos operacionais em sua empresa usando essas diferentes abordagens. Afinal, dependendo das características do seu negócio, algumas podem ser mais efetivas do que outras.
1- Evite desperdícios
Poupar recursos muitas vezes significa focar no trabalho para evitar desperdícios pouco percebidos durante a rotina do dia a dia. Nos momentos de crise, esses desperdícios ficam mais visíveis. Assim, podem ser rapidamente identificados e, dessa maneira, se aplica o corte em algo que não fará falta para a empresa.
O que se fará é usar esse recurso de forma mais racional.
Estruturas supérfluas como manutenção de refeitórios com buffets diários, água, energia ligada por muito tempo devido a expedientes prolongados, telefone para funcionários, copos descartáveis e outros “mimos” podem ser interrompidos. Esses são “quebra galhos” clássicos de redução de custos operacionais nas empresas.
Mas o ideal é buscar maneiras mais criativas de fazer isso. Por exemplo, conscientizar os trabalhadores dessa busca de desperdícios ajudará a empresa a encarar essas medidas como necessárias, trazendo resultados positivos e ótimas sugestões.
2- Pesquise para economizar: troque de fornecedores
É interessante delegar a uma equipe a tarefa de pesquisar preços em pelo menos 3 empresas para comprar produtos mais baratos usados na rotina da empresa. Isso fará a empresa economizar boa quantia de dinheiro mensalmente.
Se necessário, troque de fornecedores. Muitas vezes, a empresa se acostuma com determinado fornecedor e faz pedidos “automáticos”.
Pesquise e descubra se os preços praticados são compatíveis com o mercado. Caso não sejam, tente negociar antes de romper com seu fornecedor. Muitas vezes, ele pode ajustar seus preços em nome da parceria.
3- Terceirize dalguns processos
Em vez de fazer contratações diretas, a terceirização pode diminuir custos de empregados. Assim, você enxuga gastos com tributos e garante uma boa economia para as contas do empreendimento.
Neste caso, é válido ter atenção para que os serviços terceirizados não percam a qualidade padrão de antes. Por isso, desenvolva um bom controle de qualidade e mantenha o valor percebido pelo cliente e o nível de serviços sempre altos.
Assim, a empresa mantém o mesmo posicionamento no mercado e consegue diminuir custos sem perder em qualidade.
Lembre-se de não terceirizar as atividades chave de seu negócio, aquilo que o diferencia da concorrência.
Normalmente se terceirizam atividades como contabilidade, manutenção, segurança, limpeza, alimentação e logística, enter outros, dependendo do core business de seu negócio.
4- Invista em automação e tecnologia
Antes de qualquer coisa, é imprescindível fazer uma avaliação para ver se a empresa terá vantagens ao adotar sistemas de gestão automatizados e outros soluções tecnológicas para acelerar suas produção, tornando-a mais barata e eficiente.
Em muitos casos, comprar um equipamento moderno pode até sair caro inicialmente, mas a médio prazo, pode trazer resultados positivos, como aumentar a produtividade gastando menos.
Duas soluções muito eficazes são:
- Adotar um software de gestão, que automatiza tarefas simples e faz diversos tipos de controles
- Comprar maquinários que vão trazer agilidade e mais retorno financeiro à empresa.
Veja mais: Entenda o que é automação empresarial e saiba aproveitar suas vantagens
5- Faça o estoque girar
Zerar estoque significa capitalizar a empresa, trazendo dinheiro para o caixa. E quanto mais rápido isso for feito, mais cedo o dinheiro virá para sua mãos. Assim, a empresa precisará de menos capital de giro (dinheiro extra para manter a o negócio enquanto não há entradas suficientes).
A ideia é trabalhar intensamente para vender mais e rápido para ver o estoque diminuir e o dinheiro entrar. Dessa forma, haverá um giro de estoque. Coleções e produtos antigos saem da empresa, ganha-se dinheiro com eles e, além disso, o custo de estocagem diminui.
Aliás, o custo de estocagem é um dos grandes vilões da logística nas empresas. Por isso, uma boa gestão de estoques pode fazer toda diferença em favor da redução de custos operacionais nas empresas.
6- Mude de endereço
Apostar em um aluguel mais em conta ou estudar se estabelecer em um coworking (espaço compartilhado de trabalho) pode trazer uma boa economias e reduzir custos operacionais de uma empresa.
Além disso, dependendo da nova localização escolhida, o custo de deslocamento de vendedores e outros funcionários pode diminuir. E, da mesma forma, o custo de fretes, seja para receber insumos e matérias primas, como para entregar os produtos vendidos.
7- Mude de regime tributário
Trocar de regime tributário pode reduzir o imposto de renda de uma empresa, diminuir custos com PIS, Cofins e outros tributos regulares e exigidos pelas diversas esferas administrativas.
É necessário avaliar se a empresa pode fazer a transição de regime. E, também, se será vantajosa, já que o enquadramento do regime tributário está atrelado ao faturamento anual do empreendimento.
Caso a empresa seja de pequeno porte, vale considerar optar pelo Simples Nacional. Nesse enquadramento, os custos são reduzidos e unificados. Isso não apenas diminui o valor a ser pago, mas também simplifica toda a área contábil da empresa, tornando-a mais ágil e suscetível a menos erros.
Por falar nisso, você sabe a diferença entre os regimes tributários de Lucro Presumido e de Lucro Real? Escolher o regime tributário certo pode ser uma excelente forma de redução do custos operacionais.
Confira 2 infográficos que podem ajudar você a tomar essa decisão:
Confira também: 6 exemplos de redução de custos nas empresas
DICA EXTRA: Use um gerenciador de notas fiscais para reduzir custos operacionais em sua empresa
Quer mais uma dica de como reduzir custos operacionais? Que tal usar um sistema de emissão e controle de notas fiscais automatizado?
Usar um sistema de gerenciamento de notas fiscais, como o NFE.io pode gerar redução de despesas ao agilizar esse processo, dar mais tempo aos funcionários para se dedicarem a outras tarefas, além de diminuir a incidência de erros.
Confira outras vantagens:
- Cálculo dos impostos automatizado;
- Emissão automática das notas fiscais;
- Geração dos arquivos XML e HTML e envio por e-mail aos clientes;
- Emitir notas de diferentes CNPJs para várias prefeituras sem sair do sistema;
- Painel de controle para acompanhar seu faturamento mensal;
- Consultas automatizadas de CPF e de CNPJ;
Isso, sem falar no desconto na emissão do certificado digital.
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