O entendimento e o cumprimento das obrigações tributárias são práticas essenciais para a gestão adequada de qualquer empresa no Brasil. Além dos compromissos principais, as organizações também têm que lidar com uma série de outras exigências fiscais, frequentemente chamadas de obrigações acessórias.
Essas, por sua vez, têm, como objetivo, fornecer ao fisco as informações necessárias para o controle e a verificação do correto pagamento dos tributos.
Nesse sentido, dizemos que as obrigações acessórias são demandas de natureza informativa, declaratória ou de documentação que não envolvem, por si só, o pagamento de valores, mas que são cruciais para validar e comprovar a regularidade fiscal de uma companhia.
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Neste artigo, abordaremos mais detalhes sobre o que são as obrigações acessórias e destacaremos as 15 mais relevantes.
Ficou curioso? Continue a leitura e tire suas dúvidas!
O que são obrigações acessórias?
As obrigações acessórias são uma série de documentos (mensais, trimestrais e anuais) que comunicam aos órgãos fiscalizadores o pagamento de impostos, contribuições e taxas por parte de uma organização. Entre os principais exemplos, temos os diversos tipos de notas fiscais eletrônicas.
Dito de outra forma, tais documentos são vitais para fiscalizar e apurar os tributos arrecadados. Por isso, é imprescindível que toda empresa descubra quais são as prestações de contas que deve fazer e redobrar a atenção com a data de entrega.
O lado positivo é que esse processo é feito por meio do sistema SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), garantindo mais flexibilidade e rapidez ao empreendedor.
É importante esclarecer que, mesmo uma companhia estando dispensada da obrigação principal, ela precisa, na maioria das vezes, cumprir com a obrigação acessória no prazo de entrega.
Fonte: AC Conte Assessoria Contábil e Empresarial
Como funcionam as obrigações acessórias?
As obrigações acessórias funcionam como compromissos que as empresas têm perante o fisco, relacionados, principalmente, à prestação de informações. Ainda que não envolvam o pagamento de tributos, são essenciais para que o Estado possa fiscalizar e assegurar-se de que as obrigações principais estão sendo cumpridas corretamente.
A seguir, vamos entender detalhadamente como funcionam as obrigações.
1. Natureza informativa
A maioria das obrigações acessórias têm caráter declaratório. Na prática, significa que as empresas precisam informar periodicamente suas atividades econômicas, receitas, despesas, contratações, dentre outras operações, por meio de declarações, arquivos digitais e formulários específicos.
2. Prazos estabelecidos
Cada obrigação acessória tem um prazo específico determinado pela legislação para ser cumprida. O não cumprimento deste prazo pode resultar em penalidades, que geralmente são multas. Portanto, é fundamental ter um controle rigoroso das datas.
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3. Diversidade de obrigações
Existem várias obrigações acessórias, que variam conforme o regime tributário do negócio, sua atividade econômica, estado e município. Entre as mais conhecidas, podemos citar a Escrituração Contábil Digital (ECD), a Escrituração Fiscal Digital (EFD) e a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).
4. Mudanças e atualizações
A legislação tributária brasileira é notória por suas frequentes alterações. As obrigações acessórias, assim como as normas que as regem, podem sofrer mudanças. É preciso, portanto, estar sempre atualizado para garantir o cumprimento correto de todas as exigências.
5. Digitalização
Com a evolução tecnológica e a busca por mais eficiência por parte das autoridades fiscais, muitas obrigações acessórias tornaram-se digitais. A mudança exige das empresas sistemas adequados, atualizações constantes e capacitação da equipe responsável para lidar com as ferramentas eletrônicas.
6. Penalidades
Ainda que as obrigações acessórias não envolvam o pagamento direto de tributos, o não cumprimento pode acarretar em multas significativas e outras penalidades. Além disso, a irregularidade em alguma obrigação acessória pode levar o fisco a realizar uma fiscalização mais detalhada na empresa.
🎥 Quer saber mais? Assista:
Quais são as diferenças entre obrigações acessórias e obrigações tributárias?
As obrigações acessórias são responsáveis pela documentação dos pagamentos que foram feitos por cada tributo, ao passo que as obrigações tributárias representam a obrigatoriedade do pagamento em si.
Em outras palavras:
- obrigações acessórias: registram os pagamentos que foram quitados por cada tributo, permitindo a visualização de toda a sua operação de impostos;
- obrigações tributárias: são aquelas que configuram o dever de quitar o tributo, tais como o pagamento de impostos, de taxas e de contribuição.
Agora que você já sabe o que são obrigações acessórias, é hora de compreender porque é fundamental ter atenção com todos os detalhes destes documentos.
Por que as empresas não podem ignorar as obrigações acessórias?
Existem muitas consequências negativas por conta do atraso. Para citar um exemplo, a falta de envio de Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias (Dimob) penaliza sua organização com uma multa de R$1.500 por mês.
Veja, na tabela a seguir outras consequências negativas do não cumprimento das obrigações acessórias:
Fonte: Bernhoeft
Além do envio da documentação, é essencial registrar os dados corretamente, caso contrário, será multado em caso de fiscalização.
Fonte: Bernhoeft
Tipos de obrigações acessórias: quais são as mais comuns?
É preciso ter em mente que há vários modelos de obrigações acessórias que devem ser entregues ao longo do ano. Para te ajudar nessa missão, separamos as mais importantes neste tópico. Acompanhe!
Obrigações acessórias do Simples Nacional
Fonte: Samicon
O Simples Nacional é um dos mais populares da nossa lista quando se fala de obrigações acessórias. O sistema é válido para companhias de pequeno e médio porte, com faturamento anual limitado a R$4,8 milhões.
Aqui, as obrigações contém alíquotas distribuídas em cinco anexos para cada operação executada, onde as faixas são estabelecidas de acordo com o faturamento dos 12 meses anteriores.
No Simples Nacional, o recolhimento dos impostos e contribuições é descomplicado. Compõem a guia de recolhimento os seguintes impostos: PIS, COFINS, CSLL, IRPJ, CPP, dentre outros.
Entenda algumas obrigações acessórias do Simples Nacional.
- Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS): comunica ao Governo Federal que a empresa se encaixa no regime Simples Nacional;
- Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS): é um tributo que incide sobre a fatura mensal da companhia, isto é, caso a organização não possua movimentação dentro do mês, está isenta da taxa;
- Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF): é encaminhada ao governo todos os anos, sobretudo, por companhias que retém o imposto IRRF e que escolham pelas contribuições retidas dos fornecedores;
- Declaração de Substituição Tributária Diferencial de Alíquotas e Antecipação (DESTDA): aqui, é feito o recolhimento do ICMS das diferentes alíquotas entre estados e substituição tributária.
🎥 O vídeo, a seguir, explica com mais detalhes, tudo sobre o Simples Nacional. Vale a pena conferir!
Obrigações acessórias do Lucro Presumido
Em síntese, o Lucro Presumido é um regime de tributação federal, que afeta a apuração do IRPJ, CSLL, Pis e Cofins, tendo mais responsabilidades que o Simples Nacional.
A seguir, você confere quais são as principais obrigações acessórias relacionadas ao sistema.
- Declaração Eletrônica de Serviços (DES): é uma declaração usada para declarar ao fisco o total de serviços prestados naquele período, contudo, nem todas prefeituras exigem essa prestação de contas;
- Declaração de Débitos Tributários Federais (DCTF): aqui, a competência é da União, sendo útil para declarar os dados de diversos impostos e contribuições, tais como: IRPJ, IRRF, IPI, IOF, CSLL, PIS, COFINS e CPMF;
- EFD Contribuições: refere-se a uma obrigação federal que deve ser encaminhada pelas companhias na escrituração da contribuição do PIS/Pasep e da Cofins, nos regimes de apuração não-cumulativa ou cumulativa;
- SPED FISCAL: é um sistema que transmite a Escrituração Fiscal Digital (EFD). Facilita as etapas de arquivamento, envio e validação das obrigações acessórias;
- Guia de Informações e Apuração (GIA) Estadual: trata-se de uma declaração que comunica ao governo estadual as apurações individuais dos contribuintes a respeito do ICMS;
- Guia de Informações e Apuração (GIA) de ICMS: serve para comunicar ao governo estadual as apurações individuais dos contribuintes associadas ao ICMS – ST.
🎥 Confira esta aula sobre as obrigações acessórias do lucro presumido e tire todas suas dúvidas:
Obrigações acessórias do Lucro Real
O Lucro Real, por sua vez, é um regime que recai sobre tributos e contribuições federais do IRPJ/CSLL, e intervém na apuração e tributação de taxas que incidem sobre PIS e Cofins.
Nota-se que é o regime mais complexo da nossa lista, sendo que o processo de cálculo é mais longo e inclui a apuração da própria companhia e ajustes da legislação fiscal.
Dentre as principais obrigações acessórias desse regime, estão:
- Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços (SINTEGRA): é uma responsabilidade dos contribuintes sujeitos ao recolhimento de ICMS e que utilizam o meio eletrônico de dados para emitir documentos fiscais;
- EFD ICMS/IPI: compõe o Processamento Eletrônico de Dados (PED) e substitui a escrituração em papel;
- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED): registra as demissões e admissões de colaboradores em regime CLT;
- Escrituração Contábil Digital (ECD): substitui o uso do papel no livro diário, balancetes diários e razão e auxiliares;
- Escrituração Contábil Fiscal (ECF): comunica as movimentações que afetam a composição da base de cálculo e valor devido do Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica, IRPJ, e da CSLL.
Ficou confuso?
🎥 Confira este vídeo e saiba mais detalhes:
Quais são os prazos de obrigações acessórias?
Os prazos de obrigações acessórias variam de acordo com cada documento. Confira alguns exemplos:
- DEFIS: deve ser encaminhado à Receita Federal até 31 de março;
- SINTEGRA: até o dia 15 do mês subsequente ao período de apuração do imposto;
- DAS e DESTDA: o prazo de entrega é todo o dia 20 de cada mês;
- DCTF: data limite é até o 15º dia útil de cada mês;
- SEFIP/GFIP: envio até o dia 7 de cada Mês;
- GPS: até o dia 20 de cada mês;
- CAGED: até o 7º dia do mês subsequente ao da referência das informações;
- EFD ICMS/IPI: o envio é até o dia 25 do mês subsequente à apuração;
- EFD Contribuições: o período de envio é até o 10º dia útil de cada mês.
- DES e GIA: com final 0 e 1, até dia 16 de cada mês; final 2, 3 e 4, até dia 17; final 5, 6 e 7 até dia 18; final 8 e 9, até o dia 19.
Existem também as obrigações anuais. Vamos entender seus prazos?
ECD
Deve ser feita até o último dia de maio do ano subsequente ao ano-calendário ao qual se refere a escrituração.
EFC
Deve ser informado até o último dia útil do mês de junho do ano subsequente ao ano-calendário ao qual se refere.
DIRF
Precisa ser informado até o último dia de fevereiro de cada ano. Lembrando que os comprovantes de rendimento gerados por essa declaração precisam ser entregues aos beneficiários também até o último dia de fevereiro para que se faça a declaração do IRPF.
RAIS
Deve ser entregue até o início de março de cada ano.
DIRPF
Precisa ser feita até o último dia do mês de abril, sendo que, nos últimos anos, o prazo foi prorrogado até o último dia do mês de maio.
Como cumprir as obrigações acessórias?
Para cumprir corretamente com as obrigações acessórias, confira toda a documentação da sua empresa e registre as datas para não perder nenhum prazo. Na data correta, envie o documento necessário para o fisco, evitando, assim, multas e outras penalidades.
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