Nenhum negócio se mantém na ativa sem um bom planejamento, especialmente quando o assunto envolve o uso do dinheiro que entra e sai. Por esse motivo, é importante que as instituições de ensino invistam em uma boa gestão financeira escolar.
Na prática, é o ato de adotar ferramentas e ações que facilitem o acompanhamento das origens e destinos dos recursos a fim de manter as contas “no azul”, com tudo pago em dia para garantir que o negócio se mantenha sustentável em longo prazo.
E você, tem uma escola particular e deseja aprender como manter as finanças “nos trinques”? Então, veio ao lugar certo, pois no artigo a seguir explicamos a importância de uma boa gestão e apresentamos dicas de como fazer. Vamos lá?
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O que é gestão financeira escolar?
A gestão financeira escolar engloba os processos e estratégias cujo fim é controlar os recursos de uma instituição de ensino. Na prática, é uma forma de garantir o equilíbrio entre as entradas e saídas de dinheiro para evitar que a escola entre em situação de inadimplência.
Vale destacar que o controle de finanças nas escolas envolve o monitoramento minucioso de diversos pontos, como:
- fluxo de caixa;
- contas a pagar e a receber (mensalidades);
- notas fiscais;
- boletos de mensalidades;
- orçamento (mensal e anual);
- relatórios financeiros.
Só assim você, como gestor, obtém uma visualização completa das finanças, o que é fundamental para que as operações se tornem sustentáveis em longo prazo.
Por que a gestão financeira nas escolas particulares é tão importante?
A gestão financeira escolar é importante para garantir que a instituição tenha capital suficiente para não apenas pagar todas as contas (salário dos colaboradores, manutenção do espaço de ensino e insumos diários), como também investir em melhorias (equipamentos e materiais novos).
Ao mesmo tempo, a gestão administrativa nas escolas ajuda a criar uma reserva financeira que a instituição pode acessar em momentos de crise (para manter as contas em dia) ou quando decidir investir em uma estratégia de expansão.
Neste último caso, é uma forma de crescer sem contrair dívidas (mediante a contração de empréstimos ou financiamentos).
Ressaltamos ainda que a gestão administrativa nas escolas também pode afetar a qualidade de ensino e a reputação do local. Afinal, se a instituição estiver “no vermelho”, será difícil contratar bons professores e acessar materiais de qualidade, já que custam caro.
Como resultado, a escola pode receber avaliações negativas dos clientes (os pais dos alunos), o que atrapalha o processo de conseguir novos consumidores.
No final, a situação se torna uma “bola de neve” e seu negócio sofre ainda mais perdas financeiras até o momento em que as operações se tornam insustentáveis.
Quais os principais desafios no planejamento financeiro nas escolas?
Existem diversos desafios no caminho de uma boa gestão financeira nas escolas particulares, como o aumento dos custos operacionais, inadimplência dos clientes, redução da quantidade de alunos, estar em dia com o fisco e a documentação correta das movimentações.
Veja mais detalhes a seguir!
1. Aumento dos custos
Um dos principais desafios para uma boa gestão financeira escolar é o aumento dos custos operacionais, o que inclui os gastos com água, eletricidade, insumos de escritórios e outros materiais da rotina escolar. Até porque é preciso ajustar as contas para gastar menos do que recebe.
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2. Inadimplência
Outro desafio é a inadimplência dos clientes, que atrapalha o fluxo de caixa e, consequentemente, o planejamento financeiro para o mês. Aqui, a maior dificuldade é conseguir fazer a cobrança de forma a não acumular os meses subsequentes, tornando uma bola a dívida, vale lembrar que para o ensino formal curricular os alunos não podem ser impedidos de assistir às aulas durante o ciclo, mesmo que estejam em inadimplência.
3. Redução da quantidade de alunos
Redução de demanda e evasão de alunos também se mostram como desafios. Pode ser pela modalidade de curso, perda de alunos para a concorrência ou ainda por falta de recursos dos responsáveis, o que gera a diminuição da “carteira de clientes” e a queda no faturamento para o resto do ano.
4. Documentação das movimentações
Por último, há o registro das contas, como encargos que as escolas precisam pagar para se manter, salários dos colaboradores e gastos menores ao longo dos meses. Isso porque é comum deixar alguma “passar batida”, o que compromete todo o planejamento.
Também é importante ficar atento aos erros comuns que as pessoas cometem ao fazer a gestão financeira para evitá-los e não comprometer o seu planejamento!
Como fazer o controle de finanças nas escolas? Melhores práticas!
Para fazer a gestão financeira escolar com sucesso:
- faça um planejamento financeiro;
- gerencie o uso dos recursos;
- invista em ações contra a inadimplência;
- automatize o processo de cobranças;
- faça a gestão contábil fiscal.
Veja mais detalhes sobre cada passo a seguir!
1. Faça um planejamento financeiro
O primeiro passo para fazer o controle das finanças é elaborar um planejamento financeiro, documento que detalha a origem dos recursos e monta um orçamento para os meses seguintes.
Não tem segredo para criar um do zero. Basta anotar todas as contas a pagar e a receber, prever os gastos futuros e definir suas metas. Fácil, não é mesmo?
2. Gerencie o uso dos recursos
O planejamento financeiro nas escolas também depende do gerenciamento correto dos recursos. Por esse motivo, é importante que você faça o controle das contas e do fluxo de caixa.
A ideia é gastar menos do que recebe e sempre ter consciência de quanto entra e quanto sai do caixa da escola. Dessa forma, você evita surpresas, como a falta de uma quantia ou uma despesa atrasada.
3. Invista em ações contra a inadimplência
A terceira dica é aprender a lidar com a inadimplência dos clientes. Invista em ações para evitar o atraso nos pagamentos, como incentivos para quem quitar as dívidas antecipadamente ou diferentes formas de pagamento.
Também estabeleça um cronograma de cobranças para evitar que os débitos se estendam por muitos meses.
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4. Automatize o processo de cobranças
Por último, invista em um sistema de cobrança automatizado que calcule os valores devidos e acompanhe as datas de vencimento para otimizar o envio e monitoramento dos boletos aos seus clientes.
Assim, você poupa tempo (que pode ser direcionado para ações mais estratégicas) e aumenta o controle sobre as operações.
5. Faça a gestão contábil fiscal
Ou seja, organize todos os documentos fiscais para evitar problemas. Para isso, você deve manter seus registros financeiros sempre atualizados e monitorar a emissão de documentos fiscais, como as notas fiscais eletrônicas.
Aliás, indicamos adotar um sistema para emissão de notas fiscais, já que são documentos obrigatórios que tomam um certo tempo do setor financeiro. Inclusive, temos uma dica de plataforma perfeita para você: a NFe.io.
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