As 8 principais rotinas de um departamento fiscal que você precisa conhecer

Você sabe quais são as rotinas de um departamento fiscal? Já te adianto que elas vão muito além do que simplesmente lançar notas fiscais e calcular tributos.

Na verdade, essas atividades consideradas mais manuais são as que ocupam menos tempo nas rotinas do departamento fiscal. Este setor vem tendo a sua importância cada vez mais reconhecida dentro das organizações e desempenhando funções estratégicas.

Neste artigo você vai compreender melhor quais são as principais rotinas do departamento fiscal e como cada uma elas se relaciona com as atividades da empresa como um todo.

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Leia também: Tudo sobre departamento fiscal e confira 5 dicas para melhorar sua gestão

8 rotinas do departamento fiscal

1 – Gestão de Notas Fiscais

Começando pelo básico, é função do departamento fiscal fazer a gestão das notas fiscais.

Essa gestão compreende as NFs de saída e de entrada, bem como aquelas de devolução e de remessa para conserto.

Sempre que houver alguma transação comercial, é fundamental que haja uma nota fiscal para comprovar a compra e venda, pois toda essa documentação deverá ser enviada à Receita Federal quando solicitado.

Você sabe tudo sobre notas fiscais? Então, dê uma olhada nestas dicas:

2 – Recebimento e escrita fiscal

É bastante comum de observar empresas que simplesmente recebem as mercadorias de seus fornecedores sem confirmar se a nota fiscal que lhes foi entregue é válida ou foi cancelada.

Depois que a mercadoria é recebida, esse tipo de erro na NF geralmente só é percebido na hora de declarar o SPED Fiscal. Dessa forma, isso pode acabar gerando multas por parte da Receita Federal, além de retrabalhos para buscar as informações que foram perdidas.

Nesse sentido, faz parte das rotinas do departamento fiscal receber e escriturar todas as NFs que chegam até a empresa.

Os profissionais desse setor acessam o portal da Secretaria da Fazenda para verificar se as informações contidas na nota fiscal são válidas.

3 – Conferência de toda a documentação fiscal;

Também cabe a este departamento fazer a conferência de toda a documentação fiscal.

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Quando a NF chega à empresa junto com a mercadoria, é possível que haja certas incongruências relacionadas aos tributos na escrituração.

Os quatro casos mais comuns de divergência de informações envolvem:

• o Código de Situação Tributária;
• a origem de mercadoria;
• a alíquota dos impostos;
• a Nomenclatura Comum do Mercosul.

Para evitar que isso aconteça, faz parte da rotina do departamento fiscal assegurar que a NF esteja devidamente preenchida e validada de acordo com a Receita Federal.

4 – Atualização constante

O Brasil detém uma das maiores e mais complexas cargas tributárias do mundo. Tendo isso em vista, faz parte da rotina do departamento fiscal estar sempre atento às mudanças na legislação, procurando se atualizar de maneira constante.

5 – Apuração de tributos

Outra atividade que faz parte da rotina do departamento fiscal é a apuração dos tributos.

Cabe a este setor apurar todos os impostos que incidem sobre as atividades da empresa a fim de verificar se está tudo de acordo com a legislação vigente.

Alguns dos principais impostos são:

• IRPJ – Imposto de Renda para Pessoa Jurídica;
• ICMS – Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços;
• IPI – Imposto sobre Produtos Industrializados;
• ISS – Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza;
• INSS – Instituto Nacional do Seguro Social;
• PIS – Programa de Integração Social;
• COFINS – Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social.

Aproveite e veja algumas informações importantes sobe ISS:

6 – Auxílio na classificação fiscal de novos produtos

Se a sua empresa importa ou exporta produtos, é fundamental estar atento à classificação fiscal dessas mercadorias.

Isso porque cada produto que entra ou sai do país possui um código de NCM – Nomenclatura Comum do Mercosul – e é taxado de maneira diferente ao entrar ou sair do Brasil.

Essa classificação pelo código NCM serve para determinar as alíquotas de importação ou exportação dos produtos.

Assim, caso você queira comprar ou vender ou lançar um novo produto, o departamento fiscal tem como rotina auxiliar a empresa nessa classificação fiscal.

7 – Cumprimento das obrigações tributárias acessórias

Outro aspecto da rotina do departamento fiscal envolve o cumprimento das obrigações tributárias acessórias.

Tratam-se de informações comprobatórias sobre o recolhimento de impostos. Por exemplo:

• EFD – Escrituração Fiscal Digital;
• ECD – Escrituração Contábil Digital;
• DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
• DASN – Declaração Anual do Simples Nacional;
• DEFIS – Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais;
• DIRF – Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte.

8 – Envio de demonstrações contábeis

O envio das demonstrações contábeis para a Receita Federal também está dentro das rotinas do departamento fiscal.

Exemplos de demonstrações:

• DLPA – Demonstração de Lucros ou Prejuízos Acumulados;
• DRE – Demonstração do Resultado do Exercício;
• DMPL – Demonstração das Mutações Relativas ao Patrimônio Líquido.

Gostou de saber um pouco mais sobre as rotinas de um departamento fiscal? Como você pôde perceber, este é um setor de extrema importância para uma empresa e, por isso, precisa ser gerenciado com bastante competência.

Saiba mais: Gestão do departamento fiscal: 5 dicas descomplicadas para manter-se em dia com o Fisco brasileiro

Automatize rotinas fiscais, como a emissão de notas

Com um software como o NFE.io o cálculo e a emissão das notas fiscais é automático, assim como o envio dos arquivos XML e HTML para os clientes.

Dessa forma, você e sua equipe ganham tempo.E, assim, podem se dedicar a outras tarefas.

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