A contabilidade para escolas é um serviço que facilita o controle financeiro das instituições de ensino, o que inclui as contas a pagar, os rendimentos e até mesmo o gerenciamento dos tributos devidos.
Por conta disso, todo gestor escolar (provavelmente você faz parte deste grupo) precisa investir em criar um setor otimizado, com acesso a todos os recursos necessários para monitorar a rotina financeira e preparado para lidar com a papelada e burocracia.
Ficou interessado em aprender mais sobre o assunto? Continue a leitura, pois nas próximas linhas explicamos como funciona a contabilidade nas escolas, o regime tributário para este tipo de empresa e, no final, demos dicas de como organizar o departamento. Vamos lá?
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Como funciona a contabilidade nas escolas?
A contabilidade para escolas funciona por meio da criação de um departamento para gerenciar todas as movimentações financeiras da instituição. O setor, portanto, é responsável por registrar as entradas e saídas de dinheiro e controlar as despesas. Além disso, essa área cuida das obrigações fiscais.
Na prática, significa que os contadores monitoram o regime tributário da escola, fazem os cálculos e monitoram o pagamento dos impostos a fim de evitar problemas com a Receita Federal.
Dica imperdível de leitura: temos um artigo que explica as mudanças nas Normas Brasileiras de Contabilidade (NBC). Aproveite para conferir e ficar por dentro de tudo o que é mais importante para a área!
Qual a importância da contabilidade nas escolas?
A contabilidade é importante para as escolas porque:
- ajuda a manter as finanças em ordem com um fluxo de caixa saudável;
- auxilia na tomada de decisões estratégicas a respeito de investimentos ou ações de corte de gastos;
- promove o cumprimento das responsabilidades financeiras (despesas fixas e variáveis) e fiscais (tributos);
- orienta a escolha do melhor regime tributário (e, em seguida, no cálculo e pagamento dos impostos).
Enfim, dá para perceber como a contabilidade é essencial para manter o controle financeiro das escolas, certo? Para aprofundar ainda mais no assunto, a seguir explicamos um dos pontos sob a responsabilidade do setor: o tributário. Confira!
Quais são os principais impostos para escolas?
Os principais impostos para escolas são:
- Imposto de Renda para Pessoa Jurídica (IRPJ);
- Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS);
- Programa de Integração Social e de Formação do Patrimônio do Servidor Público (PIS);
- Imposto Sobre Serviços (ISS);
- Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins);
- Instituto Nacional do Serviço Social (INSS);
- Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).
Caso a escola tenha um prédio próprio (ou a depender do contrato de aluguel), também deve pagar o Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU) todos os anos.
Vale destacar que o percentual da maioria dos tributos muda conforme o regime tributário. A seguir explicamos melhor como funciona!
Como funciona o regime tributário para as escolas?
A tributação para escolas funciona de maneira diferente a depender do regime tributário que você (como responsável) escolhe. No geral, existem 3 modelos: Simples Nacional, Lucro Real e Lucro Presumido. Veja os detalhes de cada um logo abaixo!
1. Simples Nacional
Um dos modelos de regime tributário para as escolas é o Simples Nacional. No geral, esta modalidade se aplica a micro e pequenas empresas, assim como aos classificados como Microempreendedores Individuais (MEIs).
A principal característica do Simples Nacional é, como o nome já indica, sua simplicidade.
O modelo une todos os impostos em uma única guia, o Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS), cuja alíquota varia entre 4,5 e 17% a depender do segmento de atuação.
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O faturamento máximo anual para se enquadrar nessa categoria de tributação é de R$ 81 mil para MEIs, R$ 360 mil para microempresas e R$ 4,8 milhões para negócios de pequeno porte.
2. Lucro Real
Outro regime tributário para as escolas é o Lucro Real. O modelo é mais complexo e você paga os encargos de forma individual, conforme o lucro líquido da instituição, e faz o Demonstrativo do Resultado do Exercício (DRE), documento que diz se o negócio terminou o período fiscal no azul ou no vermelho.
Essa alternativa atende a quem tem um rendimento bruto de mais de R$ 78 milhões ao ano e cuja margem de lucro seja menor do que 32%.
3. Lucro Presumido
O terceiro regime possível é o Lucro Presumido, que calcula a alíquota dos tributos com base em uma projeção do rendimento, que pode chegar até 32% da receita. Você deve optar por esse modelo caso sua escola tenha um faturamento de até R$ 78 milhões ao ano.
A propósito, temos um artigo que explica as diferenças entre o Lucro Real, Lucro Presumido e Simples Nacional e explica como você pode escolher o mais adequado para a realidade do seu negócio. Não deixe de conferir!
Como otimizar a contabilidade nas escolas?
Agora que você sabe como funciona a contabilidade para escolas (inclusive, com os modelos tributários), chegou o momento de otimizar o setor a fim de agilizar a execução das tarefas. Para isso, basta manter os documentos contábeis organizados, validar os dados dos contratos, gerenciar o pagamento das contas e automatizar as cobranças e notas fiscais.
Veja em detalhes a seguir!
1. Organize os documentos contábeis
O primeiro passo para manter a contabilidade da sua escola em ia é organizar os documentos. O ideal é separar por categorias (para facilitar a procura) e fazer backups para evitar perdas.
Não se esqueça também de monitorar o processo de emissão de notas fiscais no CNPJ da escola. Essa ação otimiza a gestão e ainda reduz o risco de fraude e de inadimplência.
2. Valide os dados dos responsáveis financeiros
Sempre consulte e valide os dados dos responsáveis financeiros dos contratos. O objetivo é garantir a cobrança devida (e, assim, evitar a inadimplência) e assegurar a proteção de todas as partes envolvidas.
3. Gerencie o pagamento das despesas e impostos
A segunda dica é gerenciar as saídas de dinheiro. Ou seja, o pagamento das despesas e tributos. No caso dos gastos, é bom você dividir entre fixos e variáveis e também fazer uma projeção para todo o ano.
Já na questão dos impostos, calcule conforme o seu regime tributário e anote os prazos de vencimento para não atrasar nenhuma obrigação.
4. Automatize a emissão de cobranças e notas fiscais
Por último, automatize as contas a receber a fim de otimizar o fluxo de caixa. Indicamos adotar um sistema de cobranças que gere, envie e “dê baixa” nos boletos sem a necessidade de intervenção humana.
Dessa maneira, seus contadores não ficam sobrecarregados com tarefas repetitivas e têm tempo livre para se dedicar a outras ações, com mais valor estratégico, como na definição de estratégias para reduzir os custos.
Por falar em automação, também é interessante contar com um sistema para emissão de notas fiscais, como o da NFe.io. Com a ferramenta, você poupa tempo ao gerar os documentos com segurança e precisão.
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