Cobrança digital: o que é, vantagens e como automatizar?

Tempo de leitura: 6 minutos

Receber pagamentos de clientes pode ser um processo demorado e caro, principalmente para pequenas empresas que ainda estão no início de suas atividades e precisam organizar o seu setor financeiro.

Por isso, a cobrança digital, muitas vezes automatizada, é uma das melhores soluções para ganhar tempo na gestão empresarial.

A cobrança digital é aquela feita por canais e ferramentas online que visam trazer mais agilidade para o processo, reduzindo também o custo com outros formatos de pagamentos.

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No Brasil, um levantamento da Mastercard mostrou que 78% dos brasileiros utilizaram mais os meios digitais para fazer pagamentos em 2021. Logo, há um grande crescimento dos meios de cobranças digitais no país, enquanto o uso de dinheiro tem caído.

Continue a leitura deste artigo para saber mais sobre o que é cobrança digital, suas vantagens e como automatizar suas cobranças!

O que é cobrança digital?

A cobrança digital é quando uma empresa envia contas e faturas por canais digitais para que os clientes possam pagá-las de forma muito mais rápida e prática. Por meio de sistema de cobrança automatizado, por exemplo, é possível organizar as dívidas ou pagamentos de cada consumidor e controlar o faturamento.

De forma geral, um sistema de cobrança digital permite que o setor financeiro receba pagamentos diretamente por meios eletrônicos, seja por um computador ou dispositivo móvel.

Os canais para que essas cobranças ocorram podem variar, desde e-mail, redes sociais, SMS, chatbots até aplicativos, como o próprio WhatsApp que recentemente implementou um sistema de pagamentos onlines.

Aliás, a cobrança digital é ainda mais comum quando estamos falando de cobranças recorrentes. Netflix, Spotify e diversos serviços online utilizam o modelo de receber pagamentos recorrentes.

O fato é que as cobranças digitais facilitaram a vida das pessoas e de todos os negócios que estão passando pela transformação digital.

Vantagens da cobrança digital

A cobrança digital, em especial quando automatizada, traz uma série de vantagens, com destaque para:

  • diminuição dos custos operacionais
  • redução da inadimplência
  • menos atrasos nos pagamentos
  • maior controle do fluxo de caixa;
  • melhoria da experiência do cliente;
  • aumento da produtividade do setor financeiro;
  • agilidade nas cobranças;
  • mais segurança nas transações;
  • eliminação de erros humanos.

Todas essas vantagens da cobrança digital afetam direta e positivamente o setor financeiro.

Leia também: rotina do setor financeiro de uma empresa: conheça as 7 principais tarefas do departamento

Qual a relação do setor financeiro com a cobrança?

O setor financeiro de uma empresa é o responsável pela sua gestão financeira como um todo. São os profissionais que atuam neste setor que devem entrar em contato com clientes para fazer negociações e realizar as cobranças necessárias, seja para clientes inadimplentes ou novos.

Mesmo quando é possível automatizar as cobranças, o setor financeiro ainda deve lidar com as decisões sobre os procedimentos, além de quando e como as cobranças serão feitas.

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Como automatizar a cobrança digital?

1. Crie uma estratégia e analise os dados

Toda automatização de processos deve começar pelo planejamento e estratégias, embasados por uma boa análise de dados. Por exemplo, se a sua empresa está acostumada a enviar cobranças por cartas ou mesmo telefonemas, é necessário alinhar os novos procedimentos que devem ser tomados para digitalizar as cobranças.

A ideia é usar a cobrança digital automatizada para encurtar o processo, como o envio automático de boletos e faturas.

2. Defina uma régua de cobrança

Talvez o setor financeiro já tenha uma régua de cobrança definida, porém, implementar mudanças nas formas de receber os pagamentos pode exigir algumas modificações.

Nesse caso específico, trata-se da forma que sua empresa fará a cobrança de clientes inadimplentes. A régua de cobrança digital deve mapear a situação dos clientes com dívidas em aberto e quais serão as medidas adotadas para reaver os valores com um sistema de cobranças na prática.

3. Selecione os canais de cobrança

Seja para clientes inadimplentes ou não, escolher os canais de cobrança digital é o próximo passo para automatizar o processo. Lembre-se que o objetivo é oferecer mais praticidade para seus clientes.

Você pode, por exemplo, definir o e-mail como principal canal de cobrança digital para encaminhar mensagens de lembretes de vencimentos para clientes que pagam em dia. Já para os inadimplentes, é possível focar apenas no WhatsApp com o objetivo de enviar boletos ou faturas atrasadas.

A verdade é que a escolha dos canais depende de variáveis, como o perfil dos seus consumidores, suas preferências de contato e as abordagens mais eficientes. Uma estratégia omnichannel é o caminho ideal, mas, ao mesmo tempo, considere as necessidades da sua empresa e do seu cliente.

Apenas tenha em mente que, mesmo ao automatizar cobranças, certas situações vão exigir uma comunicação mais próxima para fazer negociações de dívidas.

4. Escolha um sistema de cobrança automatizada

Ao seguir os principais passos acima de como automatizar cobranças digitais, resta então escolher um sistema que permita organizar e controlar todos os envios, recebimentos e os próprios clientes.

Você deve comparar as ferramentas e identificar a melhor opção para sua empresa e para seus clientes. Também precisa informá-los que o serviço está disponível e, possivelmente, oferecer incentivos para que se adéquem ao novo sistema.

Um bom sistema de cobrança automatizada deve contar com:

  • relatório de ganhos mês a mês, com gráficos de suas movimentações, quedas ou aumentos de recebimentos por período;
  • acompanhamento de todos os boletos e faturas geradas para o mês corrente;
  • gestão de boletos emitidos, recebidos e a receber, em categorias;
  • gestão de cobranças digitais em atraso e quantos dias já se passou da data do vencimento;
  • configuração de notificações de vencimento e atrasos, conforme sua régua de cobrança;
  • opções para adicionar juros, multas ou descontos para os pagamentos em atraso ou por antecipação.

Dica de leitura: 7 dicas de como estabelecer metas para um departamento de cobrança

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Automatizar cobranças digitais é apenas um dos primeiros passos para também automatizar outros processos de sua empresa, como a emissão de notas fiscais.

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