A utilização de uma planilha de controle de inadimplência pode ajudar o seu negócio a lidar com esse grave problema para o fluxo de caixa e manter a saúde financeira de sua empresa.
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Quanto menor é o índice de inadimplência, mais dinheiro a organização possui em caixa para dar continuidade às operações.
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Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.
Com que frequência você precisa lidar com clientes inadimplentes? Você sabe quanto deixa de receber ao longo de um ano inteiro por conta dos inadimplentes? Para muitas empresas, o controle dos pagamentos é o diferencial entre o sucesso e o fracasso.
Para ajudá-lo a contornar essa situação, veremos neste artigo como você pode criar uma planilha de controle de inadimplência – com o bônus de alguns modelos de planilha grátis!
É isso mesmo, selecionamos três planilhas que você pode fazer download de forma gratuita:
Veja também: Crie um plano de ação para diminuir inadimplência
O que é necessário incluir na planilha?
Não existe um modelo de planilha de inadimplência que funciona para todas as empresas, afinal, ocorrem variações de acordo com as atividades de cada empresa.
Porém, é possível destacar quais são os dados fundamentais para uma planilha de qualidade.
Veja quais os dados você precisa incluir no seu modelo de planilha de inadimplência:
- Informações completas sobre os clientes;
- Registro de todas as operações de vendas realizadas;
- Valor total devido – incluindo quanto já foi pago e quanto ainda está pendente;
- Identificação do número do pedido de venda e da nota fiscal;
- Data de vencimento;
- Informações sobre contatos de cobrança e histórico de cada operação.
Saiba mais: O que é taxa de inadimplência
Passo a passo de como montar uma planilha de controle de inadimplência
Para começar a controlar de forma precisa a inadimplência na sua empresa basta fazer a criação de uma planilha de controle de inadimplência utilizando um software de planilhas – como o Excel ou o Google Sheets.
Veja um passo a passo para montar uma planilha de controle de inadimplência:
1- Crie um arquivo com os principais campos necessários
Inicie a sua planilha inserindo os campos necessários, conforme vimos no capítulo anterior. Para isso, crie várias colunas que permitem a inserção de cada uma das operações de venda com dados completos:
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- Data da operação
- Nome do cliente
- Responsável pela venda
- Contatos do cliente
- Número da nota fiscal
- Total da dívida
- Total pago
- Valor a ser pago
- Data de vencimento
- Contato de cobrança com o cliente
- Histórico da negociação
- Renegociação da dívida
2- Torne os dados necessários acessíveis
Após criar a estrutura básica da sua planilha, você precisa se preocupar em ter fácil acesso a todas informações necessárias para alimentar essa planilha.
Para isso, é possível criar uma aba de auxílio em que são inseridos os dados de todas as operações feitas pela sua empresa pelos responsáveis da equipe comercial.
3- Aprenda como calcular inadimplência no Excel
Com base nos dados inseridos, você pode calcular inadimplência no Excel – gerando informações muito úteis para a gestão da empresa e para os controles financeiros.
Para isso, você deve preparar os dados para análise. Geralmente, é feita uma segmentação das informações mês a mês – permitindo uma análise da evolução da inadimplência ao longo do ano.
Feito isso, você pode utilizar uma fórmula para somar o total de vendas realizadas e o total de pagamentos em atraso. Após isso, basta criar outra fórmula para dividir o total das dívidas em atraso pelo total de vendas realizadas para descobrir o percentual de inadimplência na empresa.
4- Organize todas as informações
Nesta etapa você já possui todas informações que necessita na sua planilha de controle de inadimplência, mas pode tornar a análise ainda mais precisa através da organização das informações – seja com a criação de um dashboard com o resumo das informações ou gráficos.
Leia também: Aprenda como calcular o índice de inadimplência em seu negócio
A importância de uma planilha de controle de inadimplência
Se a inadimplência pode se transformar em um problema tão grave dentro de uma organização, o controle adequado das cobranças pode salvá-lo de ficar sem receber o dinheiro devido pelos clientes.
Porém, quando a empresa não possui um controle sobre quais pagamentos foram recebidos e não define procedimentos claros para cobrança isso pode se tornar complicado. É justamente para auxiliar nessas rotinas que existe a planilha de controle de inadimplência.
Essas ferramentas auxiliam tantos na prevenção quanto na correção de problemas com inadimplência – incluindo informações sobre todas as vendas realizadas pela empresa.
Quer mais uma planilha desse tipo?
Então assista este vídeo:
Programa de gerenciamento de notas fiscais e controle de inadimplência
Para cada faturamento, você precisa emitir uma nota fiscal, certo?
Ora, se você contar com um bom programa de gerenciamento de notas fiscais como o NFE.io, com um painel de controle que mostra todos as notas emitidas mês a mês, esse controle dos pagamentos e da inadimplência será muito mais fácil!
Além desse painel de controle, o NFE.io faz o cálculo e emite automaticamente suas notas fiscais, já enviando por e-mail os arquivos XML e HTML.
Além disso, ele permite emitir notas de mais de um CNPJ e para diferentes prefeituras, tudo na mesma interface, sem ter que sair da ferramenta.
Com ele você também podem fazer consultas automatizadas de CNPJ e CPF e tem direito a desconto no certificado digital.
