Todo negócio se organiza (ou deveria se organizar) em processos.
Entenda desta forma: um processo é uma sequência de tarefas ordenadas de forma a produzirem uma entrega final, que pode ser um produto, um serviço, uma informação, uma decisão, entre várias outras.
Assim, um restaurante pode nos dar vários exemplos de processos: ele tem um processo em que o garçon pega os pedidos e entrega essa informação para a cozinha. Na cozinha, com essa informação, inicia-se outro processo, o de fazer a comida. Quando esse processo se encerra, isto é, quando os pratos ficam prontos, começa o processo de atendimento ao cliente, isto é, servir as pessoas na mesa; e assim por diante, até o processo de pagar a conta e os clientes irem embora.
Está cansado de emitir suas notas fiscais uma por uma?
Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.
A soma de todos os processos de uma empresa se chama cadeia de processos ou cadeia de valor. O objetivo é que a entrega final para o cliente tenha um valor percebido por ele (o valor agregado do processo) maior que os custos de produção, gerando lucro para a empresa.
Assim, quanto mais qualidade os processos entregarem e quanto menos custosos eles forem, mais lucro terá a empresa.
Otimização de processos consiste exatamente nisso: analisar os processos para torná-los mais eficientes e eficazes, isto é: produzirem com mais qualidade e custarem pouco.
Nesta postagem você vai entender algumas maneiras práticas de fazer otimização de processos em seu negócio e conseguir melhores resultados para sua empresa.
Otimização de processos: qualidade para o cliente, lucro para a empresa
Fazer a otimização de processos é o mesmo que fazer a melhoria desses processos. E algumas das providências mais óbvias nesse sentido são diminuir desperdícios, gargalos e atrasos.
E para explicar cada um desses pontos da otimização dos processos, vamos usar um exemplo muito simples e que todas as empresas usam em seu dia a dia: a emissão de notas fiscais eletrônicas.
Desperdício
Imagine que sua empresa tem um recurso valioso, mas que o emprega de forma inadequada e quando ele é realmente necessário, não está disponível. Isto é, foi desperdiçado em uma tarefa em que não era tão necessário e agora está “em falta” na linha de produção.
No caso da emissão de notas fiscais de forma manual, existe um enorme desperdício de recursos humanos, pois o funcionário destacado para esta tarefa chata e repetitiva poderia estar se dedicando a algo que agregasse muito mais valor ao negócio da empresa.
Gargalo
Gargalo se caracteriza pelo acúmulo de tarefas em um determinado ponto do processo de forma que elas impedem que as outras tarefas da cadeia aconteçam.
Assim, por exemplo, para que seu contador possa emitir as guias de recolhimentos de impostos, é preciso que todas as notas fiscais eletrônicas do período de incidência correspondente tenham sido emitidas.
Nota fiscal emitida em massa via excel?
Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?
Se este processo ainda for manual, essa tarefa pode se acumular, impedindo que o processo de cálculo e emissão das guias de pagamento de impostos prossiga, caracterizando um gargalo.
Atraso
Quanto tempo demora para calcular manualmente os impostos referentes a todas essas notas fiscais? E mais: se for feito manualmente, sempre é bom conferir e checar, para evitar erros, o que demora muito.
Com isso, se esse processo se alongar, pode gerar um atraso e, como você sabe, pagamento de impostos em atraso gera multas.
Quer saber como fazer a otimização desse processo rapidamente? Na maioria das vezes, o uso de ferramentas tecnológicas nas empresas resolve boa parte destes problemas.
Esse é o caso do NFE.io, por exemplo, um gerenciador de notas fiscais que vai fazer tudo que foi citado acima de forma automática, evitando o desperdício da mão-de-obra qualificada; a formação do gargalo na emissão das notas fiscais, pois esse processo se torna, como dissemos, automático; e eliminado também o atraso no cálculo dos impostos que, da mesma forma, ocorre automaticamente para os usuários do sistema.
Este é apenas um exemplo de otimização de processos que, por acaso, resolve três graves problemas ao mesmo tempo.
Mas existem muitas outras formas de se fazer isso, como a integração de processos.
Integração de processos
Imagine que você tem um e-commerce e que nele são realizadas dezenas ou até mesmo centenas de transações diariamente, que devem ter suas notas fiscais geradas.
Se você integrar seu sistema de gerenciamento de pagamentos com o de emissão de notas fiscais, isso pode acontecer automaticamente, sem que um funcionário tenha que verificar tudo que foi negociado e aprovado, para, em seguida, digitar esses dados no emissor de notas fiscais.
Dessa forma, mais uma vez a tecnologia ajudará sua empresa a evitar desperdícios, gargalos e atrasos.
Se você se interessou pela otimização de processos e quer aplicá-la em sua empresa, saiba que existem no mercado ferramentas de melhoria de processos que podem ajudá-lo nessa tarefa.
Este texto foi escrito pela equipe do HEFLO, um software de modelagem de processos gratuito e intuitivo baseado na nuvem.
