A competitividade entre as empresas cresce a cada dia, tornar processos mais eficientes e menos onerosos é sempre um desafio para qualquer empresário.
Por isso, vale a pena realizar uma automatização de processos em sua empresa visando alcançar maior produtividade e reduzir custos.
O ciclo da automatização pode ser definido em 5 etapas: identificação de processos operacionais no dia a dia da empresa, reformulação de processos com problemas, implementação de melhorias, automatização dos processos propriamente, e por último o monitoramento de resultados.
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Entenda o conceito de automatização de processos
Em primeiro lugar é necessário entender o que é a automatização de processos e para quê serve.
Automatizar processos significa racionalizar, otimizar e é claro, automatizar cada processo do negócio, incluindo a rotina de trabalho dos funcionários, a captação de clientes ou fechamento de vendas, fabricação e envio de produtos, contabilidade financeira, bem como a verificação de métricas.
Tudo isso para se obter maior eficiência, integrando processos e acelerando as etapas de trabalho, melhorando o rendimento de funcionários e substituindo processos manuais por sistemas informatizados, evitando assim perda de tempo, e consequentemente economizando dinheiro no caixa da empresa.
Agora que você já entende o que é e para quê serve a automatização de processos, vamos às dicas:
1. Comece de um jeito simples
Se você ainda está aprendendo a automatizar os processos de sua empresa, vale a pena começar pelas atividades mais simples.
Tarefas repetitivas e demoradas, como o empacotamento de um produto, por exemplo, pode ser realizado por uma máquina moderna com mais eficiência. O retorno sobre o investimento nesse caso, poderá ser mais rápido do que você imagina, e a economia com a mão de obra deverá aumentar a margem de lucro do negócio ao longo do tempo.
Outro exemplo seria um software que realize controle de estoque ou financeiro, o qual pode otimizar a gestão com um aumento de produtividade significativo.
2. Repense as atividades
É importante analisar as atividades da empresa de modo geral, listando cada uma e refletindo a respeito delas, visando torná-las mais eficientes.
No caso de um e-commerce, por exemplo, talvez você o empreendedor já disponha de um sistema automático que aprove as vendas realizadas na loja virtual, sendo assim, esse mesmo sistema poderia disparar um aviso para o funcionário do estoque separar o produto e prepará-lo para ser despachado. Isso representaria um ganho de tempo na saída de produtos.
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3. Prepare-se para as mudanças
Toda alteração na rotina de trabalho requer tempo para adaptação dos funcionários, por isso, realizar treinamentos e reuniões para comunicar todos os envolvidos no processo sobre as mudanças, poderá evitar futuros problemas no fluxo das operações.
Também é importante monitorar as melhorias no processo, a fim de garantir que estarão sendo realizadas corretamente pelos responsáveis.
4. Priorize o cliente na automação de processos
Se as melhorias puderem fazer diferença para o cliente, melhor ainda. Proporcionar maior facilidade para preenchimento de cadastros ou agilidade na resolução de eventuais problemas dos clientes, não somente diminuem custos, mas também conquistam os clientes, podendo resultar no aumento do engajamento deles com a empresa e fidelizá-los.
5. Seja paciente na implementação da automatização
Como foi dito na introdução, a automatização de processos é um ciclo contínuo. Então não precisa sair tudo perfeito logo no início.
É importante criar uma cultura nesse sentido, incluindo boas ideias de funcionários, os quais poderão ser premiados ao colaborarem para a automação dos processos, nisso todos ganham. O amadurecimento na aplicação das melhorias contribui para o crescente aperfeiçoamento da automatização.
6. Documente as alterações para monitorar os resultados
Documentar as modificações é fundamental, crie fluxogramas que demonstrem o funcionamento do processo antes e depois. Anote também o valores do investimento para uma determinada melhoria.
Dessa forma, você será capaz de comparar os resultados, medindo o impacto que as alterações representaram para o negócio. Sempre crie métricas a fim de acompanhar a evolução do desempenho nos processos da empresa.
O que achou das nossas 6 dicas sobre automação de processos para sua empresa? Compartilhe nos comentários.
