Automação de processos financeiros: entenda como funciona!

Seu negócio está crescendo e você está sobrecarregado de obrigações operacionais? A automatização de processos financeiros pode te ajudar! 

A tecnologia da informação tem contribuído em grande escala para a modernização nas empresas proporcionando agilidade e segurança.

Em paralelo, ela amplia os negócios, ajuda na tomada de decisões, aumenta a produtividade e performance. 

Mesmo com tantos benefícios, este estudo mostra que 58% das faturas ainda são feitas manualmente.

Em outras palavras, mais da metade dos pagamentos registrados estão sendo digitados por humanos, sendo mais propensos a erros.

Esse é um exemplo clássico (de muitos) que é possível automatizar processos financeiros, garantindo mais tempo, dinheiro e precisão do trabalho. 

Parece interessante? 

Neste artigo, você vai entender o que é automatização de processos, os tipos de que existem e como ela contribui para o crescimento do seu negócio, sem afetar a eficiência. 

Boa leitura!

Antes de mais nada, o que é automatização de processos?

Em síntese, automatização de processos foca em aperfeiçoar a gestão do tempo, migrando demandas operacionais para software e aplicações digitais. 

Ou seja: os colaboradores têm mais tempo disponível para executar tarefas mais estratégicas e, para falar verdade, mais prazerosas também. 

Mas como isso funciona na prática? Veja só: 

Softwares de automação são planejados em essência para integrar sistemas e responder de forma robótica a ações pré-definidas pela programação. 

Em outras palavras, você automatiza atividades manuais e repetitivas, tornando-as autônomas do trabalho humano. 

Pense, por exemplo, em um processo financeiro. A cada nova compra fechada na loja virtual, era preciso criar uma nota manualmente. 

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O problema desse tipo de operação é que à medida que aumenta o número de vendas, cresce a necessidade de emissão de notas. 

Isso resulta em mais tempo concentrado em uma demanda, impedindo que sua equipe atue em outras atividades mais estratégicas. 

E isso ocorria várias e várias vezes diariamente, o que inevitavelmente deixava os funcionários cansados e suscetíveis a perder dados ou errar no cadastro. 

Com a automação de processos financeiros, não importa quantas vendas foram finalizadas. 

Na prática, a emissão de nota será feita automaticamente e, de quebra, o sistema enviará o documento para o seu cliente, tanto em PDF quanto em XML.

Mais exemplos sobre a automatização de processos financeiros

Começamos a nossa explicação com uma proposta: pense numa empresa que tem dificuldades para equilibrar todas as informações e processos necessários para manter a saúde da companhia em dia. 

Pensou? 

Nesse contexto, boa parte das organizações usam e-mail, planilhas e ferramentas diferentes para controlar as finanças. Uma verdadeira confusão. 

Aqui, a chance de ter relatórios errados e com informações incompletas é enorme. 

Logo, a padronização e automatização de processos é vital para sua equipe operar com mais qualidade, produtividade e colaboração, evitando tais gargalos. 

Como assim? Simples! 

Softwares de automação integram a gestão financeira com os demais setores da empresa proporcionando tomadas de decisão mais assertivas, rápidas e seguras. 

As informações ficam disponíveis em tempo real para todos os colaboradores da empresa. 

Além disso, esses sistemas diminuem a necessidade de operações manuais, aumentando a confiabilidade dos dados do negócio. 

Quer saber mais? Assista: 

Como fazer a automatização de processos financeiros? 

Em suma, a automatização de processos financeiros consiste em quatro etapas importantes. São elas: 

• mapeie os seus processos;
• digitalize os documentos utilizados;
• treine adequadamente os profissionais do setor;
• escolha um bom sistema de automação.

Adicionalmente, não se esqueça da emissão de notas fiscais. Ou seja, automatize todas as vendas que são executadas em seu negócio. Para isso, a NFE.io pode ajudar você! 

Parece interessante? 

Nos próximos tópicos, você aprenderá com mais detalhes outras maneiras de otimizar as áreas de sua empresa. Acompanhe! 

👉 Saiba mais: use a consulta de notas fiscais da sua companhia para ter acesso instantâneo a todas as atualizações diretamente do sistema do governo. Teste gratuitamente! 

Como funciona a automatização de processos? 

Uma vez entendido o que é automatização de processos, conheça agora outras formas de trazer esse investimento para a sua empresa. 

Para isso, transitamos em várias áreas de uma companhia. Aqui estão as mais importantes:

1. Atendimento;
2. Meios de pagamento;
3. Gestão fiscal. 

Abaixo, você aprende o conceito de cada uma, seus benefícios e como elas influenciam no sucesso da sua empresa. 

Venha conosco acompanhar esse percurso! 

1- Automatizar atendimento

Iniciamos o nosso trajeto na área de atendimento. 

Nessa solução, o cliente recebe um serviço com foco em ferramentas rápidas e autônomas. 

Em outras palavras, é uma forma de interação entre o consumidor e a empresa, sem que ele precise conversar diretamente com um atendente. 

Este relatório da Zendesk revela a importância de pensar em um atendimento automatizado. 

Segundo o estudo, 96% dos clientes pretendem gastar mais com empresas que lhes permitam encontrar respostas on-line sem ter que entrar em contato com ninguém.

Nesse sentido, vale criar um FAQ (página na internet que reúne as principais e mais habituais perguntas sobre os produtos e serviços de uma companhia, seguidos das suas respectivas respostas).

Adicionalmente, é interessante investir em um chatbot, que interage com os seus clientes de maneira mais ágil e prática. 

Abaixo, temos um vídeo que explica todos os detalhes sobre essa tecnologia. 

2- Automatizar meios de pagamento

Estamos chegando na metade do artigo e, agora, o assunto é automação dos processos de pagamento. 

Basicamente, a tecnologia reúne todos os sistemas internos e externos da companhia. São eles:

• internos: controle de fluxo de caixa, contas a pagar e receber;
• externos: serviços bancários, concedendo um controle total das entradas e saídas financeiras de sua companhia. 

A operação digital é uma das formas mais seguras de se realizar os pagamentos atualmente. 

Isso porque ele traz praticidade e comodidade para que o gestor autorize e faça o pagamento de boletos da sua companhia a qualquer hora e lugar. 

Sua operação é simples, uma vez que o sistema integra sua agenda de pagamentos, executando o controle, rastreio e autorizando os pagamentos em um único lugar. 

3- Automatizar gestão fiscal 

Finalizamos nosso percurso abordando a automação da gestão fiscal. 

Direto ao ponto, ela consiste em transferir as atividades manuais para um sistema automático. 

Aqui, vamos usar como exemplo a NFE.io que foca em reduzir o tempo e a complexidade gasto com emissão de notas fiscais e consulta de dados. 

Em outras palavras, ajuda a sua empresa a ganhar performance e dinheiro. 

Com a NFE.io, você terá segurança quanto a emissão automática de notas fiscais de forma fácil, simples e com cálculo de impostos precisos para evitar erros humanos.

Mas, como funciona a emissão? Explicamos:

Assim que é lançado um valor em sua plataforma de pagamento, a NFe.io busca essa informação e imediatamente inicia o processo de comunicação com o governo. 

Em questão de minutos, a nota fiscal eletrônica é emitida em nosso sistema e o seu cliente recebe via email, eliminando todo trabalho manual.

Logo, a gestão fiscal se transforma em um processo rápido e fácil, eliminando atividades chatas e lentas. 

Leia mais: 

• Cobrança digital: o que é, vantagens e como automatizar?
• Documentos fiscais de transporte: saiba quais são obrigatórios!
• Nota fiscal de produto no varejo: será que você está pagando os tributos corretos?

Conheça a NFe.io

A automatização de processos financeiros torna-se mais eficiente e interessante quando a sua empresa ganha tempo na emissão de nota fiscal. 

Que tal automatizar seus processos e se dedicar ao que realmente importa: fazer seu negócio crescer, aumentar as vendas e reduzir a burocracia com os sistemas do governo?

Ficou curioso? 

Acesse nosso site e fale com um especialista. Queremos entender melhor o seu negócio e como nosso sistema de emissão de notas fiscais pode te ajudar.