Os sistemas de gestão de recursos empresariais, os ERPs, são softwares bastante úteis para os negócios, especialmente porque ajudam a manter a conformidade fiscal ao otimizar os processos contábeis.
Por esse motivo, é importante verificar se o que você usa no dia a dia do seu negócio está atualizado para lidar com a Reforma Tributária, que é o pacote de medidas que altera o modelo de cobrança de impostos no Brasil.
E o artigo a seguir explica, de maneira clara, o que é e para que serve esse sistema e a relevância de mantê-lo atualizado para as operações. Confira!
O que é um sistema ERP?
ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning ou planejamento de recursos empresariais, em português. Na prática, é um sistema de gestão para empresas que integra diversas áreas a fim de centralizar o controle e criar fluxos de trabalho mais fluidos e ágeis.
O sistema funciona por meio de um banco de dados que coleta informações de várias plataformas e permite sua visualização em um painel atualizado em tempo real.
O principal objetivo desse tipo de software é aumentar a colaboração entre setores e, assim, melhorar a eficiência operacional, governança de dados e compliance das companhias. Isso porque você não precisa dividir a atenção entre várias plataformas. Basta conectá-las ao ERP e acessar todos os dados relevantes de um único lugar.
Aproveite para conferir uma lista completa com os melhores ERPs do mercado antes de seguir a leitura!
Qual é a função do sistema ERP nas empresas?
A principal função do sistema ERP é integrar diferentes áreas, como financeiro e produção, para facilitar o seu gerenciamento.
Por exemplo, uma organização, geralmente, usa diferentes tipos de softwares, como de gestão contábil e de projetos, certo? Neste caso, o papel do ERP é permitir que você (como gestor) acesse e administre tarefas desses dois departamentos por uma única interface.
Adicionalmente, o ERP traz mais segurança para as operações de rotina. Primeiro, porque o sistema conta com camadas de proteção para evitar o vazamento ou perda de dados. Segundo, pois o compartilhamento de informações é automático.
Logo, você evita cometer erros que prejudicam o planejamento ao enviar documentos ou registros de processos de um departamento para outro.
Quais as vantagens de usar um sistema ERP?
Antes de seguir a leitura, saiba que usar um sistema ERP é bastante vantajoso para as empresas porque:
- automatiza e otimiza processos, o que poupa o tempo dos colaboradores;
- aumenta a produtividade;
- garante a qualidade das informações;
- permite monitorar as demandas em tempo real;
- facilita a gestão financeira e contábil;
- ajuda a reduzir os custos (especialmente por diminuir os erros).
Porém, para obter esses benefícios, é importante fazer a atualização do ERP, principalmente com as mudanças previstas na Reforma Tributária. Relembre os principais pontos e a importância de manter o sistema “em dia” nos próximos tópicos!
Só para relembrar, o que é a Reforma Tributária?
A Reforma Tributária é um grupo de mudanças que preveem a alteração do modelo de tributação brasileiro nos próximos anos. A proposta visa simplificar e modernizar o processo de arrecadação de impostos.
Por esse motivo, estabelece a unificação de 5 tributos (PIS, Cofins, ICMS, ISS e IPI) em uma contribuição chamada de Imposto sobre o valor agregado, o IVA dual.
Esse novo imposto se divide em Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) e Imposto sobre Bens e Serviços (IBS). As alíquotas, por sua vez, variam conforme o setor de atuação da empresa.
Temos um artigo que esclarece todos os pontos da Reforma Tributária no nosso blog. Aproveite para conferir e fique por dentro de tudo o que é mais relevante para as organizações!
É previsto que a mudança afete diversos setores e exija que as empresas se adaptem à nova realidade para não se prejudicarem ao arcar com suas obrigações. Um desses pontos é a atualização do ERP às novas regras.
Qual a importância da atualização do ERP com a Reforma Tributária?
A atualização do ERP é essencial para garantir que sua empresa esteja de acordo com as novas regras previstas na Reforma Tributária. Até porque, como explicamos, há alterações nas alíquotas de contribuição (com aumentos e isenções). Como o ERP também centraliza o setor contábil, é preciso ajustar os dados dos módulos de automação.
Esse processo serve para assegurar a conformidade fiscal do seu empreendimento. Outro ponto que vale destacar é que o sistema deve se integrar aos canais do Governo para realizar o envio dos documentos.
Além disso, durante o período de adaptação da Reforma Tributária, você terá que lidar com dois modelos simultaneamente (o antigo e o novo). Nesta situação, seu ERP deve ter suporte para ambos.
Ou seja, emitir as guias de pagamento de encargos nos dois modelos tributários. Logo, é necessário manter o software atualizado para suportar esse aumento de informação.
Um detalhe importante: você precisa se certificar de também atualizar os dados dos produtos e os detalhes sobre a tributação de cada grupo. Caso contrário, o software (mesmo que atualizado) irá funcionar com as informações antigas e, portanto, desatualizadas.
O regime tributário continua a exercer influência sobre as alíquotas dos impostos. Você tem que saber escolher o mais adequado para o seu negócio para não sair no prejuízo. Aprenda como no nosso blog!
Garanta que o seu ERP esteja atualizado e evite problemas com a Receita Federal!
Agora que você já sabe qual a importância da atualização do seu ERP, verifique o quanto antes com o seu fornecedor para garantir tempo suficiente para se adequar às mudanças e otimizar os novos processos.
Adicionalmente, já prepare sua equipe contábil e, principalmente, elabore um planejamento e faça previsões sobre possíveis problemas com a Reforma Tributária. Assim, você fica preparado para lidar com quaisquer imprevistos.
Para finalizar, não se esqueça de contar com um sistema emissor de notas fiscais sempre em dia com as mudanças tributárias, como o da NFe.io, para facilitar a sua vida. A plataforma permite gerar os documentos com facilidade e rapidez e sempre se atualiza com as últimas novidades da área.
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