Muitos empreendedores possuem dúvidas sobre como automatizar uma empresa, pois isso envolve muitas questões tecnológicas, incluindo até mesmo inteligência artificial e bots.
Uma automatização tem como objetivo primordial diminuir a intervenção humana para que ocorra o mínimo de erro possível, atingindo assim o máximo resultado esperado.
De acordo com um estudo da consultoria McKinsey, 31% das empresas já automatizaram completamente pelo menos um processo de suas operações.
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Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.
Esse dado mostra que muitas organizações estão apostando na otimização dos processos como forma de serem mais competitivas e bem-sucedidas.
Quais são os principais processos a serem automatizados?
Automatizar um negócio não é uma tarefa simples, por isso, é preciso ter um bom planejamento e saber exatamente quais são os processos que podem ser automatizados primeiramente dentro da empresa.
É comum que muitas organizações quando se fala em automatização de processos pensem em um primeiro momento no marketing e no atendimento ao cliente. No entanto, essa automatização abrange muito mais setores como:
- relacionamento com o cliente;
- gerenciamento de estoques;
- emissão de boletos;
- emissão e controle de notas fiscais.
Portanto, são vários os departamentos da organização que podem ser automatizados, trazendo inúmeros benefícios para o negócio.
Quais são os benefícios de automatizar um processo?
O principal benefício em automatizar um processo é que o fluxo de trabalho se torna mais organizado. Ele deve ser feito de acordo com o tempo dos colaboradores, melhorando inclusive o custo-benefício final.
Isso mostra que as vantagens vão além do curto prazo e se estendem pelo longo prazo, aumentando o nível de lucratividade da empresa. Dentre outras vantagens, podemos citar:
- agilidade – Afinal, as atividades manuais exigem mais tempo;
- qualidade – Há menos erros nos processos;
- menos custos – Processos automatizados exigem menos retrabalho;
- produtividade – Evita sobrecarga de funcionários.
Note que as vantagens vão ao encontro do ganho de lucratividade da empresa, pois os processos passam a ser mais ágeis, com mais qualidade, menos custos e maior produtividade.
Como automatizar uma empresa?
Agora que você já sabe quais são os principais processos a serem automatizados, assim como os benefícios que a automatização traz, vamos falar sobre como automatizar uma empresa em 7 passos. Dá só uma conferida.
1 – Comece por um planejamento amplo
O primeiro passo para automatizar a sua empresa é começar por meio de um amplo planejamento. Portanto, é preciso estipular metas e traçar um plano com um objetivo bem definido.
Nesse primeiro momento, é necessário definir quais serão os primeiros processos a serem automatizados, e quais os benefícios em termos de custo e produtividade essa automatização trará.
2 – Dê prioridade para automatizar as tarefas mais repetitivas
O ideal é começar a automatização dos processos pelas tarefas mais simples e repetitivas que possuem pouca necessidade de intervenção humana, como a emissão de notas fiscais, por exemplo.
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Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?
Ao começar a otimização por esses processos sua empresa passa a entender os ganhos reais que eles estão trazendo, assim como aprenderá também com os erros que possam surgir neste primeiro momento.
3 – Faça o monitoramento dos processos
Assim que a sua empresa implementar a automatização dos processos, é preciso acompanhá-los para saber se realmente estão surtindo os resultados esperados.
Vale destacar que a análise dos dados é muito importante para medir os resultados e entender todo o desempenho. Isso ajuda bastante a traçar melhorias contínuas e contribui para correção de rotas em novos processos.
4 – Não hesite em fazer adequações se necessário
É comum que nem sempre a empresa consiga encontrar o melhor caminho de otimização de processos logo de cara. Por isso, é essencial que você não hesite em mudar a rota se isso for realmente necessário.
Outro ponto que precisa ser destacado aqui é que a própria automação dos processos vai mudar a maneira como os colaboradores desenvolvem as suas funções.
Por isso, compreender e acompanhar essa adaptação, oferecendo treinamento para todo o time também é fundamental para que o processo aconteça da melhor forma possível. Isso inclusive, ajudará os colaboradores a evoluírem rapidamente.
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5 – Mantenha sempre o foco no cliente
Toda automatização tem uma única finalidade que é maximizar a satisfação do cliente. Ou seja, o foco não é somente melhorar os processos internos, isso acontece para que o cliente sinta-se mais satisfeito com os serviços oferecidos.
Nesse sentido, é preciso saber mensurar se o investimento feito na automação está tendo ganhos sensíveis em relação a qualidade do atendimento, velocidade da entrega e inovação dos produtos e serviços oferecidos.
6 – Ofereça treinamentos constantes para os colaboradores
Não há como pensar em automação sem pensar em treinamentos constantes. Afinal, é por meio do treinamento que a empresa vai garantir a utilização correta de todas as funcionalidades do sistema.
Inclusive, isso evita diversas tarefas que são pouco relevantes, podendo explorar nesse caso, todo o potencial intelectual e criativo dos profissionais, o que acabará reforçando a motivação e o engajamento de toda a equipe.
7 – Invista na ferramenta certa
Encontrar a ferramenta certa no momento de automatizar um processo também é essencial para evitar o retrabalho. Pois, se uma ferramenta não atender aos anseios que você busca, isso poderá trazer muita dor de cabeça.
Pois, somente o fato de trocar de ferramenta fará com que você tenha que treinar novamente toda a sua equipe. Por isso, investir na ferramenta certa logo de cara é essencial para ter mais sucesso na automatização dos seus processos.
Automatização de notas fiscais
Agora que você já entendeu como automatizar uma empresa, é preciso destacar que a automatização de notas fiscais é um dos pontos que exige uma maior atenção.
Até porque, há diversos detalhes no preenchimento de uma NF, e encontrar o programa certo ajuda a diminuir a intervenção humana até mesmo para ajustar esses detalhes.
Com a solução da NFE.io você consegue agilizar o envio dos seus produtos para os clientes, tendo a mínima intervenção no momento de emitir as Notas Fiscais. Essa é uma forma de ganhar mais tempo e agilidade em todo o processo.
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