A rotina administrativa pode colocar o empresário na difícil missão de enviar um e-mail de cobrança ao cliente.
A tarefa, entretanto, virou atividade natural para empreendedores, principalmente voltados para gestão de cobrança.
Aprender como cobrar clientes inadimplentes por e-mail é cumprir a missão com profissionalismo e sem constrangimentos para os envolvidos.
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Representa também uma arma poderosa para recuperar valores, diminuir a inadimplência e manter clientes.
Neste post, saiba enviar e-mails bem construídos e com grandes chances de retorno do seu cliente.
Veja também:Acabe com as perdas. Conheça 6 dicas de cobrança de inadimplentes que funcionam mesmo
Os 7 mandamentos para enviar e-mail de cobrança ao cliente
Alta do desemprego e a queda do consumo em diversos setores da economia é a equação propícia para o aumento do número de inadimplentes.
No Brasil, a lei 14.414/11 que trata de beneficiar os bons pagadores do mercado pode não ter surtido efeito em cenários desfavoráveis ao crescimento econômico.
Por isso, empresas que têm bom relacionamento com seus clientes precisam saber como cobrar clientes inadimplentes por e-mail da forma correta.
Atitudes administrativas e personalização de conteúdo são duas dicas importantes que fazem toda a diferença na rotina de cobrança de uma empresa.
Confira 7 bons conselhos para usar o e-mail como forma de cobrança.
1- Organize seu cadastro de clientes
Quem são os clientes? Quais são os perfis? O que e quanto estão devendo?
Esse é o momento para colocar a casa em ordem e listar todos os clientes cadastrados na empresa, fazer um balanço de quem está devendo e separá-los para a próxima etapa.
2- Faça a abordagem correta – De olho na legislação
Por lei, toda cobrança indevida que leve o nome do cliente para o cadastro nacional de pessoas inadimplentes pode ser alvo de indenização judicial.
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Para fugir de uma ação por danos morais, é necessário cumprir bem o tópico anterior, organizando quem realmente deve à empresa.
Depois, a abordagem precisa ser elaborada a fim de que o devedor seja lembrado de sua dívida.
A empresa, então, pode se basear no contrato para realizar a cobrança, enviar dados precisos relatando a data do não pagamento, os valores, juros e o prazo de vencimento para a atual cobrança.
Objetividade e clareza são imprescindíveis na abordagem de como cobrar clientes inadimplentes por e-mail.
3- Negocie vantagens para pagamentos à vista
Se a empresa já sabe quem deve e conhece a abordagem da cobrança, propor uma negociação para pagamento à vista é uma isca poderosa para que a dívida seja finalmente quitada.
O desconto precisa ser convidativo, mas a empresa deve saber se poderá abrir mão do déficit.
A quantia pode ser um valor generoso ou optar por uma meramente simbólica para atrair o inadimplente ao pagamento.
Observar este tema com o setor financeiro e de estoque da empresa é muito importante.
4- Atenção ao assunto do e-mail
O assunto do e-mail é o título da mensagem.
É exatamente ele que pode fazer o cliente abrir ou não o e-mail de cobrança, o que torna o conteúdo poderoso e de extrema importância.
Note que clientes lêem dezenas de e-mails por dia e que a empresa disputará com eles a atenção.
Por isso, tenha em mente 3 princípios na hora de elaborar o assunto do e-mail:
- Precisa ser urgente;
- Precisa ser atraente;
- Precisa apresentar alguma vantagem (nem que a vantagem para o cliente seja ele não ter o nome no SPC ou Serasa se não pagar o valor devido).
Ao saber como como cobrar clientes inadimplentes por e-mail, a empresa deve fazer o consumidor pensar que ele tem sérias e boas razões para abrir a mensagem.
Não precisa ser hostil ou arrogante. A abordagem do título pode ser simplesmente um convite para o cliente não ficar endividado.
5- Ofereça opções de pagamento
Uma empresa que oferece opções de pagamento para um cliente não-pagante pode ter mais chances de receber o valor.
Aposte em uma oferta parcelada ou dê prazos mais longos para pagamentos.
6- Recorra a um sistema de gestão de cobrança
Se não há tempo nem equipe para enviar e-mail de cobrança ao cliente, o empresário pode optar por um sistema de gestão de cobrança.
Um software fará isso de forma automatizada, sem que funcionários ou o próprio empreendedor gaste muito tempo realizando esta tarefa.
O que sistemas de gestão de cobrança fazem?
Os softwares organizam cadastro de clientes, apontam seus devedores e agendam datas para o envio de e-mail de cobrança de inadimplentes, disparando e-mails automáticos, entre outras funções.
Busque soluções que se adequam à realidade de sua empresa.
7- Envie notificações
Caso não haja resposta do pagamento quando um e-mail de cobrança ao cliente é enviado, as notificações podem ajudar o consumidor a se lembrar ou a reforçar sobre a existência de sua dívida.
As notificações devem ser curtas, objetivas e com valor e data de vencimento para o pagamento da dívida explícita na mensagem.
A empresa pode solicitar o pagamento via boleto bancário, transferência, por cartões, pessoalmente ou através de sistemas de pagamentos online.
Modelo de e-mail de cobrança
A cobrança é uma das etapas do relacionamento com o cliente.
Lembre-se que ele já comprou, usou o serviço e, sim, mesmo sendo devedor, continua sendo um consumidor e pode vir a comprar ou indicar sua empresa para outras pessoas.
Portanto, na hora de cobrar, fique de olho em estratégias assertivas para não causar a rejeição do inadimplente.
Veja algumas algumas dicas importantes de como cobrar clientes inadimplentes por e-mail, manter o posicionamento da empresa e seduzi-lo a pagar.
- No título, evite palavras como “cobrar”, “cobrança” ou “dívida”;
- No e-mail, chame o cliente sempre pelo primeiro nome. Caro, “Sr. Rafael”, “Sra, Renata”.
- Personalize o e-mail. Cada cliente é único e deve ser tratado como tal. Além de chamá-lo pelo nome, evite expressões como “venho por meio desta” e outras expressões de formalidade que podem ser tratadas como impessoais. O cliente deve entender que a empresa escreveu um e-mail para falar com ele e não com outras 100 pessoas ao mesmo tempo.
- Escreva a mensagem de desconsideração para preservar a empresa de possíveis erros. Ao final, insira a seguinte mensagem: “Caso o pagamento já tenha sido efetuado, por favor desconsidere este aviso”.
Modelo de como deve ser um e-mail de cobrança:
Veja como cobrar clientes inadimplentes por e-mail:
Título do assunto: #nome da empresa# + Sua chance de se livrar da dívida
Caro, sr. (a) fulano de tal,
Viemos lembrar que há a fatura em aberto #número título#, no valor de R$ #valor do título# com vencimento em #data de vencimento#.
Para pagamento até a data de vencimento, oferecemos um desconto de 5% do valor total. Esta é a sua grande chance de se ver livre de uma dívida! Aproveite!
Caso o pagamento já tenha sido efetuado, por favor desconsidere este aviso.
Atenciosamente,
Nome da Empresa
Departamento de Cobrança
xxxxxxxx@xxxx.com.br
(xx) xxxx-xxxx
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