Ideias para reduzir custos nas empresas: 12 dicas que funcionam de verdade + checklist e plano de ação prático

Quando a crise aperta, os gestores tentam reduzir despesas – se não cortá-las de vez.

Mas nem sempre as ideias para reduzir custos nas empresas são boas. Muitos ainda acreditam que demitir e economizar em gastos pequenos, como na redução cafezinho, vai gerar a economia desejada.

A grande verdade é que a empresa precisa ter em mente que a redução dos custos deve ser contínua e envolver toda a empresa.

Está cansado de emitir suas notas fiscais uma por uma?

Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.

Nesse artigo, além de te dar dicas que podem ser aplicadas hoje mesmo em sua empresa, vamos sugerir estratégias que podem ser feitas de tempos em tempos (6 em 6 meses, por exemplo) e mais um checklist no final do artigo para colocar em prática essas ideias para reduzir custos nas empresas.

Vamos lá?

12 ideias para reduzir custos nas empresas

1- Automatize processos repetitivos

Automatizar processos ajuda você a ganhar tempo e reduzir custos (Lembra da velha máxima: “tempo é dinheiro”?). Sua empresa irá ganhar com a automatização quando precisar fazer tarefas repetitivas, por exemplo:

• Alimentar uma planilha de novos clientes quando uma transação é aprovada em seu meio de pagamento;
• Passar listas de contatos de clientes de planilhas para o disparador de e-mails;
• Enviar mensagem de voz ao celular para cliente se seu meio de pagamento avisar que ele atrasou um pagamento recorrente;
• Mudar a classificação de um lead para cliente em seu programa de automação de marketing quando um pagamento é aprovado em seu e-commerce.

Tudo isso leva minutos para ser feito, pensando em uma única ação parece rápido, mas se você mensurar isso em um mês pode estar tomando 1, 2, 3 dias dos seus funcionários para uma tarefa totalmente operacional.

Para isso, existem empresas especializadas em fornecer integrações entre aplicativos que você já usa, como o de seu meio de pagamento com o seu emissor de notas fiscais.

Duas empresas especializadas nisso são a Pluga e a Zapier.

Inclua a automação de processos e a integração de ferramentas na nuvem entre as suas ideias para reduzir custos nas empresas. Você terá grandes resultados de produtividade e tempo (e dinheiro, né?)!

2- Selecione novos fornecedores sempre

Você pode estar acostumado com o atendimento de uma empresa, mas consultar outros valores pelo mesmo serviço não faz mal nenhum.

Melhor ainda se você puder pesquisar preços dos fornecedores dos seus concorrentes. Será que eles não conhecem alguém que oferece o que você precisa por um preço melhor? É claro que eles não vão te contar, você terá que pesquisar até descobrir.

Mesmo que você esteja acostumado e satisfeito com os serviços de um determinado fornecedor, pesquisar um outro que tenha preços menores pode ser uma forma de negociar come ele. Com isso, você poderá diminuir custos nas empresas.

Nota fiscal emitida em massa via excel?

Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?

Entre em contato com ele e mostre que você conseguiu condições melhores, mas que quer manter o relacionamento. Faça isso para fortalecer a relação, não para ameaçar.

Você vai ver que dessa conversa pode sair uma maneira de como reduzir custos nas empresas.

3- Use aplicativos e sites como aliados

Hoje, qualquer empresa tem à sua disposição diversas opções de aplicativos, que ajudam na redução de custos. Há aplicativos para todos os serviços que você possa imaginar:

• Planilhas compartilhadas: você pode ter em mãos, em tempo real e por acesso remoto, as planilhas não só financeiras, mas de projetos, de objetivos e metas, de processos internos da empresa e tudo mais que você deseja gerenciar. Elas são editáveis simultaneamente por vários colaboradores, facilitando muio a troca de informação, como é o caso das Planilhas do Google.
• Bancos de imagens: você pode utilizar os que oferecem foto gratuitas para uso em sites, folhetos, mídias sociais e outros materias de comunicação. Veja depois exemplos como: Freepik, Pixabay e Vecteezy.
• Comunicação interna: a comunicação da sua empresa e, consequentemente, os resultados poderão melhorar muito com uso de aplicativos de comunicação interna: contas de e-mail, apps de videoconferência como o Hangouts, outros chats com mais recursos, como o Slack, drives para compartilhamento de arquivos, como o Google Drive, entre outros.
• SaaS Freemium: SaaS são empresas que oferecem um software com um serviço pago mensalmente (Software as a Service, em inglês). Existem softwares de CRM, gestão financeira, de projetos, de automação de marketing e muitos outros operando dessa forma. Acontece que várias dessas empresas oferecem planos Freemium para seus clientes, isto é, gratuitos para sempre só que com menos funcionalidades. Veja alguns exemplos: Agendor, Trello, Hubspot CRM.

4- Use a economia colaborativa

Outra forma de promover a redução de custos nas empresas é se valendo de diversos sites que integram profissionais que prestam serviços com as empresas e pessoas interessadas nesses serviços.

Existem empresas dos mais diversos ramos usando esse tipo de site, chamado de crowdsourcing.

São sites onde sua empresa pode reduzir drasticamente custos de TI, desenvolvimento e até de publicidade. Com o uso do crowdsourcing, sua empresa consulta a nuvem de fornecedores de serviços do site, anuncia seu problema e procura o melhor preço.

Limpeza, transporte, serviços de informática, design e até arquitetos e engenheiros se valem da internet para oferecer e prestar de serviço por meio do crowdsourcing.

Veja alguns exemplos de sites e aplicativos desse tipo que podem ser uma ótima maneira de como cortar custos nas empresas:

• Blumpa, serviços de limpeza
• Uber, transporte urbano
• Encontre Um Nerd, suporte técnico em informática e TI
• We Do Logos, design e logotipos
• GetNinjas, serviços gerais
• Crowdtest, encontra bugs em programas

Esses são serviços onde sua empresa pode garantir preço bom, economia e qualidade. Muitas vezes são prestados por autônomos ou pequenas empresas, muito ágeis e que querem prestar um excelente serviço, com preço acessível, para conquistar cada vez mais clientes.

Apesar de estar em espanhol, este infográfico é tão completo que vale a pena fazer um esforço para entender melhor o que é a economia colaborativa e como reduzir a conta empresarial com ela:

Fonte: TICs y Formacion

5- Use o home office

Se você quer economizar com colaboradores, nada melhor do que contratar pessoas para fazerem trabalho de forma remota. Essa é mais uma excelente ideia para reduzir custos na sua empresa.

Esses colaboradores podem não bater ponto, mas trabalham motivados e, dessa forma remota, o chamado teletrabalho, têm tudo para bater metas para sua empresa.

Além de ganhar um colaborador motivado, você ainda economiza custos com energia, telefone, mobiliário, materiais de escritório e até mesmo aluguel de salas.

Confira este infográfico que mostra as vantagens e desvantagens do home office para profissionais e empresas:

Fonte: Wpos

6- Mantenha sempre a equipe produtiva e enxuta

Em vez de demitir, tenha uma equipe formada por pessoas selecionadas dentro do perfil que sua empresa precisa, só isso já irá garantir mais engajamento e produtividade.

Treine colaborados e estagiários e só contrate se forem mesmo produtivos e com o perfil que sua empresa precisa no momento da contratação.

Todo ano veja se tem algum funcionário que não esteja mais de acordo com o perfil da sua empresa. Se for o caso, converse com ele e crie um plano de melhoria e capacitação.

É muito importante contar com uma equipe capacitada para atender às necessidades do seu negócio. O seu investimento de treinamento irá resultar em colaboradores mais especializados e prontos para realizar sua função em sua melhor performance.

Aproveite para conhecer alguns programas para controle financeiro grátis e comece a planejar a economia hoje mesmo.

7- Terceirize atividades que não são o foco do seu negócio

A terceirização é mais uma das ideias para reduzir custos nas empresas que são amplamente usadas.

Será que seu negócio precisa de um departamento de RH só para gerar folhas de pagamento ou fazer cálculos trabalhistas? Mesmo sobre o processo de seleção de novos funcionários, isso não poderia ser terceirizado?

Contabilidade, serviços de TI, assessoria jurídica, limpeza, segurança e muitos outros serviços, quando não são a atividade fim do seu negócio, podem ser terceirizados, promovendo grande sucesso na redução de custos.

Veja este interessante vídeo que encara até o coworking (espaços de trabalho remoto) como uma das  ideias inovadoras para reduzir custos nas empresas por meio de terceirização:

8- DaaS – Dispositivos de informática como serviços

Esta é uma daquelas ideias para reduzir custos nas empresas que muitas têm receio de utilizar. No entanto, o DaaS já é uma tendência em diversos países.

DaaS é uma sigla em inglês para a expressão Device as a Service. Significa dispositivo como serviço. E se você acha que tem relação com os SaaS, acertou!

O conceito é o mesmo, mas em lugar de fornecer um software como um serviço pago mensalmente, sua empresa usa computadores, desktops, laptops e outros dispositivos pagando uma taxa mensal.

As vantagens são enormes, porque a manutenção é toda por conta de quem oferece o serviço. Na verdade, caso qualquer um apresente defeito, é trocado imediatamente. E não se preocupe, bons DaaS mantém um backup de todas as informações na nuvem.

9 – Institua o Banco de horas

Outra ideia para reduzir custos na sua empresa é instaurar o banco de horas. Ao invés de pagar horas extras, você dará a possibilidade dos colaboradores usarem seu tempo extra aumentando um pouco as férias ou tirando uma sexta-feira para prolongar o fim de semana e ir visitar a família que mora longe (qualidade de vida 🙂 ).

Assim, você ganha ao economizar nesse desembolso e o seu funcionário ganha ao ter mais tempo livre para fazer o que gosta e descansar.

Isso pode ajudar até na produtividade dos colaboradores, já que já foi comprovado que tirar férias e folgas é essencial para manter o trabalho profissional em alta performance.

10 – Pense nos pequenos gastos também

Quando se precisa otimizar gastos, tudo é válido. Então as pequenas ideias para reduzir custos nas empresas também precisam ser lembradas aqui:

• Deixe lembretes: colocar sinalizações em locais estratégicos pode ajudar na economia. “Feche a torneira”, “Essa impressão é necessária?”, “Use sua caneca”, “Desligue o computador ao sair” e etc, podem ajudar a gerar a consciência da economia entre os funcionários.
• Incentive a economia: você pode fazer canecas de porcelana para todos os funcionários ou liberar um vale brinde para que eles escolham a que mais gostar. Assim, você economiza nos milésimos copinhos de plástico e café.
• Troque as lâmpadas: sim, elas ficam constantemente acesa e é um custo fixo. Vale separar um orçamento para trocar por versões mais econômicas.

11 – Renegocie dívidas e tarifas

Mesmo que você não pretenda cancelar um serviço, estar sempre em contato com seu gerente de contas ajuda na hora de negociar tarifas. Por exemplo, uma empresa que faz muitas vendas através de meios de pagamento, uma pequena redução na tarifa pode render milhares de reais economizados mensalmente.

Estamos acostumados a pagar juros altíssimos em dívidas em empréstimos. Estar sempre atento às melhores formas de deixar seu caixa no positivo é uma ideia para reduzir custos. Por exemplo, ao invés de quitar uma dívida em 12x, você pode negociar para pagar em menos parcelas com uma multa menor. No fim das contas, você estará economizando.

12 – Faça brainstormings em equipe

Sua equipe às vezes pode saber mais da rotina de sua área do que você, e isso é bom!

Isso quer dizer que eles mergulharam a fundo em sua especialização e cada vez mais estão preparados para sua função. Então, nossa última ideia é usar esse conhecimento para te ajudar no plano de redução de custos.

Marque uma reunião com as diferentes áreas com o objetivo de gerar ideias de economizas. Por exemplo, a sua equipe de estoque pode dar uma sugestão para melhorar a organização dos produtos e assim diminuir o tempo para encontrar as mercadorias de um pedido, assim, terão mais tempo para enviar mais pedidos.

Já sua equipe de marketing pode sugerir de mudar a embalagem de colorida para preta e branca, assim diminuindo o custo de impressão.

Como você viu, existem muitas alternativas do que fazer para reduzir custos nas empresas. Agora, mãos à obra!

Projeto de redução de custos para empresas (plano prático)

Ideias para reduzir custos nas empresas, você viu muitas. Mas como elaborar um plano de redução de custos para empresas?

Para saber como reduzir custos nas empresas, não adianta empregar algumas das ideias acima aleatoriamente. Elas não se tornaram em medidas de sucesso na redução de custos automaticamente. Dessa forma, nada de concreto vai acontecer.

Por isso, para ajudar pessoas que querem diminuir custos nas empresas, elaboramos um roteiro.

Siga os passos desse projeto de redução de custos para empresas. Você verá que os resultados obtidos serão mais efetivos e alcançados mais rapidamente.

Plano para redução de custos para empresas passo a passo

1. Crie um time de redução de custos: reúna um representante de cada área da empresa para fazer parte desse time, além de 3 ou 4 especialistas da área de finanças e contabilidade.
2. Nomeie um líder do projeto: ninguém estará disposto a cortar verbas em sua área, durante um projeto de redução de custo nas empresas. Daí a importância de contar com um líder. Ele ajudará a dirimir conflitos de interesses, com apoio dos especialistas.
3. Analise quanto cada área contribui para o lucro da empresa: comece pela parte positiva, para não desmotivar nenhum integrante. Saber quem gera mais lucro é uma boa forma de direcionar recursos para as áreas certas.
4. Descubra quanto cada área representa de gastos para o negócio: isso não significa que uma área que gasta muito terá grandes cortes. Mas é preciso ter essa informação.
5. Compare lucro com custo de cada área: áreas que gastam muito e geram pouca receita serão um alvo prioritário. Mas cuidado: existem algumas atividades críticas (como a segurança da informações em um banco, por exemplo) que mesmo caras e pouco lucrativas não podem ser prejudicadas.
6. Peça que cada área apresente um plano de redução de custos: inicialmente, cada departamento olhará para dentro de si e procurará soluções (pode ser desde a mudança de um fornecedor, até mesmo um descontinuação de um serviços que não está dando os resultados esperados).
7. Abra para um debate entre todas as áreas: depois da apresentação de cada área, todos debaterão entre si as melhores ideias para reduzir custos nas empresas.
8. Defina as melhores ideias e trace o plano: depois da discussão em grupo, o líder do projeto em conjunto com os especialistas define o que será feito, por quem e quais os prazos de execução.
9. Faça acompanhamento e ajustes: conforme os projetos são executados, os resultados são medidos e ajustes feitos, se necessário.

Siga este passo a passo e terá sucesso na redução de custos em sua empresa.

Confira este infográfico com checklist desse passo a passo:

DICA EXTRA: Utilize um gerenciador de notas fiscais eletrônicas

Um gerenciador de notas fiscais é mais uma das ideias para reduzir custos nas empresas. Trata-se de um programa que vai facilitar a sua vida, a do financeiro de sua empresa e a do seu contador.

Além de fazer tudo de uma forma muito mais rápida e prática, esse sistema já calcula os impostos e está sempre em contato direto com as prefeituras.

Além de evitar erros e atrasos, um sistema como o NFE.io deixa mais tempo sobrando para seus funcionários se dedicarem a outras atividades, mais rentáveis para o seu negócio.

Dessa forma, eles são muito mais ágeis e produtivos. O que, certamente, é mais uma das boas ideias para reduzir custos nas empresas.

Com o NFE.io você conta com desconto na emissão do certificado digital. Também com um painel de controle. Ele ajuda a acompanhar em tempo real todo seu faturamento mensal e diversos outros dados sobre suas notas fiscais. Veja:

Vale lembrar que o NFE.io permite a emissão de notas fiscais com mais de um CNPJ e para diferentes prefeituras. Isso na mesma interface, sem ter que sair e entrar em vários sites diferentes.

Confira: Gerenciador de nota fiscal eletrônica: conheça o NFE.io