Você ouviu falar sobre a contabilidade 4.0 e está pensando em migrar de sistema contábil no seu escritório?
Saiba que, ao fazer esse investimento, é possível aumentar a produtividade, evitar erros com a execução de trabalhos manuais e automatizar os processos da sua empresa.
Porém, para garantir todos esses benefícios, é importante investir em boas soluções tecnológicas no seu negócio.
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Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.
Dessa forma, você garante maior segurança e privacidade nos seus dados e, ainda, facilita a rotina de trabalho dos seus colaboradores.
Por esse motivo, preparamos este post para apresentar algumas dicas de como fazer a migração do sistema contábil de maneira eficiente.
Além disso, apresentaremos qual é a solução ideal para o seu escritório. Ficou curioso para saber mais sobre o assunto?
Então é só continuar a leitura!
O momento para migrar de sistema contábil
Certamente, quando você migrou das planilhas para um sistema contábil, a sua empresa deu um salto de produtividade, não é mesmo?
Porém, com o passar do tempo, as necessidades mudam e muitos softwares não têm funções automatizadas que consigam resolver as novas demandas.
Com isso, é comum que os analistas tenham que recorrer às planilhas para fazer alguns cálculos complexos.
Porém, quando isso ocorre com certa recorrência, é hora de repensar se esse sistema ainda faz sentido para o seu escritório.
Afinal, quando você decidiu fazer esse investimento, com certeza estava em busca da automatização de processos e do aumento da produtividade, não é mesmo?
Por isso, é importante estar antenado às novas tecnologias na contabilidade para saber quais valem a pena investir.
A importância de saber o funcionamento do processo
Se você chegou à conclusão de que o seu sistema contábil está obsoleto e de que está na hora de fazer a migração, é importante entender como funciona esse processo.
Afinal, os seus dados — que são cruciais para o negócio — serão movidos para um novo local e você deve ter confiança de que esse procedimento é realmente seguro, certo?
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Por isso, é importante contar com o auxílio de bons fornecedores.
Afinal, com a experiência no mercado, eles estarão aptos para sanar todas as suas dúvidas e oferecer a segurança necessária para que você faça essa migração.
Além disso, poderão fornecer todo o suporte para que esse processo seja realizado da melhor maneira possível.
O passo a passo para a migração
A seguir, apresentamos um passo a passo para ajudar o seu escritório a fazer a migração do sistema contábil e aproveitar todos os benefícios desse processo. Acompanhe!
Escolha um bom fornecedor
A escolha de bons parceiros é fundamental para qualquer negócio. Por isso, ao decidir pela migração do sistema contábil, faça uma pesquisa no mercado e escolha um fornecedor que tenha experiência e credibilidade.
Além disso, analise se os recursos disponibilizados pelo software fazem sentido para a sua empresa.
Avalie o suporte
Antes mesmo de fazer a contratação do novo software, avalie como é o suporte oferecido pelo fornecedor.
Isso é importante para que você possa garantir o auxílio durante todo o processo. Além disso, também é essencial contar com a assistência desses profissionais durante o período de adaptação do seu escritório ao uso dessa nova ferramenta.
Organize a empresa para a mudança
Essa etapa é muito importante para não prejudicar o andamento das atividades corporativas.
Por isso, avalie qual é a melhor data e horário para fazer a migração e qual é a duração do processo.
Dessa forma, todos conseguem se planejar da melhor maneira possível.
Disponibilize as informações
Nesse momento, você deve indicar quais serão os dados da sua empresa que devem migrar para o novo sistema.
Porém, antes de disponibilizar o acesso a essas informações, é importante fazer uma cópia de segurança e verificar se os formatos dos sistemas são compatíveis.
Promova treinamentos para o uso do novo software
Capacitar a equipe para utilizar o novo sistema é fundamental.
Isso porque não adianta investir em uma solução muito robusta se os seus colaboradores não conseguem utilizá-la na sua rotina de trabalho.
Portanto, não negligencie essa etapa no seu escritório, já que é a partir dela que você conseguirá alcançar os resultados esperados com esse investimento.
Os fatores a serem considerados no processo
A seguir, apresentamos alguns aspectos que devem ser avaliados antes de fazer a migração de sistemas contábeis. Acompanhe!
Atendimento às necessidades
Antes de fechar o contrato com qualquer fornecedor, você deve conhecer quais são as necessidades do seu escritório.
Dessa forma, é possível identificar quais softwares são mais indicados para a sua empresa. Portanto, conheça todos os seus processos internos antes de contratar um novo sistema, ok?
Funcionalidades do novo sistema
Após definir as suas necessidades, é importante avaliar todos os recursos oferecidos pelo novo sistema.
Assim, você consegue determinar qual é o software mais indicado para o seu negócio e fazer uma boa escolha.
Relação custo-benefício
Quando você faz um comparativo entre as necessidades do seu escritório e os recursos disponibilizados pelos softwares existentes no mercado, é possível escolher a solução ideal para o seu negócio.
Porém, é importante verificar qual é o fornecedor que apresenta a melhor relação custo-benefício. Para isso, ao receber as propostas, não avalie o preço ou a qualidade do serviço oferecido de maneira isolada.
Pelo contrário, faça uma análise conjunta para garantir uma boa escolha.
Como você pode perceber, para migrar de sistema contábil é importante escolher soluções que ofereçam recursos que facilitem a rotina de trabalho no seu escritório.
Ao fazer esse investimento, você consegue ter maior controle na gestão de clientes, otimizar o registro das movimentações, fazer o gerenciamento de documentos e muito mais!
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