Por estar presente em praticamente todos os computadores corporativos, o Microsoft Excel se tornou a ferramenta usada para realizar tarefas de contabilidade básicas de pequenas empresas.
Porém, mesmo sendo úteis para uma startup, as planilhas acabam se tornando incômodas (e potencialmente danosas) quando dados financeiros de uma empresa em expansão são gerenciados.
Quando você tiver mais clientes e transações, será hora de mudar para o software financeiro.
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Veja como fazer a transição.
Por que você deve mudar para o software financeiro
Conforme seus clientes, seus fornecedores e suas transações aumentam, gerenciá-los no Excel se torna cada vez mais complicado.
Gerar relatórios, o que exige a inserção de fórmulas específicas manualmente para obter as informações desejadas, fica muito mais demorado quando se trabalha com grandes quantidades de dados.
Além disso, a precisão das planilhas depende da pessoa que insere as informações, e estudos mostram que a taxa de erro aumenta conforme a complexidade da planilha.
Basta perguntar à JPMorgan sobre o efeito devastador que um erro no Excel pode ter na integridade dos dados.
Diferente das planilhas, o software financeiro é projetado para ser dimensionado com seu negócio.
Como esses programas obtêm dados de sua instituição financeira em tempo real, você economiza o tempo da inserção de dados e consegue registros mais precisos. Relatórios prontos para uso oferecem informações detalhadas com apenas alguns cliques.
O software financeiro também facilita o gerenciamento de vários usuários, permitindo que você restrinja o acesso a determinados dados e fornecendo um registro de auditoria para que você veja os detalhes de cada transação e monitore e corrija facilmente possíveis erros.
Outras vantagens incluem o acesso a qualquer momento e em qualquer lugar às informações financeiras e a sincronização fácil com outros aplicativos de negócios. Tente fazer tudo isso com uma planilha.
Preparação dos dados
A maioria dos programas financeiros pode facilmente importar arquivos do Excel.
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No entanto, eles não sabem automaticamente onde as informações devem ficar; por isso, você terá de reformatar alguns de seus dados. O software financeiro que você escolher terá requisitos sobre como as informações devem ser organizadas.
Por exemplo, se o e-mail da empresa ficar antes do número de telefone na planilha de dados do cliente e aparecer depois desse número no programa financeiro, você terá que reordenar os dados do arquivo do Excel antes de importá-lo.
O programa provavelmente também terá requisitos para cabeçalhos de coluna, formatação de datas e moeda, limites de caracteres e assim por diante.
Além disso, os requisitos serão diferentes para cada tipo de lista a ser importada (cliente, fornecedor, conta, etc.).
Verifique as instruções para seu software específico e edite os dados da planilha adequadamente.
Esse é também o momento de limpar os erros de entrada de dados se isso ainda não tiver sido feito.
A melhor época do ano para fazer a mudança
A época óbvia para fazer a troca entre um sistema baseado em Excel e o novo software financeiro é ao final do ano fiscal da empresa.
Assim, a transição é mais tranquila, pois todas as contas foram reconciliadas, os relatórios de final de ano, feitos, e os ajustes finais, realizados.
Porém, na prática, é possível trocar o sistema em qualquer época do ano.
Para a transição ser a mais tranquila possível, escolha uma época que não seja muito ocupada em seu setor e que seja no final do mês, do trimestre ou de outro período contábil claramente definido.
Gerenciamento do período de transição
Mesmo que tenha feito o trabalho de preparação necessário e escolhido a data de ativação menos prejudicial, você enfrentará alguns problemas durante a transição das planilhas para o software financeiro.
Permita o tempo necessário para se adaptar ao novo fluxo de trabalho e resista à vontade de atribuir todas as dificuldades ao software.
Dito isso, não hesite em usar as opções de suporte do programa quando necessário. Independentemente de qualquer coisa, administre o sistema financeiro antigo e o novo em paralelo por um curto período até ter certeza de que o novo sistema funciona sem problemas.
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