Dados divulgados pela empresa de consultoria Delloite mostram que 59% das empresas optam pela terceirização de serviços como forma de reduzir custos e que 57% delas apontam a necessidade de focar em seu core business como a segunda razão para isso.
O fato é que a terceirização de processos é uma ferramenta usada pelas empresas com grande sucesso em diversas áreas e não há motivos para que a terceirização de serviços de TI também não seja.
Para isso, é importante tomar algumas providências, todas elas voltadas para que você não perca o controle dos processos.
Precisa validar muitas notas fiscais?
Consulte em massa todas as notas fiscais de produto emitidas no Brasil!
Afinal, da mesma forma que você acompanha o desempenho de seus funcionários contratados diretamente por sua empresa, e faz o gerenciamento de serviços de TI, o mesmo terá que ser feito ao se optar pela terceirização.
E se este não é core business de sua empresa, a terceirização de serviços de TI será uma garantia de que uma empresa especializada e com foco nessa área estará prestando serviços para você em um nível que, provavelmente, sua empresa não conseguiria desenvolver com essa mesma de qualidade.
Confira as dicas para que a terceirização de serviços de TI em sua empresa seja um sucesso.
Como fazer a terceirização de serviços de TI e manter a qualidade
1- Escolha um fornecedor que atenda seu nível de exigência
Procure no mercado empresas conceituadas e comece a terceirização por etapas. Escolha algumas áreas e teste a eficiência dos serviços prestados.
Conforme for ganhando confiança, vá ampliando a terceirização de serviços de TI até o máximo.
2- Foque em um único fornecedor
É muito mais difícil gerenciar várias empresas do que uma. Talvez seu negócio tenha particularidades complexas que o obriguem a optar por mais de uma empresa, com capacidades técnicas específicas para diferentes serviços de TI, mas, se possível, tenha foco em uma única empresa.
3- Defina o líder da área de serviços de TI de sua organização
A terceirização de serviços de TI não significa abandonar a área nas mãos de outra empresa. É preciso ter um gestor interno de TI, em nível de diretoria ou gerência, e uma equipe responsável por acompanhar os processos de TI terceirizados.
4- A empresa terceiriza deve ter um gerente de projeto responsável
Centralize sua comunicação com o líder de seu projeto na empresa terceirizada. Evite ter múltiplos contatos e responsáveis a quem pedir providências.
Ao focar em um gerente, você torna a supervisão dos serviços de TI muito mais ágil, diminuindo ainda mais seus custos de gerenciamento.
5- Modele os processos de TI
É importante que sua empresa apresente os fluxos de processos de TI que deseja que sejam executados pela empresa terceirizada.
Se sua empresa já conta com processos de TI otimizados, compartilhe este conhecimento.
Está cansado de emitir suas notas fiscais uma por uma?
Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.
Faça a modelagem de processos de negócios da maneira ideal para que as informações fluam adequadamente entre as duas empresas, e que as entregas dos serviços sejam eficazes e eficientes.
Por exemplo, se sua empresa já tem um processo de Service Desk ITIL [https://www.heflo.com/blog/itil/itil-service-desk-process-flow/] pronto, ele também deve ser usado como modelo pela empresa terceirizada.
6- Defina KPIs
Ao definir indicadores de performance e níveis de atendimento mínimo – de preferência por meio de um contrato – você terá como controlar o desempenho dos serviços de TI, exigir melhorias ou ter ciência de que tudo está ocorrendo da maneira que foi determinada.
7- Indicadores em tempo real
Se você automatizar os processos de serviços de TI, será possível construir dashboards onde os níveis dos KPIs estão sempre atualizados, em tempo real, permitindo um acompanhamento constante.
Na verdade, independentemente de ter optado ou não pela terceirização de serviços de TI, o ideal é sempre contar com este tipo de feedback automático.
8- Reuniões de prestação de contas e apresentação de relatórios
Defina a periodicidade de suas reuniões formais de apresentação de relatórios de performance, que devem ocorrer, preferencialmente, em sua empresa, onde você terá mais controle da situação. Uma vez por mês pode ser o suficiente.
Com estas 8 providências, você conseguirá monitorar de perto a terceirização de serviços de TI, contando com informações confiáveis e atualizadas, permitindo tomar rápidas providências em caso de necessidade e mantendo a qualidade dos serviços.
Este artigo foi escrito pela equipe do HEFLO, um software de modelagem de processos intuitivo e baseado na nuvem.
