Compreender os processos organizacionais de uma empresa amplia a visão sobre o seu funcionamento e desempenho, auxiliando na identificação de problemas e soluções. Isso porque esses processos compreendem todas as etapas e atividades que integram o caminho que viabiliza a entrega de um produto ou serviço.
Saber detalhadamente quais são as tarefas envolvidas na rotina de uma instituição é o primeiro passo para melhorar sua execução e alcançar as metas estabelecidas de vendas e crescimento, consequentemente. Para isso, é essencial que cada processo esteja interligado aos demais de forma que os setores se complementem.
Algumas ferramentas e estratégias podem auxiliar o gestor nesse percurso. Criar um diagrama para cada processo, por exemplo, ajuda no mapeamento de possíveis problemas e na identificação das soluções disponíveis.
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O Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas em Minas Gerais (Sebrae – MG) ressalta que “em uma empresa, somente é possível gerenciar o que se mede e se define, e só se define o que se compreende”. Nesse sentido, os indicadores são aliados importantes dos empreendedores no processo de gestão, pois medem a diferença entre a situação desejada (metas) e a situação atual (resultado).
Importância dos processos organizacionais
É fundamental para o mapeamento de oportunidades de melhorias contar com um desenho objetivo e claro da cadeia de produção do negócio. Na prática, isso significa que, ao se deparar com um desvio no processo – como um atraso ou falha de comunicação –, uma companhia que mantém suas rotinas e tarefas de modo alinhado consegue identificar com mais facilidade a origem do problema.
Outro benefício de acompanhar os processos empresariais é a chance de trabalhar com indicadores de performance. Assim, é possível criar metas de vendas e de produção, por exemplo, e fazer o acompanhamento periódico, auditando fases específicas do trajeto do produto ou serviço.
Conforme destacado pelo Sebrae-MG, os indicadores são fundamentais no processo de raio X das empresas. Eles apontam o caminho a ser seguido e são os referenciais, fornecendo uma base objetiva para identificar problemas, definir prioridades e verificar como andam os esforços para a melhoria da empresa.
Um indicador com foco no processo empresarial de vendas, por exemplo, é a taxa de conversão. Ela indica a quantidade de prospects, ou seja, de consumidores em potencial convertidos efetivamente em clientes depois de um investimento em determinada estratégia.
Dessa forma, acompanhar essa taxa é primordial para saber se o conteúdo está trazendo engajamento e qual o nível de eficácia da estratégia de vendas – já que isso impacta diretamente o faturamento –, além de poder apontar problemas que ocorram em outras áreas da corporação.
Tipos de processos empresariais
Para que as empresas consigam desenvolver e aprimorar sua performance, também é importante conhecer os diferentes tipos de processos empresariais. Isso porque cada companhia deve investir em gestão de tarefas da maneira mais coerente aos seus valores e visões, segmentando-os de maneira funcional.
Basicamente, de acordo com o Instituto de Especialização em Vendas (IEV), existem três tipos principais de processos empresariais. Eles compreendem os processos primários, os de apoio e os gerenciais.
Processos primários
Os processos primários são aqueles que têm interface direta com o público de fora da empresa. De modo geral, eles se relacionam também com as atividades fim da marca.
Em um negócio de produção e varejo de roupas, por exemplo, os processos primários incluem a produção das peças, o controle de qualidade do produto e a venda das roupas.
Processos de apoio
Os processos empresariais de apoio compreendem as atividades de suporte e não estão diretamente ligados ao público externo. Vale lembrar, contudo, que mesmo assim, esses processos são fundamentais para garantir uma experiência do cliente satisfatória.
Isso ocorre porque os processos de apoio se relacionam com áreas que afetam os processos primários de maneira direta. São eles que permitem que a oferta de serviços ou produtos ocorra de maneira contínua, coerente e eficaz.
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Alguns exemplos desses processos são a criação de campanhas de marketing e vendas, o treinamento de funcionários e ações contábeis e financeiros.
Processos gerenciais
Os processos empresariais gerenciais dizem respeito às tarefas relacionadas à gestão estratégica da empresa.
Eles são fundamentais para o andamento dos outros modelos de processos organizacionais, uma vez que refletem competências da liderança, encarregada de orientar e guiar os demais setores da organização.
Alguns exemplos, além do desenvolvimento de estratégias, são a análise de performance, a criação de planejamento estratégico, reuniões e feedbacks com as equipes.
