Muito empreendedores consideram a organização das finanças como um dos pontos mais desafiadores da gestão empresarial. Se tratando de micro e pequenas empresas, muitas vezes o próprio empreendedor acaba se encarregando das operações e do controle financeiro.
Já nas empresas de porte maior, geralmente existe um setor especializado em cuidar dos processos financeiros, o que não significa que o empreendedor possa se dar ao luxo de deixar de avaliar os principais indicadores e conhecer a real situação financeira da empresa.
A razão disso é muito simples, conhecer a situação das finanças é essencial para a definição de estratégias assertivas. Pense por exemplo um empresário que esteja pretendendo aumentar o volume de vendas no próximo ano. Para que esse crescimento seja possível, será necessário investir na compra de novas máquinas, aumentar o volume de estoque, etc. Sem ter um parecer apurado sobre a situação financeira da empresa, fica praticamente impossível garantir que esse crescimento pretendido possa acontecer de maneira sólida e sustentável.
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Por essa razão separamos neste post 7 dicas essenciais para você organizar as finanças e potencializar os resultados do seu negócio.
1) Utilize um sistema de gestão financeira
Um dos aspectos mais importantes para você manter suas finanças organizadas é ter um sistema de gestão que permita que os processos sejam efetuados de forma simples, rápida e dinâmica e que as informações estejam disponíveis para você usar estrategicamente.
Muitas empresas, sobretudo as de porte menor, cometem o erro de não ter um sistema apropriado para lidar com as suas finanças, e na maioria das vezes é por pura falta de conhecimento. A maioria dos empresários ainda acreditam que os softwares de gestão são inviáveis do ponto de vista financeiro.
É importante destacar que atualmente existem muitas alternativas de softwares de gestão financeira que atendem a diferentes necessidades a preços acessíveis. Ficar refém de planilhas e outras formas mais rudimentares de controle financeiro tornam as operações mais lentas, menos confiáveis sem contar que o processamento das informações para o uso estratégico se torna muito menos convidativo.
Já pensou ter que fazer um relatórios dos produtos mais vendidos para os principais clientes tendo que resgatar todos os dados em diversas planilhas? Vai ser trabalhoso não é mesmo? Nesses casos o mais comum é que os gestores, que normalmente têm o tempo escasso, deixem os controles de lado e acabem prejudicando os resultados do seu negócio.
Utilizar um software de gestão financeira é um passo notável em direção à organização das suas finanças. Pra quem não sabe por onde começar, nossa dica é o software de gestão financeira Controlle que tem preços bem acessíveis, um layout bem dinâmico e é uma ótima ferramenta de gestão financeira. Clique aqui se quiser saber mais.
2) Registre todas as entradas e saídas
Para que você não perca o controle sobre as suas finanças é fundamental que sejam registradas todas as movimentações financeiras que a empresa efetuar. Não importa que seja um gasto irrelevante como uma nota de R$5,00 de material de escritório, registre todas as entradas e saídas, caso contrário o acúmulo de contas não registradas pode comprometer a qualidade e a assertividade do seu fluxo de caixa.
Neste sentido é importante que os responsáveis pelos processos financeiros sejam pessoas organizadas e bastante disciplinadas. O ideal é que as movimentações sejam lançadas diariamente para que o sistema fique alinhado à situação das contas bancárias.
3) Separe as finanças pessoais e as finanças do seu negócio
Pode parecer elementar dizer isso, mas um dos maiores problemas que muitas empresas enfrentam na hora de organizar a suas finanças é misturar as contas pessoais e corporativas. No meio das contas a pagar, não raro os funcionários do setor financeiro encontram a mensalidade da escola, a fatura do cartão de crédito do patrão e várias outras contas que não tem nenhuma relação com a atividade da empresa.
Essa realidade é muito comum nas micro e pequenas empresas, mas muitas empresas de médio e grande porte enfrentam o mesmo problema.
Mas qual o problema de misturar as finanças pessoais e corporativas? Existem inúmeros, a começar pela aferição dos resultados da empresa. Quando o empresário não consegue determinar com precisão os custos do negócio, como poderá avaliar se o negócio está sendo lucrativo ou não?
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Outro problema muito comum é em relação ao controle dos gastos do próprio empresário. Quando ele mistura as suas principais contas com as contas da empresa, ele perde consciência sobre quanto ele está gastando no seu dia a dia e se o seu padrão é condizente com o padrão de consumo que ele realmente poderia ter.
Fora isso, os excedentes gastos pelos empresários acabam não sendo reinvestidos na empresa limitando suas chances de crescimento. A melhor alternativa, neste sentido, é definir um pró-labore fixo e desvencilhar as contas pessoais das contas da empresa.
4) Tenha um contador
O empreendedor geralmente não é um especialista em finanças, por essa razão é importante que seja bem assessorado por um profissional que domine o assunto. Muitos empresários optam por não buscar o aconselhamento profissional e, quando menos esperam, são surpreendidos com problemas fiscais.
Um contador pode ajudar a sua empresa a traçar uma estratégia financeira mais consistente e a não gastar ais do que o necessário com tributos e outras variáveis.
Se você está na dúvida se deve ou não contratar um contador, confira este post sobre esse assunto!
5) Analise o fluxo de caixa
O fluxo de caixa é uma ferramenta muito importante e largamente utilizada na gestão financeira que permite acompanhar a movimentação financeira de uma empresa dentro de um determinado período. Colocando de outra forma, a ferramenta basicamente analisa todas as entradas e saídas de capital que vão ocorrer, indicando como estará o caixa em cada período projetado.
A partir do uso dessa ferramenta é possível ter uma visão muito mais acurada sobre a real situação financeira da empresa o que permite aumentar a assertividade das decisões estratégicas, fugir de endividamentos, etc.
A análise do fluxo de caixa independe do porte da empresa e que micro e pequenas empresas também podem se beneficiar do uso dessa ferramenta. Vale ainda destacar que através do uso da ferramenta de gestão apropriada, a análise do fluxo de caixa se torna uma atividade simples e dinâmica.
6) Invista em educação financeira
Como dissemos anteriormente, os empreendedores não são necessariamente especialistas em finanças mas é fundamental que estejam por dentro dos principais conceitos desse universo se quiserem organizar suas finanças de maneira apropriada.
Você sabe o que são despesas fixas e variáveis? A diferença entre despesa e investimento? Você saberia explicar o conceito de margem de lucro? Consegue analisar um balanço patrimonial? Está por dentro do que é DRE? Depreciação? Amortização?
Existe um série de cursos pagos, presenciais ou online, sem contar o imenso volume de conteúdos disponíveis gratuitamente na internet acerca do tema. Muitas vezes o investimento nem precisa pesar do bolso, basta um pouco de iniciativa e vontade de aprender.
Quando o empreendedor domina os conceitos e aprende sobre as principais ferramentas existentes no universo financeiro, ele consegue pensar de maneira estratégica e organizar suas finanças de maneira mais eficiente e assertiva.
7) Defina metas e acompanhe resultados
Assim como no setor de vendas ou no setor produtivo, é importante que você crie métricas para avaliar o desempenho do setor financeiro da sua empresa.
Ao criar metas, o empreendedor garante que as ações executadas no setor estão sendo orientadas no mesmo sentido da estratégia organizacional. O empreendedor pode definir metas de margem de lucro, de índice de endividamento, de crescimento, etc.
Mais do que definir metas, no entanto, é fundamental que o empreendedor foque no acompanhamento dos resultados sendo alcançados periodicamente. Os resultados sendo alcançados estão aquém do esperado? Quais mudanças podem ser realizadas para melhorá-los?
Ao definir as metas financeiras é importante que elas sejam mensuráveis e realizáveis. Metas subjetivas como: “nosso objetivo é entrar em uma trajetória de crescimento” não dão origem a planos de ação consistentes. As metas devem ser mensuráveis “nosso objetivo é crescer 10% no próximo semestre”. Dessa forma é possível quantificar a distância entre a meta e a realidade e criar planos corretivos para corrigir eventuais falhas estratégicas.
O controle da finanças da sua empresa não precisa ser um processo difícil e trabalhoso. Basta se manter por dentro das diversas ferramentas que foram criadas para tornar a gestão mais simples e eficiente.
Gostou das nossas dicas? Qual estratégia você tem utilizado para organizar as finanças do seu negócio? Compartilhe conosco a sua experiência! Para ficar por dentro de outros conteúdos como este, não deixe de nos acompanhar. Até a próxima!
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