Para agilizar e simplificar a entrega de obrigações acessórias das empresas e garantir mais transparência desses dados, foi criada a ECD, Escrituração Contábil Digital.
A Escrituração Contábil Digital veio para substituir o uso de papéis nesse processo contábil e foi instituída pela Instrução Normativa RFB nº 1.774, de 22 de dezembro de 2017.
Quer entender melhor o que é a ECD, até quando deve ser enviada e como deve ser realizado esse processo de comunicação com o Fisco? Confira as informações que reunimos, a seguir, e descubra quais pessoas jurídicas devem entregar essa obrigação!
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O que é ECD?
A ECD (Escrituração Contábil Digital), é uma obrigação anual que traz informações a respeito da realidade contábil de uma empresa, sendo que o envio desse documento é feito de forma eletrônica.
Ela permite mais rapidez e agilidade ao trabalho do contador, pois vem para substituir a entrega da obrigação acessória, antes realizada no papel.
Além disso, garante um controle maior dos dados e funciona como um instrumento de fiscalização da Receita Federal.
Dessa forma, a prestação de contas da empresa é otimizada e feita de um modo mais seguro, garantindo a transparência das informações junto ao Fisco municipal, estadual e federal.
O objetivo de fazer a escrituração contábil digital é informar acerca destas documentações:
- Livro Diário e seus auxiliares (caso tenha), em que constam as operações diárias da empresa;
- Livro Razão e seus auxiliares (caso tenha), com as transações contábeis que estão no Livro Diário;
- Livro Balancetes Diários, com os balanços e as fichas de lançamentos comprobatórias do que está descrito.
Diferença entre ECD e ECF
É importante saber diferenciar a ECD da ECF, que é a Escrituração Contábil Fiscal e serve para informar as operações que têm influência nos cálculos referentes ao Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) e à Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).
Prazos de entrega
Empresários e profissionais da contabilidade devem ter atenção especial ao prazo de entrega da Escrituração Contábil Digital. O envio precisa ser realizado até as 23h59 do último dia útil do mês de maio, no ano seguinte ao ano correspondente à declaração.
Se a ECD não for enviada no período determinado pela Receita Federal ou venha com algum problema nas informações, pode haver multas, como:
- 0,02% por dia de atraso, com base sobre a receita bruta no período referente da escrituração, sendo que esse percentual fica limitado a 1%;
- 5% referente ao valor da operação correspondente no caso de inconsistência das informações;
- 0,05% com base na receita bruta no período referente à escrituração, quando os documentos não apresentam os requisitos necessários.
Qual é a relação da ECD com o SPED?
A ECD está incluída no programa governamental SPED (Sistema Público de Escrituração Digital). Dessa maneira, o arquivo digital gerado com as informações contábeis é transmitido ao repositório nacional do SPED fiscal.
O programa realiza a recepção, a validação, o armazenamento e a autenticação do que foi enviado e depois disponibiliza esses dados para a Junta Comercial.
Para ser comprovada a autoria do arquivo eletrônico, é preciso ter uma assinatura digital (com certificado de segurança A1 ou A3), emitido em instituição credenciada no ICP-Brasil.
Como fazer a ECD?
Para fazer a entrega da ECD, o primeiro passo é gerar o arquivo para importação a partir do sistema contábil que você utiliza.
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É claro que, se preferir, é possível até preencher as informações manualmente, mas é uma atividade mais trabalhosa e sujeita a erros, o que pode prejudicar seu serviço e a empresa que o contratou. Por isso, contar com um sistema de gestão financeira é essencial.
Em seguida, o arquivo deve ser submetido ao Programa Gerador de Escrituração (PGE), do SPED. A ECD precisa ter, no mínimo, duas assinaturas: uma do contador (e-CPF) e uma da empresa (e-CNPJ ou e-CPF do representante legal). É possível ainda ter uma assinatura com um e-CPF ou e-CNPJ de procurador da empresa.
Um ponto importante que o profissional de contabilidade deve ter cuidado, é fazer uma verificação detalhada da demonstração, antes de realizar o envio. Após enviado, é necessário armazenar o arquivo eletrônico em um local seguro.
Qual é a importância da ECD para o contador?
Muitos empresários já conhecem a importância da entrega da ECD, e o contador assume papel fundamental para o envio desse documento. É que, como a Escrituração Contábil Digital traz as demonstrações completas da empresa, torna-se uma forma de o Fisco fazer o cruzamento ágil de informações com outras obrigações entregues no SPED.
É preciso comentar ainda a vantagem de contar com um livro digital, reduzindo os custos com papéis, encadernações e taxas com registros na Junta Comercial. Outro ponto é ter as informações fiscais organizadas.
Quais empresas têm essa obrigação em fazer o ECD?
Entregar a ECD anualmente é obrigatório para as empresas que, pela legislação comercial, devem ter os registros contábeis.
Entre os exemplos, aquelas em regime de tributação de Lucro Real, as de tributação de Lucro Presumido, Sociedade em Conta de Participação, além de empresas de Simples Nacional que receberam recursos de investidores-anjo.
Vale lembrar que, os profissionais enquadrados como Microempreendedor Individual (MEI) não precisam fazer a entrega anual da Escrituração Contábil Digital.
Nesse contexto, é fundamental que contator esteja sempre em atualização às conformidades da lei e entender as diferenças de obrigações para cada tipo de empresa. Assim, terá a expertise na área e fornecerá as orientações corretas aos seus clientes.
Entrega facultativa
Pessoas jurídicas que não são obrigadas a entregar essa declaração financeira podem realizar o envio de forma facultativa. Nesses casos, não há incidência de multas por envio fora do prazo.
Contudo, torna-se um registro das informações contábeis da empresa, então, é necessário que os dados estejam organizados e corretos para evitar qualquer problema com a Receita Federal.
Como você pôde acompanhar, a Escrituração Contábil Digital é uma obrigação acessória importante, que veio para substituir o livro físico pelo arquivo digital.
É uma demonstração financeira que exige cuidado e atenção com as informações no envio, para não haver multas ou outros problemas à empresa.
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