Muita gente confunde orçamento e orçamento empresarial. Os dois termos são parecidos, mas têm funções diferentes dentro de uma empresa. Mas, e você, sabe qual é a diferença do conceito de orçamento e de orçamento empresarial? Otimize sua gestão orçamentária agora!
Quando especialistas e empresários falam de orçamento empresarial em geral estão se referindo à gestão orçamentária de uma empresa. Neste artigo falaremos sobre como os orçamentos podem impactar as finanças de uma organização e apresentaremos dicas para otimizar a gestão orçamentária da instituição.
Quando você precisa, por exemplo, contratar uma empresa terceirizada de limpeza, ou quando precisa terceirizar o treinamento de sua equipe, você procura uma série de empresas e faz orçamentos com elas para que possam atender suas necessidades, correto?
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Esse significado de orçamento entretanto, difere do conceito de orçamento empresarial. O orçamento empresarial está relacionado ao conceito de gestão orçamentária, que tem como objetivo:
- Elaborar um plano orçamentário
- Simular cenários
- Acompanhar e analisar resultados
Neste artigo veremos algumas dicas para otimizar a gestão orçamentária da instituição, entre elas, como buscar por fornecedores, o que deve ter em um orçamento para que ele seja satisfatório e como tudo isso pode impactar no orçamento empresarial.
6 dicas para otimizar a gestão orçamentária da empresa
1. Organize e acompanhe seus gastos
Quando se fala em gestão orçamentária grande parte das pessoas já imagina uma grande planilha com valores de entrada e saída. Ou seja, recebíveis e custos.
Manter uma organização financeira, é uma importante dica para otimizar a gestão orçamentário da empresa. O não cumprimento deste fator pode acarretar em:
- Confusão na gestão financeira
- Impactar negativamente na prestação de contas
- Facilitar fraudes
- Gerar prejuízos
- Acarretar problemas legais (em alguns casos)
Se você quer evitar problemas como os citados acima, fique atento e:
- Tenha um planejamento financeiro periódico (anual e trimestral preferencialmente)
- Acompanhe todos os gastos e movimentações financeiras
- Esteja atento ao fluxo de caixa
- Evite que gastos pessoais e empresariais sejam mesclados, entre outros fatores
2. Use a gestão de processos a seu favor
Entre as dicas para otimizar a gestão orçamentária é fundamental que uma empresa tenha uma gestão de processos capaz de apontar possíveis melhorias em relação à produtividade das equipes e dos equipamentos. Bem como entender e mensurar custos e despesas envolvidos nas atividades da organização.
3. Acesse o planejamento estratégico
Quando você faz um planejamento estratégico você também realiza um planejamento financeiro, correto?
Por esse motivo, ao construir uma previsão orçamentária para a sua empresa, tenha por perto o planejamento estratégico, afinal ambos devem falar a mesma língua e apresentar os mesmos objetivos. Caso contrário um deles não será alcançado no final do período analisado.
4. Trabalhe com orçamentos
Como você pretende fazer uma gestão financeira ou uma previsão de orçamento empresarial, se você não tem a previsão dos valores de investimentos que pretende fazer para sua empresa?
Como já falamos anteriormente, orçamento e orçamento empresarial são coisas diferentes. Para você construir um orçamento empresarial que possa ser cumprido é necessário que realize um levantamento de orçamentos para as despesas previstas.
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Uma das dicas para otimizar a gestão orçamentária é: elenque custos como treinamentos, qualificações, serviços terceirizados como portaria, limpeza e muitos outros investimentos, que serão necessários nos meses que seguem.
É fundamental trabalhar com orçamentos, não importando o porte da organização.
Se a empresa tiver núcleos e departamentos é importante que eles participem da coleta dos orçamentos e na previsão de gastos. O departamento financeiro deve consolidar o processo orçamentário.
5. Utilize ferramentas de gestão
Você pode fazer seu acompanhamento financeiro por meio de planilhas de excel, mas atualmente, graças à tecnologia, as empresas podem ter acesso a ferramentas e aplicativos que fazem a gestão financeira e orçamentária de maneira muito mais eficiente.
Em uma única ferramenta de gestão orçamentária você pode ter acesso a funcionalidades como:
- Orçamento Empresarial Descentralizado
- Projeções, Simulações e Cenários
- Acompanhamento Planejado x Realizado
- Relatórios e Análises Gerenciais
- Gráficos e Indicadores de Desempenho
- Integração com seu ERP e Contabilidade
6. Acompanhe os resultados na prática
A otimização da gestão orçamentária exige que indicadores sejam definidos e acompanhados.
Entre as dicas para otimizar a gestão orçamentária é importante que, após a finalização do planejamento orçamentário se estabeleça ferramentas que controlem essa gestão por meio de indicadores de desempenho.
Depois de apresentar essas simples e eficientes dicas para otimizar a gestão orçamentária da sua empresa, é hora de entender como fazer um levantamento eficaz dos orçamentos terceiros que farão parte do planejamento de sua empresa.
Separamos a seguir técnicas para selecionar fornecedores e dicas de como buscar fornecedores, o que deve ser analisado nesse processo e como isso impacta na sua gestão orçamentária.
Otimize sua gestão orçamentária: encontre os fornecedores certos
Além dos custos comuns de uma empresa, como funcionários, impostos, matéria-prima, entre tantos outros, a terceirização de serviços ou a contratação de fornecedores também tem um impacto importante no orçamento empresarial.
Visto isso separamos 3 dicas de como buscar fornecedores, a fim de reduzir o impacto em suas contas e otimizar a sua gestão orçamentária.
Leia também: 5 dicas para bons negócios com fornecedores
Comprove a qualidade de produtos e serviços
Você já imaginou o impacto negativo em sua gestão orçamentária se sua empresa contratasse um fornecedor que não prestasse o serviço ou não desenvolvesse um produto da maneira que você esperava que acontecesse?
Além de arcar com o custo desse fornecedor e com gastos contratuais, você ainda teria que arcar com o custo de um novo fornecedor para refazer o trabalho.
Você gastaria duas vezes o investimento (senão mais) e ainda perderia tempo.
Por isso conhecer a qualidade do serviço prestado ou do produto desenvolvido é fundamental na hora de contratar um fornecedor e está entre as dicas para otimizar a gestão orçamentária mais valiosas.
Você pode solicitar amostras grátis do produto ou um teste do serviço, antes de assinar um contrato.
Busque por referências no mercado e conheça o histórico da organização
Além das amostras previstas no tópico anterior, buscar por referências no mercado é fundamental para a contratação de um fornecedor.
Ouça o que empresas do seu setor, que já trabalharam com as empresas terceirizadas que estão negociando com você, tem a dizer sobre cada uma delas.
A própria terceirizada deve ter o interesse em te dar o contato de referências de seu trabalho.
Essa pesquisa também pode evitar a contratação de uma empresa ineficaz e mesmo que dê trabalho em um primeiro momento, realizar essa pesquisa, pode evitar muita dor de cabeça e manter o orçamento da sua empresa em dia.
Desenvolva formulários de solicitação de orçamentos específicos
Se você quer garantir que o orçamento que você fez durante seu planejamento não sofrerá alterações, deve ficar atento a validade dessa proposta e à descrição que você enviou para
o fornecedor.
Tente ser o mais detalhista possível, pois qualquer informação esquecida pode ser um custo a mais que não estava previsto.
A partir da devolução desses orçamentos, a equipe de compras deve fazer a avaliação de cada um deles, verificando se cumprem com as especificações técnicas e com as normas administrativas.
Agora que você entendeu a diferença entre orçamentos e orçamentos empresariais, bem como recebeu dicas para otimizar a gestão orçamentária da sua empresa e aprendeu como fazer a solicitação de um orçamento de maneira que ele contribuia para o seu planejamento financeiro, sugerimos que reforce sua bagagem teórica com o artigo, “10 aspectos para analisar antes de contratar um fornecedor de serviços de terceirização”.
Este artigo foi escrito pelo oHub, um sistema que conecta sua empresa a fornecedores e prestadores de serviços variados. Você pode encontrar fornecedores para todos os serviços que sua empresa precisa em um único lugar com o oHub. Economize tempo e dinheiro e receba diversos orçamentos com um só pedido.
