Toda empresa que possui funcionários contratados em regime CLT deve elaborar a folha de pagamento deles. Mas esse processo pode ser complexo, o que traz muitas dúvidas e perguntas para novos empresários e até mesmo para as pessoas com mais experiência no mercado.
Além disso, fazer o cálculo desse documento de maneira errada pode trazer grandes prejuízos para qualquer negócio. Por isso, é preciso que toda empresa tenha certeza de que está calculando todos os pagamentos, descontos e impostos corretamente ao elaborar a folha.
Pensando em você e na boa gestão do seu negócio, elaboramos esse conteúdo com tudo o que você precisa saber sobre ela, seu cálculo e o que é desoneração da folha de pagamento — uma ótima opção para empresas. Leia agora!
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O que é a folha de pagamento?
O nome da folha de pagamento não esconde nenhum mistério: é nela onde estão registradas todas as informações relativas ao salário de um funcionário, como remuneração, descontos, vencimentos e bônus.
Também conhecida como holerite ou contracheque, ela é obrigatória para todas as empresas, independentemente de seu porte, e deve ser feita mensalmente.
O que acontece se o cálculo for feito de maneira errada?
Além de ser obrigatória, a folha é fiscalizada por órgãos públicos.
Elaborá-la da maneira correta evita problemas no caixa da sua empresa, como custos não registrados, e até mesmo em processos trabalhistas.
Por isso, é necessário ter muita atenção ao realizar o cálculo, contando com todos os vencimentos e descontos da maneira correta.
Ao garantir que a folha dos seus funcionários seja elaborada pela empresa e possua os cálculos corretos, você evita prejuízos financeiros e jurídicos para seu negócio.
Conceitos que você precisa saber para elaborar a folha de pagamento
Existem algumas palavras que você vai ver com frequência enquanto elabora o contracheque dos seus funcionários. Vamos falar sobre elas antes de falar sobre o cálculo da folha. Assim, você não terá dúvidas sobre seus significados quando fizer o cálculo para sua empresa.
- Salário bruto: Também conhecido como salário base, é a remuneração registrada na carteira de trabalho. É em cima desse valor que são feitos os descontos como previdência social e contribuição sindical;
- Salário líquido: É o salário que o funcionário recebe após os descontos realizados;
- Vencimentos: Conhecidos também como proventos, são os valores ganhos pelo colaborador;
- Descontos: São os descontos obrigatórios e opcionais em cima do salário bruto, que são destinados à previdência ou a outros tipos de pagamentos.
Quais os principais vencimentos?
Como você já sabe, vencimentos são os valores ganhos pelo funcionário. Eles podem ser fixos, como o salário, extras, como horas extras e adicionais, e opcionais, como auxílios, vale-transporte ou vale-refeição.
Os principais são os seguintes:
- Salário bruto: É o valor estabelecido no contrato de trabalho;
- Horas extras: São as horas trabalhadas além das horas especificadas no contrato de trabalho;
- Adicional noturno: Pago para funcionários que trabalham no período entre às 22h e as 5h;
- Adicional de insalubridade: Pago para trabalhadores que realizem suas funções em condições acima dos limites de insalubridade aceitos pelo Ministério do Trabalho;
- Auxílio Creche: Deve ser pago até que o bebê tenha 6 meses de idade, mas apenas quando a empresa não oferece espaço para que as mães deixem seus filhos enquanto trabalham;
- Salário Família: O salário família é um benefício que pode ser pago aos trabalhadores vinculados ao INSS e que possuem filhos de até 14 anos ou de qualquer idade, mas que possuam dependência econômica dos pais devido à invalidez. Seu valor é de 5% do salário mínimo para cada filho.
Quais os seus principais descontos?
Recapitulando: descontos são subtrações feitas em cima do salário bruto, que podem ser obrigatórios, como previdência e Imposto de renda, ou opcionais, como vale-transporte.
A soma de todos esses descontos não pode exceder, ou seja, ser maior que, 70% do salário bruto do trabalhador.
Os principais descontos são:
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- Previdência: São as contribuições destinadas à Previdência Social e para o pagamento da aposentadoria do trabalhador. Suas alíquotas variam entre 8% e 11%;
- Imposto de renda: É um pagamento pelos rendimentos do trabalhador e deve ser apurado e retido pela empresa para pagamento da Receita Federal. Também é conhecido como Imposto de Renda Retido na Fonte, o IRRF, e sua alíquota varia de acordo com o salário base do trabalhador;
- Vale-transporte: Para pagar as despesas relativas ao deslocamento do trabalhador de casa até a empresa e vice-versa, o vale-transporte (VT) é opção do próprio funcionário. A empresa pode descontar, no máximo, 6% do salário base do trabalhador, mesmo que o valor pago de VT seja maior do que o valor descontado;
- Vale-alimentação: Não existe obrigatoriedade de pagamento de vale-alimentação (VA) para os funcionários, mas, se a empresa quiser oferecer esse benefício, a porcentagem máxima que pode ser descontada do salário bruto do colaborador é 20%;
- Faltas e atrasos: Quando acontecem faltas e atrasos sem justificativa, a empresa pode descontar o valor correspondente do salário bruto do trabalhador;
- Contribuição sindical: O pagamento da contribuição sindical é opcional desde 2017, porém, caso o trabalhador prefira fazer o pagamento — que corresponde ao valor recebido por um dia de trabalho —, ele deve ser descontado na folha.
O que é desoneração da folha de pagamento?
Outro termo muito comum quando se fala na folha é a “desoneração da folha de pagamento”.
Criada em 2011, a desoneração tem como ideia reduzir a carga tributária paga pelas empresas que mais empregam no país — que é o caso do segmento de call centers, têxtil, da construção civil e da fabricação de veículos e mais 13 setores que podem optar por essa redução tributária.
A desoneração acontece da seguinte maneira: as empresas passam a recolher um percentual que varia entre 1% e 4,5% sobre sua renda bruta em vez de um percentual sobre a remuneração de seus funcionários, que era de 20%, para pagar para o Instituto Nacional da Seguridade Social – INSS.
Basicamente, as empresas deixaram de fazer uma contribuição sobre a folha para fazer uma contribuição que é calculada tendo como base em sua receita bruta.
É daí que vem o nome “desoneração”: o termo significa “se livrar de uma obrigação”, ou seja, as empresas deixaram de ter a obrigação de pagar tributos tendo como base a folha de pagamento.
A desoneração é opcional para as empresas e, em novembro de 2021, a existência desse tipo de redução da carga tributária foi estendida por mais dois anos no Brasil.
Como fazer o cálculo da folha de pagamento?
Agora que você já sabe quais são os descontos e vencimentos que devem aparecer na folha, podemos falar sobre como elaborar uma e realizar seus cálculos.
A primeira coisa que você precisa saber sobre ela é que não há um padrão a ser seguido quando as empresas elaboram a folha, apenas informações e dados que devem constar nela.
Por isso, cada empresa pode montar sua folha como servir melhor a ela, desde que os seguintes dados constem por lá:
- Dados do empregador;
- Dados do funcionário;
- Cargo e função do funcionário;
- Salário bruto e salário líquido;
- Número de dias trabalhados no mês;
- Vencimentos;
- Descontos;
- Número de quotas de salário família pagos ao funcionário, quando houver;
- Pagamento de salário maternidade, quando houver;
- Seguros pagos ao funcionário, quando houver.
Para fazer o cálculo da folha, é necessário primeiro ter em mãos o cargo e a função do colaborador: esse passo é importante, pois as categorias podem possuir normas específicas que devem ser observadas na hora de calcular o salário líquido delas.
Depois, verifique a frequência do trabalhador no registro de ponto, para se certificar que não houve faltas e atrasos injustificados ou horas extras que devem ser pagas.
Também verifique se não há adicionais no salário bruto do funcionário, como adicional noturno ou de insalubridade.
Tendo essas informações em mãos, é necessário observar cada um dos descontos que devem ser feitos no salário bruto do trabalhador, sejam eles opcionais ou de benefícios, e subtraí-los do salário bruto — sempre se lembre de observar atentamente as alíquotas que devem ser descontadas.
Registre cada um dos valores adicionados ou descontados do salário bruto no contracheque, bem como o resultado final desse cálculo, o salário líquido do funcionário.
Quando ocorre o fechamento da folha de pagamento?
Levando em conta que o salário do trabalhador deve ser depositado até o 5º dia útil do mês subsequente ao mês trabalhado, a folha de pagamento deve ser calculada e fechada alguns dias antes dessa data.
A empresa deve manter uma cópia da folha e dos recibos de pagamentos em seus arquivos, e o colaborador deve ter acesso a ela — geralmente, o contracheque é entregue a ele depois que o valor do salário é depositado em sua conta.
