A empresa que busca mais produtividade deve levar em conta a ideia de automatizar tarefas repetitivas. Para a confecção de um produto ou entrega de um serviço é necessário uma série de tarefas encadeadas que, juntas, irão construir o produto ou serviço final.
É justamente nessa série que entra a automatização das tarefas repetitivas. Sempre há alguma coisa feita repetidas vezes e que não necessita da engenhosidade de uma pessoa para ser realizada, mas, infelizmente, ocupa o tempo precioso de um membro de sua equipe.
Está cansado de emitir suas notas fiscais uma por uma?
Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.
Automatizar significa substituir tarefas humanas por sistemas automáticos e, com isso, diminuir os custos na cadeia produtiva, sem deixar de entregar ao consumidor um produto de excelência.
Veja, nesta postagem, como automatizar tarefas repetitivas.
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Como automatizar tarefas repetitivas
Primeiro, você terá que escolher quais as tarefas repetitivas que irá automatizar. Evite automatizar aquelas tarefas que agregam valor aos olhos do cliente.
Há tarefas que é melhor manter de forma manual, ou por não existir ainda uma máquina para fazê-la ou porque a máquina ainda não consegue substituir a delicadeza da finalização de um artesão, por exemplo.
Outras etapas que não exijam esse cuidado todo, e que são repetitivas, você poderá automatizar.
Veja este exemplo: Uma hamburgueria fast food automatiza diversos processos repetitivos na hora de fazer os hambúrgueres. Já, uma hamburgueria fina, com garçons e serviço à la carte, mesmo a tarefa de fazer os hambúrgueres sendo algo repetitivo (segue, inclusive, a mesma receita sempre), o chefe de cozinha faz cada um deles artesanalmente.
Por quê essa diferença?
Exatamente pelo fato de que no fast food o valor percebido pelo cliente é a rapidez, dessa forma, automatizar o processo não diminui a percepção e valor do cliente, pelo contrário, até aumenta.
Já, na hamburgueria fina, é o contrário: quanto mais artesanal e personalizado o processo, mais valor o cliente enxerga no produto. Nesse caso, não deve haver a automatização.
Veja mais: Um ERP SaaS pode ajudar sua empresa? Como funciona isso?
Nota fiscal emitida em massa via excel?
Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?
Usando softwares para automatizar tarefas repetitivas
Se você tem uma ferramenta que faz todo trabalho de envio de e-mail, não é necessário que uma pessoa fique enviando e-mails todos os dias. Isso não é bom?
Tenha em mente que aplicativos e ferramentas são seus aliados na hora de automatizar tarefas repetitivas e gerar produtividade para sua empresa. Um disparador de e-mails ou um software de emissão de notas fiscais serão de grande ajuda para melhorar o desempenho e a produtividade de sua empresa.
Mas o segredo da automatização de tarefas vai mais longe: esses softwares podem ser integrados entre si via API, que são protocolos da internet que fazem com que dois aplicativos, baseados na nuvem, “conversem” entre si.
Assim, imagine que você tem um e-commerce. Existem APIs, por exemplo, que automatizam a emissão da nota fiscal sempre que um pagamento for confirmado por seu gerenciador de meios de pagamento.
Há outros, também, que podem disparar um e-mail de agradecimento ao cliente, automaticamente. E estes são apenas alguns exemplos, existem literalmente milhares de tarefas que podem ser automatizadas dessas forma!
Duas empresas especializadas neste tipo de automatização são a Pluga e a Zapier.
O que eu ganho ao automatizar tarefas repetitivas
Dentre os benefícios que sua empresa irá conquistar ao saber como automatizar as tarefas repetitivas, você pode anotar aí:
Aumento da produtividade
Sua empresa pode fazer mais com menos. Um software poderá trabalhar com mais precisão, em menos tempo e sem necessidade de demandar tempo do funcionário, que poderá se concentrar em outra parte do processo onde ele realmente seja indispensável.
Redução de custos
A hora de trabalho de funcionário é muito mais cara que a mensalidade que você paga por softwares. Se eles estiverem integrados e gerando tarefas automatizadas, o custo do funcionário que emitia as notas fiscais, por exemplo, será economizado, ou ele poderá fazer outras atividades mais nobres, como comentamos.
Garantia de segurança
Com softwares integrados que passam a automatizar as tarefas repetitivas o risco de falhas humanas é drasticamente reduzido ou até mesmo completamente anulado.
Monitoramento constante
Todas as etapas do processo passam a ser monitoradas. Isso porque a maioria dos softwares usados hoje em dia apresentam relatórios e gráficos para a análise de desempenho.
Há, portanto, como coletar dados e analisá-los, quando necessário. Isso faz com que a empresa possa melhorar sua práticas e aferir seus resultados, melhorando sempre.
DICA: Ideias para reduzir custos nas empresas: 5 dicas que funcionam de verdade
Quando automatizar essas tarefas repetitivas no seu negócio
Faça as seguintes perguntas sobre seu negócio:
- Você percebe que sua demanda aumentou, mas seu negócio não cresce?
- Há diversos problemas para serem resolvidos, mas pouca ação prática?
- Nota que sua equipe já não consegue dar conta de suas tarefas?
- Parece que todo dia aparece um novo “incêndio” para ser apagado?
É exatamente neste ponto que chega a hora de começar a automatizar as tarefas repetitivas da sua empresa, antes que seja tarde demais e a qualidade do seu produto ou serviço caia vertiginosamente.
Veja se esses pontos críticos já fazem parte do dia a dia do seu negócio:
- as falhas na realização de tarefas repetitivas são constantes
- a empresa não conta com informações atualizadas
- é impossível analisar dados e medir a performance
- entregas e pedidos estão sendo negligenciados, ocorrendo erros e atrasos
- não se encontram documentos importantes
- as equipes não trabalham de forma integrada e colaborativa
Existem diversos aplicativos de gestão e ferramentas de produtividade que podem auxiliar sua empresa a resolver estes problemas, principalmente se estiverem integrados e realizando tarefas automatizadas.
Como você viu, automatizar tarefas repetitivas é uma maneira de ganhar mais produtividade e economia para sua empresa.
Já pensou em como você pode ganhar tempo e dinheiro ao simplificar a emissão de notas fiscais, tudo em uma só plataforma inteligente?
É muito mais simples do que você imagina e pode fazer sua empresa dar um salto em termos de automação.
Veja aqui as vantagens que o NFE.io pode trazer para o seu negócio: Gerenciador de nota fiscal eletrônica: conheça o NFE.io
