Por estar presente em praticamente todos os computadores corporativos, o Microsoft Excel se tornou a ferramenta mais usada para realizar tarefas de contabilidade básicas de pequenas empresas.
Porém, mesmo sendo úteis para um pequeno negócio, as planilhas acabam se tornando incômodas (e potencialmente danosas) quando dados financeiros de uma empresa em expansão são gerenciados.
A opção pelas planilhas normalmente ocorre porque elas são gratuitas.
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Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.
Mas ao analisarmos todas as armadilhas que estes arquivos oferecem para a gestão de um negócio, o preço pode acabar se tornando muito alto.
Quando você tiver mais clientes e transações, será hora de mudar para o gerenciador financeiro online.
Por isso, preparamos este artigo com um comparativo entre as planilhas e gerenciadores financeiros online, apresentando os pontos mais importantes nesta balança.
Segurança
Planilhas: a segurança das planilhas e das informações contidas nela é muito baixa, pois qualquer problema no computador pode danificar seu arquivo e seus dados.
Se a planilha for compartilhada com outras pessoas, os riscos aumentam ainda mais, com chances de erros nas fórmulas e desatualização das informações.
Gerenciador financeiro: quando a empresa utiliza um sistema financeiro, todas as suas informações são criptografadas com a mesma segurança dos bancos e disponibilizadas em tempo real, 24 horas por dia, 7 dias por semana.
Tudo isso com backup automático dos dados, para garantir a segurança dos dados da empresa.
Suporte
Planilhas: não existe suporte especializado para cada planilha utilizada na empresa.
Existem materiais na internet com dicas de utilização e correções de possíveis falhas, porém sem considerar as particularidades de cada empresa, e consequentemente a maneira como a planilha está sendo utilizada.
Gerenciador financeiro: esses sistemas oferecem suporte via telefone e email para seus clientes.
Assim, cada dúvida será sanada conforme as regras da sua empresa, e a melhor forma de utilizá-la dentro do seu negócio.
Praticidade
Planilhas: quando o gestor utiliza uma planilha simples, ela até pode ser fácil de usar. Mas quando a empresa precisa de planilhas robustas, pode encontrar complexidade na utilização. A falta de automatização destes arquivos pode comprometer a produtividade de toda empresa.
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Gerenciador financeiro: optando por um sistema de gestão online, você encontra ferramentas intuitivas, que facilitam o dia a dia da empresa, mesmo para quem não tem experiência na utilização de um sistema.
Colaboração
Planilhas: de maneira geral, planilhas são compartilhadas por email ou por meio de um sistema de nuvem. Porém, o problema ocorre no momento da utilização, onde apenas um usuário pode utilizar a planilha por vez, aumentando os riscos de criar informações desatualizadas e duplicadas.
Gerenciador financeiro: um sistema foi criado especialmente para ser utilizado por equipes, por isso, o armazenamento em nuvem permite que diversos usuários tenham acesso simultâneo as informações. Desta forma, um acesso não ira interferir no outro e as informações estarão sempre atualizadas.
Organização e Interatividade
Planilhas: a organização dos dados irá obedecer à organização das pessoas que estão utilizando, sem que haja interação entre os dados e acessos dos usuários.
Gerenciador financeiro: o sistema é criado para manter as informações organizadas e para que elas interajam entre os dados cadastrados pelos diversos usuários. Desta forma, os dados serão exibidos de forma lógica e intuitiva, apresentando relatórios que facilitam a analise gerencial do negocio.
Mas e agora, como eu posso migrar das planilhas para o software financeiro?
Preparação dos dados
A maioria dos programas financeiros pode facilmente importar arquivos do Excel. No entanto, eles não sabem automaticamente onde as informações devem ficar; por isso, você terá de reformatar alguns de seus dados. O software financeiro que você escolher terá requisitos sobre como as informações devem ser organizadas.
Por exemplo, se o e-mail da empresa ficar antes do número de telefone na planilha de dados do cliente e aparecer depois desse número no programa financeiro, você terá que reordenar os dados do arquivo do Excel antes de importá-lo.
O programa provavelmente também terá requisitos para cabeçalhos de coluna, formatação de datas e moeda, limites de caracteres e assim por diante. Além disso, os requisitos serão diferentes para cada tipo de lista a ser importada (cliente, fornecedor, conta etc.). Verifique as instruções para seu software específico e edite os dados da planilha adequadamente.
Esse é também o momento de limpar os erros de entrada de dados se isso ainda não tiver sido feito.
A melhor época do ano para fazer a mudança
A época óbvia para fazer a troca entre um sistema baseado em Excel e o novo software financeiro é ao final do ano fiscal da empresa. Assim, a transição é mais tranquila, pois todas as contas foram reconciliadas, os relatórios de final de ano, feitos, e os ajustes finais, realizados. Porém, na prática, é possível trocar o sistema em qualquer época do ano. Para a transição ser a mais tranquila possível, escolha uma época que não seja muito ocupada em seu setor e que seja no final do mês, do trimestre ou de outro período contábil claramente definido.
Gerenciamento do período de transição
Mesmo que tenha feito o trabalho de preparação necessário e escolhido a data de ativação menos prejudicial, você enfrentará alguns problemas durante a transição das planilhas para o software financeiro.
Permita o tempo necessário para se adaptar ao novo fluxo de trabalho e resista à vontade de atribuir todas as dificuldades ao software. Dito isso, não hesite em usar as opções de suporte do programa quando necessário.
Independentemente de qualquer coisa, administre o sistema financeiro antigo e o novo em paralelo por um curto período até ter certeza de que o novo sistema funciona sem problemas.
Agora que você sabe as vantagens em usar um sistema financeiro online para seu negócio, continue estudando boas práticas para seu negócio. As chances de crescimento se tornam cada vez maiores e a saúde financeira da sua empresa é garantida.
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