{"id":5762,"date":"2018-12-13T07:26:10","date_gmt":"2018-12-13T09:26:10","guid":{"rendered":"https:\/\/nfe.io\/blog\/?p=5762"},"modified":"2022-03-17T18:04:08","modified_gmt":"2022-03-17T21:04:08","slug":"o-que-e-workflow","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/nfe.io\/blog\/gestao-empresarial\/o-que-e-workflow\/","title":{"rendered":"O que \u00e9 workflow e como o fluxo de trabalho pode ajudar sua empresa"},"content":{"rendered":"

Todo empresa precisa realizar tarefas. \u00c9 a sequ\u00eancia dessas tarefas, organizadas e bem geridas, que forma um fluxo de trabalho, respons\u00e1vel por uma entrega final.<\/p>\n

Essa entrega pode ser para um cliente interno (exemplo: a previs\u00e3o de vendas apresentada ao gerente de vendas<\/a> por um analista) ou externo: um produto ou servi\u00e7o que a empresa comercializa.<\/p>\n

Para cada uma dessas sequ\u00eancias de tarefas se define um workflow, ou fluxo de trabalho.<\/p>\n

Voc\u00ea sabe o que \u00e9 um floxo de trabalho? Ent\u00e3o, descubra tudo sobre ele nesta postagem!<\/p>\n

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Organize o fluxo de trabalho e ganhe efici\u00eancia<\/h2>\n

Dentro de uma gest\u00e3o empresarial, algumas d\u00favidas relacionadas \u00e0 organiza\u00e7\u00e3o e efici\u00eancia da empresa<\/a> s\u00e3o constantemente colocadas em pauta. Ser\u00e1 que \u00e9 necess\u00e1rio estabelecer mais regras? Como conectar os colaboradores e os diferentes setores da empresa? \u00c9 poss\u00edvel otimizar processos?<\/p>\n

Muitas vezes, entender algumas teorias \u00e9 importante para resolver, na pr\u00e1tica, alguns conflitos do dia a dia. Por exemplo, voc\u00ea trabalha com um workflow na sua empresa? Ou, voltando um passo atr\u00e1s, voc\u00ea sabe o que \u00e9 workflow?<\/p>\n

Este \u00e9 um dos exemplos pr\u00e1ticos que podem influenciar diretamente na organiza\u00e7\u00e3o e, consequentemente, no crescimento da sua empresa. Quer ver? Ent\u00e3o confira o que \u00e9 fluxo de trabalho!<\/p>\n

O que \u00e9 workflow?<\/h2>\n

Workflow, qual a tradu\u00e7\u00e3o? A tradu\u00e7\u00e3o de workflow \u00e9 fluxo de trabalho, em portugu\u00eas. Portanto, workflow e fluxo de trabalho s\u00e3o a mesma coisa, ok?<\/p>\n

E se voc\u00ea est\u00e1 se perguntando o que \u00e9 workflow (ou o que \u00e9 fluxo de trabalho, se preferir), a resposta mais breve seria sua tradu\u00e7\u00e3o, que acabamos de citar: fluxo de trabalho<\/strong>.<\/p>\n

Ok, e o que \u00e9 fluxo de trabalho? Explicando em mais detalhes, \u00e9 quando a empresa determina uma sequ\u00eancia de etapas para automatizar processos.<\/p>\n

O workflow geralmente \u00e9 criado para otimizar o tempo e facilitar a rotina de todos os envolvidos em uma atividade.<\/p>\n

Ao estabelecer mais do que regras, mas um fluxo de trabalho, \u00e9 poss\u00edvel determinar o respons\u00e1vel de cada tarefa dentro de uma mesma atividade.<\/p>\n

Esse workflow, com o tempo, \u00e9 passado de profissional para profissional de forma a aumentar a produtividade junto com o entendimento de processos.<\/p>\n

Como ligar uma \u00e1rea de produ\u00e7\u00e3o ao escrit\u00f3rio de uma organiza\u00e7\u00e3o? Como a venda e o p\u00f3s-venda podem conversar? Como todos podem saber como andam as demandas e o neg\u00f3cio? O workflow ajuda nessa conex\u00e3o de diferentes \u00e1reas e pessoas envolvidas em um mesmo processo.<\/p>\n

Veja tamb\u00e9m:\u00a0Aprenda tudo sobre Fluxograma Financeiro: contas a pagar e receber<\/a><\/p>\n

Como o workflow ajuda sua empresa<\/h2>\n

Voc\u00ea j\u00e1 sabe o que \u00e9 workflow, mas precisa entender como ele pode ajudar na realidade da companhia?<\/p>\n

O workflow de fato traz in\u00fameros benef\u00edcios para a sua empresa. Veja abaixo os 5 principais!<\/p>\n

1- Otimizar tempo<\/h3>\n

Com um gerenciamento de tarefas padr\u00e3o, as atividades s\u00e3o realizadas com mais rapidez. Assim, os processos e orienta\u00e7\u00f5es pr\u00e9-estabelecidos para cada \u00e1rea auxiliam diretamente na otimiza\u00e7\u00e3o do tempo.<\/p>\n

2- Organiza\u00e7\u00e3o linear<\/h3>\n

Independentemente do modo como cada profissional realiza seu trabalho, ao definir um workflow, todos estar\u00e3o organizados e em sintonia.<\/p>\n

Cada pessoa passa a entender que uma \u00e1rea depende da outra para chegar a um resultado final. Essa linearidade nos processos fica, inclusive, vis\u00edvel para que cada um possa entender os processos e entender suas responsabilidades.<\/p>\n

3- Qualidade superior<\/h3>\n

Seja a entrega de um servi\u00e7o ou produto, a qualidade \u00e9 superior quando existe um workflow definido. Nada fica de fora: o tempo de produ\u00e7\u00e3o, as especificidades do trabalho\/produto, \u00e1reas respons\u00e1veis, entrega, emiss\u00e3o de notas, etc,.<\/p>\n

Quando tudo passa a se conectar, as experi\u00eancias para os consumidores tornam-se mais completas.<\/p>\n

4- Comunica\u00e7\u00e3o que evita erros<\/h3>\n

Uma falha ou ru\u00eddo na comunica\u00e7\u00e3o<\/a> pode ser o suficiente para gerar um erro ou poss\u00edveis reclama\u00e7\u00f5es de clientes. Mas quando a rotina passa a ter um fluxo a ser seguido e diversas \u00e1reas t\u00eam a chance de se comunicar, esses erros podem ser facilmente evitados.<\/p>\n

5- Controle que gera produtividade<\/h3>\n

O planejamento, assim como o controle sobre todos os processos de trabalho, tamb\u00e9m se torna essencial. O workflow permite que a organiza\u00e7\u00e3o saia do papel e se transforme em produtividade. Vale lembrar que, muitas vezes, aumentar a produtividade tamb\u00e9m significa reduzir custos desnecess\u00e1rios.<\/p>\n

Confira esta ilustra\u00e7\u00e3o e entenda a import\u00e2ncia do workflow:<\/p>\n

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Fonte: Venki<\/a><\/p><\/div>\n

Afinal, como criar um workflow?<\/h2>\n

Agora voc\u00ea entendeu o que \u00e9 workflow e as vantagens que ele traz para a sua empresa. Mas ainda precisa saber o que \u00e9 necess\u00e1rio para coloc\u00e1-lo em pr\u00e1tica, certo? como criar um workflow para gerenciar um fluxo de atividades de algum processo que voc\u00ea quer tornar mais eficiente e produtivo em sua empresa?<\/p>\n

Pra ajudar voc\u00ea a descobrir como criar um workflow, desenvolvemos um checklist pr\u00e1tico e objetivo<\/p>\n

Acompanhe o checklist abaixo e saiba se voc\u00ea tem tudo para criar o seu pr\u00f3prio workflow!<\/h4>\n
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  1. Primeiramente, entenda como \u00e9 o fluxo de trabalho na realidade da sua empresa. O workflow pode ser o processo da fabrica\u00e7\u00e3o ou venda de um produto, mas tamb\u00e9m da entrega de um servi\u00e7o. Saiba qual \u00e9 o objetivo final do workflow para listar o que precisa para entregar o melhor resultado.<\/li>\n
  2. Estabele\u00e7a o passo a passo deste processo, as atividades necess\u00e1rias para complet\u00e1-lo.<\/li>\n
  3. Defina quais setores passam por cada atividade e os profissionais respons\u00e1veis.<\/li>\n
  4. Determine prazos para a entrega de cada atividade.<\/li>\n
  5. Coloque as orienta\u00e7\u00f5es necess\u00e1rias em cada etapa, incluindo como a a\u00e7\u00e3o final deve ser completada.<\/li>\n
  6. Defina indicadores de performance (KPIs) para medir a efici\u00eancia do processo transformado em um fluxo de trabalho.<\/li>\n
  7. \u00a0Acompanhe e monitores os resultados.<\/li>\n
  8. Caso a efici\u00eancia n\u00e3o seja satisfat\u00f3ria, procure gargalos, atrasos, desperd\u00edcios e outras inefici\u00eancias do workflow e pense em maneiras de corrigi-las.<\/li>\n
  9. Acompanhe novamente os resultados e ajuste o processo continuamente, at\u00e9 que atinja os resultados esperados (volte a tentar melhor\u00e1-lo de tempos em tempos). Isso \u00e9 o que se chama de melhoria cont\u00ednua<\/strong><\/a>!<\/li>\n<\/ol>\n

    Como desenhar um workflow do fluxo de trabalho?<\/h4>\n

    Al\u00e9m disso, voc\u00ea ainda precisar\u00e1 definir como vai desenhar o seu workflow de forma simples, por meio de um diagrama de f\u00e1cil entendimento (voc\u00ea vai ver um exemplo logo a seguir).<\/p>\n

    A solu\u00e7\u00e3o de como criar um workflow na forma de um diagrama de processos<\/a> como este \u00e9 simples: Muitas empresas aderem a softwares ou arquivos simples digitais que permitem a atualiza\u00e7\u00e3o de informa\u00e7\u00f5es em tempo real pelas pessoas envolvidas. S\u00e3o as chamadas ferramentas de BPM.<\/p>\n

    Veja mais sobre elas aqui:\u00a0Como funcionam as ferramentas de BPM?<\/a><\/p>\n

    Outra vantagem do workflow \u00e9 a otimiza\u00e7\u00e3o de processo, saiba mais:\u00a0Entenda o que \u00e9 automa\u00e7\u00e3o empresarial e saiba aproveitar suas vantagens<\/a><\/p>\n

    O importante \u00e9 garantir que sua empresa tenha um workflow para organizar e otimizar todos os processos<\/a>.<\/p>\n

    Acredite:<\/strong> os resultados ser\u00e3o sentidos tanto pelos gerentes da empresa, passando pelos colaboradores e chegando ao consumidor final.<\/p>\n

    Leia mais:\u00a0Entenda o que \u00e9 automa\u00e7\u00e3o empresarial e saiba aproveitar suas vantagens<\/a><\/p>\n

    Confira este resumo de co o criar um workflow passo a passo:<\/p>\n

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    Confira um exemplo de workflow<\/h2>\n

    Falamos muito sobre o que \u00e9 fluxo de trabalho e como criar um workflow para otimizar os processos do seu neg\u00f3cio. Mas voc\u00ea\u00a0ainda n\u00e3o viu um exemplo de workflow pronto.<\/p>\n

    O ideal \u00e9 desenhar o fluxo de processos seguindo a nota\u00e7\u00e3o BPMN<\/strong><\/a>. Trata-se de da normatiza\u00e7\u00e3o internacional mais aceita e utilizada.<\/p>\n

    Ela define os s\u00edmbolos a serem usados em um fluxo de processos para que todos que os veja entendam exatamente como ele funciona.<\/p>\n

    Isto \u00e9: qual seu evento inicial, quais os eventos de t\u00e9rmino, quais a tarefas a serem realizadas e quem s\u00e3o os respons\u00e1veis por elas, quais decis\u00f5es devem ser tomadas, que fontes de dados consultar ou documentos usar etc.<\/p>\n

    Quer ver um exemplo de workflow? Ent\u00e3o confira este exemplo de fluxo de processo de solicita\u00e7\u00e3o de reembolso de despesas.<\/p>\n

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    Viu como ficam claras de uma forma visual e intuitiva todas as etapas do workflow? Assim, todos os envolvidos entendem rapidamente o que precisa ser feito, que departamentos est\u00e3o envolvidos, o que acontece com o fluxo de tarefas dependendo se uma condi\u00e7\u00e3o foi atendida ou n\u00e3o (losango amarelo) e qual o respons\u00e1vel e a atividade seguinte que precisa ser realizada para que o processo flua adequadamente.<\/p>\n

    Lembre-se que depois que um fluxo de trabalho, como este exemplo de workflow, \u00e9 definido ele deve ser monitorado constantemente. Assim, caso os resultados n\u00e3o sejam satisfat\u00f3rios, ajustes s\u00e3o feitos e um novo fluxo de trabalho \u00e9 desenhado. Dessa forma, \u00e9 poss\u00edvel manter seus processos eficientes continuamente.<\/p>\n

    Como um software de gerenciamento de notas fiscais pode melhorar seu workflow<\/h2>\n

    J\u00e1 pensou automatizar todo processo de c\u00e1lculo do imposto de suas notas ficais, emiss\u00e3o, gera\u00e7\u00e3o dos arquivos HTML e XML e envio por e-mail pra os clientes?<\/p>\n

    Uma ferramenta de automa\u00e7\u00e3o de NFe, como o\u00a0NFE.io<\/a>\u00a0pode fazer tudo isso e mais:<\/span><\/p>\n