Portanto, se voc\u00ea tem um neg\u00f3cio ou administra uma empresa, e se pergunta como arquivar notas fiscais da forma mais adequada ou por quanto tempo guardar notas fiscais da empresa, este conte\u00fado \u00e9 feito sob medida para voc\u00ea.<\/p>\n
<\/span><\/p>\n Assim, voc\u00ea vai cumprir a legisla\u00e7\u00e3o fiscal, evitar multas e comprovar todas as transa\u00e7\u00f5es realizadas por sua empresa, sempre que solicitado pela fiscaliza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n <\/p>\n Veja tamb\u00e9m: Como enviar nota fiscal eletr\u00f4nica por e-mail para o cliente: mais produtividade e menos custos<\/a><\/p>\n Toda empresa quer, sempre, vender cada vez mais. E, a cada venda, uma nota fiscal e \u00e9 emitida.<\/p>\n em fun\u00e7\u00e3o disso, voc\u00ea j\u00e1 parou para pensar com quantas notas fiscais trabalha diariamente? Este n\u00famero pode ser representado por dezenas ou centenas de documentos. E essa papelada e arquivos digitais podem facilmente se perder, se n\u00e3o houver um processo adequado para arquiv\u00e1-los de forma organizada.<\/p>\n Por isso, saber como arquivar notas fiscais \u00e9 importante para:<\/p>\n Teve d\u00favida sobre um servi\u00e7o que adquiriu ou vendeu? Consulte a nota fiscal! Recebeu uma reclama\u00e7\u00e3o ou um pedido para comprovar algum dado de um pedido ou servi\u00e7o? Basta procurar pela nota fiscal, que deve ficar bem guardada mesmo com o passar dos anos.<\/p>\n Antes de saber por quanto tempo guardar notas fiscais da empresa, \u00e9 importante saber como fazer essa organiza\u00e7\u00e3o, conforme explicaremos a seguir em 9 passos simples.<\/p>\n Primeiramente, voc\u00ea precisa de um espa\u00e7o espec\u00edfico pr\u00f3prio e adequado. Nele dever\u00e3o ficar\u00e3o os arquivos, caixas e pastas com as notas fiscais arquivadas. Defina a maneira como as novas notas fiscais emitidas ser\u00e3o arquivadas junto \u00e0s demais.<\/p>\n Normalmente se usa uma ordem cronol\u00f3gica.<\/p>\n Seja em uma gaveta ou uma estante, com aux\u00edlio da tecnologia e de sistemas automatizados – e com ajuda de um funcion\u00e1rio de confian\u00e7a – o importante \u00e9 que:<\/p>\n N\u00e3o procrastine<\/strong><\/a> com sua notas fiscais. Isto \u00e9: n\u00e3o deixa para amanh\u00e3 a nota fiscal que voc\u00ea pode arquivar hoje.<\/p>\n Arquivar notas fiscais \u00e9 o tipo de tarefa chata e repetitiva que todos preferem deixar para depois. Mas, sem disciplina, ser\u00e1 imposs\u00edvel manter suas notas fiscais organizadas. Por isso, mantenha o h\u00e1bito de arquiv\u00e1-las imediatamente, assim que forem emitidas.<\/p>\n Caso contr\u00e1rio, esse trabalho se acumular\u00e1 e se tornar\u00e1 praticamente imposs\u00edvel arrumar as notas fiscais posteriormente.<\/p>\n A cada semana ou ao menos de 15 em 15 dias \u00e9 recomend\u00e1vel verificar se o trabalho de arquivamento das notas fiscais foi realmente realizado e se foi feito da maneira certa, seguindo os procedimentos definidos.<\/p>\n Isso porque um deslize pode tornar toda a organiza\u00e7\u00e3o falha. E, com o passar do tempo, fica muito dif\u00edcil de detectar um erro. Portanto, al\u00e9m de arquivar as notas imediatamente, fa\u00e7a uma revis\u00e3o peri\u00f3dica, de prefer\u00eancia, semanalmente.<\/p>\n A improvisa\u00e7\u00e3o \u00e9 a ultima coisa que voc\u00ea deve usar quando se trata do arquivamento de notas fiscais. Portanto, naquele local que voc\u00ea definiu no passo 1, coloque arquivos met\u00e1licos para pastas suspensas.<\/p>\n Eles contam com suportes para colocar as pastas em ordem cronol\u00f3gica ou conforme outras categorias que voc\u00ea definir. E, dentro dessas pastas, as notas fiscais devem ser guardadas sem apertos ou de modo que fiquem amassadas.<\/p>\n Preservar a integridade f\u00edsica das notas fiscais \u00e9 importante.<\/p>\n Tanto as notas f\u00edsicas f\u00edsicas quanto as notas fiscais eletr\u00f4nicas (NF-e) precisam ser categorizadas.<\/p>\n Ou seja, separadas por datas \u2013 m\u00eas e ano \u2013, e eventualmente tamb\u00e9m com separa\u00e7\u00e3o por clientes ou outro crit\u00e9rio de sua prefer\u00eancia.<\/p>\n Caso estejam em um computador ou drive compartilhado, as pastas virtuais devem seguir uma nomenclatura intuitiva e de f\u00e1cil acesso. A organiza\u00e7\u00e3o das pastas deve permitir buscas \u00e1geis e n\u00e3o se tornar um verdadeiro labirinto de pastas e arquivos.<\/p>\n J\u00e1 no caso das notas fiscais impressas, etiquetas coloridas para cada cliente ou produto podem ajudar bastante, em conjunto com os equipamentos adequados citados no item anterior.<\/p>\n Quanto maior e mais bem planejada for a categoriza\u00e7\u00e3o, mais f\u00e1cil ser\u00e1 encontrar o documento depois, em caso de necessidade. Sem isso, n\u00e3o tem como encontrar notas fiscais antigas.<\/p>\n Pode parecer um procedimento \u00f3bvio. Mas, na verdade, em muitas empresas, o arquivamento das notas fiscais acaba ficando a cargo de um estagi\u00e1rio ou assistente administrativo que esteja dispon\u00edvel no momento. Esse \u00e9 um erro que pode custar caro.<\/p>\n Por isso, determine um funcion\u00e1rio que ser\u00e1 o respons\u00e1vel por manter as notas fiscais sempre em dia e em ordem. Ele n\u00e3o precisa ser a pessoa que vai arquivar as notas fisicamente ou no computador. Mas\u00a0 deve ser o respons\u00e1vel por supervisionar essas tarefas e prestar contas em caso de necessidade.<\/p>\n Al\u00e9m disso, deve saber orientar aqueles que precisam descobrir onde e como encontrar os documentos ficais que desejem consultar ou que devem apresentar a alguma autoridade.<\/p>\n O perfil desse profissional deve ser anal\u00edtico, engajado e pr\u00f3-ativo.<\/p>\n Apesar dos arquivos digitais serem muito mais f\u00e1ceis de organizar e at\u00e9 mesmo de consultar, o cuidado deve ser redobrado com eles.\u00a0 O modo de salvar as notas fiscais, nesse caso, deve contar com procedimentos de seguran\u00e7a e backups. Isso, uma vez que dispositivos eletr\u00f4nicos podem dar algum tipo de defeito.<\/p>\n Por isso, todo cuidado \u00e9 pouco. Lembre-se tamb\u00e9m da seguran\u00e7a dessas informa\u00e7\u00f5es. Se poss\u00edvel, use senhas de acesso para os computadores onde elas se encontram e conte com sistemas de seguran\u00e7a da informa\u00e7\u00e3o em suas redes.<\/p>\n Uma boa dica para isso \u00e9 fazer sempre c\u00f3pias de seguran\u00e7a em HDs externos ou mesmo na nuvem<\/a>. Isso permite que o acesso por meio de v\u00e1rios dispositivos esteja liberado para aqueles que realmente necessitam ter contato com as notas fiscais em fun\u00e7\u00e3o de suas atividades na empresa.<\/p>\n Quando h\u00e1 esse cuidado, at\u00e9 mesmo as notas f\u00edsicas, caso n\u00e3o existam tantas, podem ser digitalizadas e guardadas na forma de arquivos digitais.<\/p>\n As notas fiscais n\u00e3o precisam ser mais guardadas ap\u00f3s 5 anos de arquivamento em sua empresa. Mesmo assim, em algumas organiza\u00e7\u00f5es, toma-se o cuidado de mant\u00ea-las por mais tempo.<\/p>\n Conforme o crit\u00e9rio usado em seu neg\u00f3cio, ao final de cada ano fiscal, vale a pena dar uma destina\u00e7\u00e3o final adequada para as notas que n\u00e3o precisam ser mais guardadas. Pode-se at\u00e9 envi\u00e1-las para um arquivo morto, caso n\u00e3o se queira destru\u00ed-las de imediato.<\/p>\n Tudo vai depender dos procedimentos indicados pelo departamento cont\u00e1bil ou jur\u00eddico. Mas, n\u00e3o deixe de fazer essa “limpeza” anual dos arquivos para evitar at\u00e9 custos de armazenagem.<\/p>\n Reparou em quantos procedimentos e tarefas\u00a0 repetitivas s\u00e3o necess\u00e1rias para organizar sua notas fiscais?<\/p>\n J\u00e1 pensou se assim que emitisse suas notas fiscais elas j\u00e1 fossem imediatamente arquivadas de uma forma simples e pr\u00e1tica?<\/p>\n Para isso, use um software de gerenciamento de notas fiscais. Al\u00e9m de \u00e1geis e seguros, eles podem evitar todo esse trabalho citado acima.<\/p>\n E mais, com alguns cliques de seu mouse, voc\u00ea pode achar as notas que precisa, usando filtros por tipo de produto, cliente, regi\u00e3o, datas e muito mais.<\/p>\n N\u00e3o perca mais tempo: use a tecnologia a seu favor!<\/p>\n OBS:<\/strong> Muitos se perguntam como arquivar canhotos de notas fiscais. O procedimento pode ser o mesmo citado acima. Quanto a canhoto de notas que voc\u00ea mesmo emitiu, muitos grampeiam essas tirinhas de papel nas notas que emitiram.<\/p>\n Portanto, n\u00e3o h\u00e1 muitos segredos sobre como arquivar canhotos de notas fiscais.<\/p>\n D\u00ea um olhada neste infogr\u00e1fico resume as dicas de como organizar suas motas fiscais:<\/p>\nVeja abaixo as 9 dicas e boas pr\u00e1ticas de como arquivar notas fiscais:<\/h4>\n
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Como arquivar notas fiscais?<\/h2>\n
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9 passos para manter a organiza\u00e7\u00e3o das notas fiscais de sua empresa:<\/h3>\n
1- Estabele\u00e7a um local espec\u00edfico para organizar suas notas fiscais<\/h4>\n
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2- Organize as notas assim que forem emitidas ou recebidas<\/h4>\n
3- Defina datas para revis\u00e3o peri\u00f3dica dos procedimentos<\/h4>\n
4- Use arquivos e pastas adequadas<\/h4>\n
5- Categorize sempre<\/h4>\n
6- Defina um profissional respons\u00e1vel<\/h4>\n
7- Dobre o cuidado com arquivos digitais<\/h4>\n
8- Fa\u00e7a uma revis\u00e3o anual e elimine o que n\u00e3o for mais necess\u00e1rio<\/h4>\n
9- Use um software espec\u00edfico para esse fim<\/h4>\n
![\"Como](\"https:\/\/nfeblog.blob.core.windows.net\/blg\/blog\/content\/uploads\/2018\/10\/como-arquivar-notas-fiscais-1.png\")
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