{"id":2708,"date":"2017-07-22T15:00:57","date_gmt":"2017-07-22T18:00:57","guid":{"rendered":"https:\/\/nfe.io\/?p=2708"},"modified":"2025-03-13T16:15:16","modified_gmt":"2025-03-13T19:15:16","slug":"ferramentas-bpm-melhoria-de-processos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/nfe.io\/blog\/gestao-empresarial\/ferramentas-bpm-melhoria-de-processos\/","title":{"rendered":"Ferramentas de BPM: o que s\u00e3o e como ajudam na melhoria de processos (+ exemplos)"},"content":{"rendered":"<p>Ferramentas de BPM (Business Process Management) s\u00e3o uma <strong>forma de planejamento e gerenciamento de <a href=\"https:\/\/nfe.io\/blog\/financeiro\/o-que-e-automacao-processos\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">processos<\/a> de neg\u00f3cios<\/strong> utilizadas em todo o mundo.<\/p>\n<p>A grande vantagem desse tipo de abordagem \u00e9 que ela \u00e9 bastante male\u00e1vel e pode ser adaptada de acordo com as necessidades de cada empresa e com cada situa\u00e7\u00e3o espec\u00edfica.<\/p>\n<p>O enfoque das ferramentas de BPM est\u00e1 na cadeia de processos. Por exemplo, se sua empresa vende arranjos de flores pela internet, existem v\u00e1rios processos envolvidos, tais como:<\/p>\n<ul>\n<li>compra dos materiais para fazer os arranjos de flores;<\/li>\n<li>recebimento das encomendas e envio de ordens para a produ\u00e7\u00e3o;<\/li>\n<li>produ\u00e7\u00e3o dos arranjos em si, conforme os pedidos na internet;<\/li>\n<li>log\u00edstica de entrega;<\/li>\n<li>recebimento dos pagamentos etc.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Buscar a melhoria de processos ajuda a alcan\u00e7ar resultados melhores. Isso porque, a an\u00e1lise para identificar pontos de inefici\u00eancia aponta a causa por tr\u00e1s desses problemas, bem como ajuda a encontrar meios de como corrigi-los.<\/p>\n<p>Neste ponto, as ferramentas de BPM podem lhe ajudar bastante. Por isso, veja a seguir a import\u00e2ncia de melhorar os processos da sua empresa e exemplos de sistemas de BPM que podem ser utilizados.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2>O que \u00e9 a melhoria de processos?<\/h2>\n<p>Mas antes de falarmos sobre as ferramentas de BPM propriamente ditas, \u00e9 importante especificarmos um pouco o que \u00e9 e o que envolve uma melhoria de processos.<\/p>\n<p>A melhoria de processos, ou <a href=\"https:\/\/nfe.io\/blog\/gestao-empresarial\/otimizacao-de-processos\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">otimiza\u00e7\u00e3o de processos<\/a>, pode ser definida como a <strong>an\u00e1lise que visa para encontrar falhas em m\u00e9todos e procedimentos<\/strong>. Com isso, \u00e9 poss\u00edvel melhor\u00e1-los para, assim, melhorar a performance da empresa de modo geral.<\/p>\n<p>Existem diversas ferramentas de melhoria de processos que podem ser utilizadas. Cada uma com passos, objetivos e complexidades diferentes.<\/p>\n<p>Mas, no geral, a maioria \u00e9 composta de etapas simples, que podem ser usadas por qualquer empresa e a qualquer momento.<\/p>\n<h2>Quais metodologias de melhoria de processo utilizar?<\/h2>\n<p>Al\u00e9m de usar um software de BPM para lhe ajudar a melhorar os <a href=\"https:\/\/nfe.io\/blog\/integracao\/ferramentas-automacao-processos\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">processos<\/a> da sua empresa, h\u00e1 v\u00e1rias <strong>metodologias que podem ser atreladas a esses sistemas e trazer um melhor conhecimento de seu neg\u00f3cio.\u00a0<\/strong><\/p>\n<p>Veja alguns exemplos.<\/p>\n<h3>Matriz B.\u00c1.S.I.C.O<\/h3>\n<p>Essa ferramenta de melhoria de processos ajuda a decidir qual mudan\u00e7a dever\u00e1 ter prioridade. Ela funciona a partir de 6 crit\u00e9rios, cada um relacionado a uma letra da palavra B\u00c1SICO.<\/p>\n<p>Para aplic\u00e1-la, elenque cada um dos projetos de mudan\u00e7a que possui. Depois, responda a todos os pontos a seguir, pensando em cada um desses projetos:<\/p>\n<ol>\n<li><strong>Benef\u00edcio para a empresa<\/strong>: qual ser\u00e1 a gera\u00e7\u00e3o de lucros, redu\u00e7\u00e3o de custos, diminui\u00e7\u00e3o de riscos etc.<\/li>\n<li><strong>Abrang\u00eancia<\/strong>: quantas pessoas ser\u00e3o beneficiadas por uma melhoria dentro de sua empresa?<\/li>\n<li><strong>Satisfa\u00e7\u00e3o<\/strong>: qual n\u00edvel de satisfa\u00e7\u00e3o dos funcion\u00e1rios que pode ser alcan\u00e7ado com essa mudan\u00e7a?<\/li>\n<li><strong>Investimentos necess\u00e1rios<\/strong>: quanto dever\u00e1 ser investido pela empresa?<\/li>\n<li><strong>Cliente externo satisfeito<\/strong>: quanto os clientes externos ficar\u00e3o mais satisfeitos?<\/li>\n<li><strong>Opera\u00e7\u00e3o simples<\/strong>: qual o n\u00edvel de complexidade dessa melhoria?<\/li>\n<\/ol>\n<p>Ap\u00f3s refletir sobre cada item, coloque uma nota de 1 a 5 para cada um deles. Em seguida some-as. O projeto de mudan\u00e7a que tiver uma nota total mais alta dever\u00e1 ter a prioridade.<\/p>\n<h3>Diagrama de Ishikawa<\/h3>\n<p>Como j\u00e1 foi poss\u00edvel determinar quais os processos devem ser melhorados com a ferramenta anterior, agora voc\u00ea deve entender quais as causas que est\u00e3o produzindo os problemas.<\/p>\n<p>A ferramenta de melhoria de processos que auxiliar\u00e1 nessa etapa \u00e9 o <a href=\"https:\/\/www.agendor.com.br\/blog\/diagrama-ishikawa\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Diagrama de Ishikawa<\/a> ou Diagrama de causa e Efeito.<\/p>\n<p>Para isso, considere 6Ms:<\/p>\n<ol>\n<li>M\u00e9todo<\/li>\n<li>Material<\/li>\n<li>M\u00e3o de Obra<\/li>\n<li>M\u00e1quina<\/li>\n<li>Medida<\/li>\n<li>Meio Ambiente<\/li>\n<\/ol>\n<p>Voc\u00ea deve perguntar para cada M qual a causa do problema relacionado a ele. Por exemplo: por que esse problema est\u00e1 acontecendo com o maquin\u00e1rio? A resposta pode ser: necessidade de manuten\u00e7\u00e3o, erro de opera\u00e7\u00e3o etc.<\/p>\n<p>Assim, para essa ferramenta, o segredo \u00e9 a pergunta: por que isso est\u00e1 ocorrendo? Refa\u00e7a a quest\u00e3o em cada item at\u00e9 conseguir alcan\u00e7ar a causa inicial do problema.<\/p>\n<h3>Ciclo PDCA<\/h3>\n<p>Essa \u00e9 umas das mais conhecidas ferramentas de melhoria de processos e \u00e9 voltada para a melhoria cont\u00ednua.<\/p>\n<p>Para utiliz\u00e1-la, os significados de cada letra devem ser memorizados e compreendidos.<\/p>\n<p>Depois, siga cada uma, de acordo com a sequ\u00eancia das etapas:<\/p>\n<ol>\n<li><strong>P: Plan (Planejar)<\/strong>: escolha o objetivo e o m\u00e9todo mais adequado para alcan\u00e7\u00e1-lo.<\/li>\n<li><strong>D: Do (Fazer)<\/strong>: treine os envolvidos no processo, realize os preparativos necess\u00e1rios para colocar o plano em a\u00e7\u00e3o. Depois, inicie a opera\u00e7\u00e3o.<\/li>\n<li><strong>C: Check (Checar)<\/strong>: cheque os resultados e os trabalhos que est\u00e3o sendo feitos. Compare com as metas e veja se precisa de ajustes.<\/li>\n<li><strong>A: Act ( Agir)<\/strong>: com os dados obtidos na etapa anterior, conclua se as mudan\u00e7as tiveram \u00eaxito ou se \u00e9 necess\u00e1rio agir mais uma vez para melhor\u00e1-las. Caso ocorra a segunda op\u00e7\u00e3o, recomece o ciclo PDCA.<\/li>\n<\/ol>\n<h3>Metodologia 5S<\/h3>\n<p>Essa ferramenta de melhoria de processos tem como objetivo fazer com que uma empresa alcance a qualidade total.<\/p>\n<p>Sua origem \u00e9 baseada em 5 palavras japonesas iniciadas com a letra S:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Seiri (Utiliza\u00e7\u00e3o)<\/strong>: definir o que \u00e9 necess\u00e1rio e desnecess\u00e1rio no ambiente de trabalho.<\/li>\n<li><strong>Seiton (Organiza\u00e7\u00e3o)<\/strong>: organizar o espa\u00e7o visando \u00e0 efic\u00e1cia.<\/li>\n<li><strong>Seis\u014d (Limpeza)<\/strong>: garantir um ambiente limpo e bem cuidado.<\/li>\n<li><strong>Seiketsu (Higiene)<\/strong>: formular regras definidas de limpeza, arruma\u00e7\u00e3o.<\/li>\n<li><strong>Shitsuke (Disciplina)<\/strong>: criar incentivos de melhora constante.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Como resultado do 5S \u00e9 poss\u00edvel reduzir acidentes; ter maior sensa\u00e7\u00e3o de satisfa\u00e7\u00e3o dos funcion\u00e1rios; maior qualidade das mercadorias ou servi\u00e7os oferecidos e redu\u00e7\u00e3o de gastos ao aproveitar melhor os materiais.<\/p>\n<h3>Lean Manufacturing<\/h3>\n<p>Tamb\u00e9m conhecido como Sistema Toyota de Produ\u00e7\u00e3o, devido ao fabricante de autom\u00f3veis japonesa, essa ferramenta de melhoria de processos \u00e9 baseada em como agir de forma a procurar sempre reduzir 7 tipos de desperd\u00edcio:<\/p>\n<ol>\n<li><strong>Talento n\u00e3o utilizado<\/strong>: valorizar recursos humanos e evitar subaproveitamentos.<\/li>\n<li><strong>Tempo de Espera<\/strong>: atrasos s\u00e3o acumulativos e atingem outras etapas da cadeia produtiva. Evite-os.<\/li>\n<li><strong>Transporte<\/strong>: sempre que poss\u00edvel evitar uso de transportes (estoque perto do local de produ\u00e7\u00e3o, por exemplo).<\/li>\n<li><strong>Excesso de processamento<\/strong>: evitar excessos em processos de produ\u00e7\u00e3o que n\u00e3o s\u00e3o necess\u00e1rios.<\/li>\n<li><strong>Invent\u00e1rio<\/strong>: manter um <a href=\"https:\/\/nfe.io\/blog\/gestao-empresarial\/ferramentas-para-gestao-estoque\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">estoque<\/a> excessivo s\u00f3 gera custos, desde armazenagem a desperd\u00edcio de recursos.<\/li>\n<li><strong>Movimento<\/strong>: a movimenta\u00e7\u00e3o de recursos ou informa\u00e7\u00e3o deve ser melhorada, gerando mais agilidade e transpar\u00eancia.<\/li>\n<li><strong>Defeitos<\/strong>: defeitos geram preju\u00edzos, desde custos com repara\u00e7\u00e3o at\u00e9 a perda de clientes.<\/li>\n<\/ol>\n<h2>Como iniciar a melhoria de processos?<\/h2>\n<p>Mas antes de escolher a ferramenta de BPM para lhe ajudar, \u00e9 preciso <strong>conhecer a fundo a situa\u00e7\u00e3o do seu neg\u00f3cio<\/strong>.<\/p>\n<p>Para isso, ser\u00e1 necess\u00e1rio refletir em quest\u00f5es como:<\/p>\n<ul>\n<li>H\u00e1 realmente algum problema ou inefici\u00eancia nos processos?<\/li>\n<li>Qual ou quais s\u00e3o?<\/li>\n<\/ul>\n<p>A partir da\u00ed \u00e9 que entra a an\u00e1lise para definir e entender tais pontos para, somente depois, buscar por uma solu\u00e7\u00e3o. Portanto, antes de saber para onde ir, \u00e9 imprescind\u00edvel saber onde e como est\u00e1, certo?<\/p>\n<p>Feito isso, a\u00ed sim voc\u00ea pode definir um novo fluxo de processos, usando algumas ferramentas de BPM para auxiliar nessa tarefa.<\/p>\n<h2>O que s\u00e3o e como funcionam as ferramentas de BPM?<\/h2>\n<p>O primeiro ponto que voc\u00ea precisa saber sobre ferramentas de BPM \u00e9 o objetivo dessa solu\u00e7\u00e3o.<\/p>\n<p>As ferramentas de BPM s\u00e3o <strong>utilizadas para organizar processos nos chamados <a href=\"http:\/\/www.venki.com.br\/blog\/como-desenhar-um-fluxograma\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">fluxogramas<\/a><\/strong>.<\/p>\n<p>Tamb\u00e9m chamados de fluxos de processos, s\u00e3o uma representa\u00e7\u00e3o gr\u00e1fica das etapas de cada processo, indicando o caminho dos materiais e das informa\u00e7\u00f5es, que decis\u00f5es tomar e quais procedimentos utilizar, em ordem cronol\u00f3gica.<\/p>\n<p>Para ficar mais claro o conceito, veja abaixo dois exemplos de <a href=\"https:\/\/nfe.io\/blog\/financeiro\/fluxograma-financeiro-contas-a-pagar-e-receber\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">fluxograma<\/a>, um bem simples e outro mais complexo:<\/p>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-8215 size-full\" src=\"https:\/\/nfe.io\/blog\/app\/uploads\/2017\/07\/ferramentas-de-BPM-1.png\" alt=\"\" width=\"649\" height=\"123\" srcset=\"https:\/\/nfe.io\/blog\/app\/uploads\/2017\/07\/ferramentas-de-BPM-1.png 649w, https:\/\/nfe.io\/blog\/app\/uploads\/2017\/07\/ferramentas-de-BPM-1-300x57.png 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 649px) 100vw, 649px\" \/><\/p>\n<p style=\"text-align: center;\">Fluxograma de processo de recebimento e pagamentos<\/p>\n<p style=\"text-align: center;\">Fonte: HEFLO<\/p>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-8216 size-full\" src=\"https:\/\/nfe.io\/blog\/app\/uploads\/2017\/07\/ferramentas-de-BPM-2.png\" alt=\"\" width=\"1240\" height=\"712\" srcset=\"https:\/\/nfe.io\/blog\/app\/uploads\/2017\/07\/ferramentas-de-BPM-2.png 1240w, https:\/\/nfe.io\/blog\/app\/uploads\/2017\/07\/ferramentas-de-BPM-2-300x172.png 300w, https:\/\/nfe.io\/blog\/app\/uploads\/2017\/07\/ferramentas-de-BPM-2-1024x588.png 1024w, https:\/\/nfe.io\/blog\/app\/uploads\/2017\/07\/ferramentas-de-BPM-2-768x441.png 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 1240px) 100vw, 1240px\" \/><\/p>\n<p style=\"text-align: center;\">Fluxograma de processo de vendas<\/p>\n<p style=\"text-align: center;\">Fonte: HEFLO<\/p>\n<h2>Quais as vantagens das ferramentas de BPM?<\/h2>\n<p>Ao desenhar seus processos dessa forma t\u00e3o detalhada, esses sistemas de BPM ajudam sua empresa a produzir de maneira mais organizada e eficiente, obtendo resultados muito melhores e entregando produtos e servi\u00e7os de mais qualidade.<\/p>\n<p>Com isso, seus <strong>clientes ficam muito mais satisfeitos, aumentando sua fideliza\u00e7\u00e3o<\/strong> e, consequentemente, <strong>a lucratividade da empresa<\/strong>.<\/p>\n<p>Al\u00e9m dessas, veja outras vantagens que as ferramentas de BPM podem trazer para sua empresa.<\/p>\n<h3>Diminui\u00e7\u00e3o de desperd\u00edcios<\/h3>\n<p>Um software de BPM permite analisar detalhadamente os processos e descobrir maneiras de diminuir custos e perdas.<\/p>\n<h3>Detec\u00e7\u00e3o de gargalos<\/h3>\n<p>Da mesma forma, se alguma etapa do processo est\u00e1 sempre atrasando as demais, isso fica claro nos diagramas e as provid\u00eancias necess\u00e1rias s\u00e3o tomadas.<\/p>\n<h3>Diminui\u00e7\u00e3o de erros e refa\u00e7\u00f5es<\/h3>\n<p>Ao detectar um erro no processo, esse \u00e9 analisado at\u00e9 que se descubra a melhor maneira de realiz\u00e1-lo, evitando que as falhas se repitam.<\/p>\n<h3>Automatiza\u00e7\u00e3o de tarefas<\/h3>\n<p>As ferramentas de BPM t\u00eam potencial n\u00e3o apenas para ajudar na melhoria de processo mediante a an\u00e1lise de seus fluxogramas, mas tamb\u00e9m de substituir tarefas realizadas manualmente por automa\u00e7\u00f5es, tais como disparo autom\u00e1tico de e-mails, baixas no estoque, emiss\u00e3o de notas fiscais e outras tarefas como essas.<\/p>\n<h3>Melhoria cont\u00ednua<\/h3>\n<p>A maioria das ferramentas BPM contam com a coleta dos dados de produ\u00e7\u00e3o e demais atividades da empresa, gerando relat\u00f3rios para controle e contribuindo para a melhoria de processos de forma cont\u00ednua a partir das informa\u00e7\u00f5es coletadas.<\/p>\n<h2>Quais ferramentas de BPM podem ser utilizadas? Exemplos de sistema BPM<\/h2>\n<p>Agora que voc\u00ea sabe o que s\u00e3o ferramentas de BPM, suas vantagens e a import\u00e2ncia da melhoria de processos para a sua empresa, que tal conhecer alguns softwares que podem lhe ajudar?<\/p>\n<p>Veja abaixo exemplos de sistema de BPM eficientes e aplic\u00e1veis a diferentes tipos de neg\u00f3cios.<\/p>\n<h3>Visio<\/h3>\n<p>Criado pela Microsoft, o <a href=\"https:\/\/products.office.com\/pt-br\/visio\/visio-online\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Visio<\/a> \u00e9 um dos programas mais usados pelos usu\u00e1rios do sistema operacional Windows. Ele permite a cria\u00e7\u00e3o de fluxogramas, gr\u00e1ficos, organogramas e outras formas de sistematiza\u00e7\u00e3o de dados e processos.<\/p>\n<p>A modelagem de processos \u00e9 a grande vantagem desse sistema, que faz vers\u00f5es bastante claras dos fluxogramas a partir dos dados que s\u00e3o inseridos.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Sistema<\/strong>: trabalhar com o Visio n\u00e3o \u00e9 complicado, porque o seu sistema \u00e9 uma mistura de programas simples de desenho, como o Paint, e de outros mais complexos. Dessa forma, a interface \u00e9 intermedi\u00e1ria em rela\u00e7\u00e3o aos programas mais sofisticados e \u00e9 intuitivo o suficiente para poder ser usado sem um treinamento muito intenso.<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Supravizio<\/h3>\n<p>Criado em 2002, o <a href=\"http:\/\/www.venki.com.br\/ferramenta-bpm\/supravizio\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Supravizio<\/a> \u00e9 desenvolvido pela empresa brasileira Venki e conta com diversas funcionalidades. Esse software de BPM \u00e9 tamb\u00e9m bastante intuitivo e de f\u00e1cil instala\u00e7\u00e3o.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Op\u00e7\u00f5es<\/strong>: uma das grandes vantagens de usar o Supravizio \u00e9 a forma como ele permite a realiza\u00e7\u00e3o de a\u00e7\u00f5es pelo celular. Se algu\u00e9m fizer alguma altera\u00e7\u00e3o no sistema, \u00e9 enviado um e-mail ao aprovador que poder\u00e1 autorizar o processo pelo celular mesmo, de forma remota e bastante r\u00e1pida.<\/li>\n<li><strong>Gest\u00e3o de Processos<\/strong>: tamb\u00e9m \u00e9 poss\u00edvel fazer a gest\u00e3o atrav\u00e9s de um dashboard simplificado, que apresenta os pontos principais e os dados mais importantes de seu neg\u00f3cio para a tomada \u00e1gil de decis\u00e3o e a corre\u00e7\u00e3o de eventuais falhas.<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Heflo<\/h3>\n<p>Para quem gosta de softwares mais modernos e din\u00e2micos, o <a href=\"https:\/\/www.heflo.com\/pt-br\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Heflo<\/a> \u00e9 uma das ferramentas de BPM mais indicadas.<\/p>\n<p>Isso porque a interface leve e intuitiva atrai as pessoas que querem mesclar a modelagem dos processos com uma apar\u00eancia mais atrativa e f\u00e1cil de entender.<\/p>\n<ul>\n<li><strong>On-line<\/strong>: para n\u00e3o ocupar espa\u00e7o na mem\u00f3ria do computador, o Heflo trabalha de forma 100% on-line e em nuvem. Os backups s\u00e3o feitos automaticamente e os dados s\u00e3o salvos periodicamente \u00e0 medida que s\u00e3o inseridos. Isso tamb\u00e9m significa que o programa pode ser usado de qualquer m\u00e1quina e de forma remota, sem problemas com a instala\u00e7\u00e3o ou com outros imprevistos.<\/li>\n<li><strong>Treinamento<\/strong>: as empresas que quiserem investir realmente no processo de capacita\u00e7\u00e3o para uso das ferramentas de BPM podem solicitar o treinamento em BPNN oferecido pela empresa, que aborda as principais ferramentas dispon\u00edveis e ajuda a todos os que quiserem saber mais.<\/li>\n<\/ul>\n<p><iframe loading=\"lazy\" title=\"YouTube video player\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/UyJ4i_PnzKs\" width=\"560\" height=\"315\" frameborder=\"0\" allowfullscreen=\"allowfullscreen\"><\/iframe><br \/>\nAchou interessante essas orienta\u00e7\u00f5es de como melhorar os processos da sua empresa e quais ferramentas de BPM pode usar para conseguir isso?<\/p>\n<p>Ent\u00e3o leia o nosso artigo \u201c<a href=\"https:\/\/nfe.io\/blog\/gestao-empresarial\/dicas-melhorias-processos-empresa\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">Dicas de melhorias de processos para uma empresa que voc\u00ea pode implementar agora mesmo<\/a>\u201d e obtenha ainda mais resultados!<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Ferramentas de BPM (Business Process Management) s\u00e3o uma forma de planejamento e gerenciamento de processos de neg\u00f3cios utilizadas em todo o mundo. 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