{"id":11783,"date":"2023-12-21T08:00:23","date_gmt":"2023-12-21T11:00:23","guid":{"rendered":"https:\/\/nfe.io\/blog\/?p=11783"},"modified":"2023-12-12T12:23:52","modified_gmt":"2023-12-12T15:23:52","slug":"ged","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/nfe.io\/blog\/gestao-empresarial\/ged\/","title":{"rendered":"Por que o Gerenciamento Eletr\u00f4nico de Documentos \u00e9 importante para sua empresa?"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: 400;\">J\u00e1 olhou para toda a papelada da empresa, respirou fundo e pensou no qu\u00e3o bom seria se voc\u00ea conseguisse organizar tudo em um passe de m\u00e1gica? Na falta de um Harry Houdini particular, temos uma solu\u00e7\u00e3o t\u00e3o boa quanto: um GED.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">GED \u00e9 sigla para Gerenciamento Eletr\u00f4nico de Documentos e voc\u00ea est\u00e1 prestes a saber o que \u00e9 esse sistema, como funciona e por que trata-se de uma solu\u00e7\u00e3o t\u00e3o importante para a sua organiza\u00e7\u00e3o. Vamos l\u00e1?<\/span><\/p>\n<h2><span style=\"font-weight: 400;\">O que \u00e9 Gerenciamento Eletr\u00f4nico de Documentos?<\/span><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">O GED \u00e9 uma <\/span><b>forma de processamento, organiza\u00e7\u00e3o e compartilhamento de documentos feita por meio de uma solu\u00e7\u00e3o tecnol\u00f3gica<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">; um sistema desenvolvido para esta finalidade e que tamb\u00e9m conta com fun\u00e7\u00e3o de <\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">backup<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Um sistema GED, como \u00e9 de se imaginar, precisa de documentos digitais ou digitalizados. Ambos os processos podem ser feitos a partir dessa tecnologia que \u00e9 capaz de capturar e criar documentos.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Assim, a implementa\u00e7\u00e3o do GED pode acontecer de forma paralela ao processo gradual de digitaliza\u00e7\u00e3o da papelada da empresa. O que leva \u00e0 redu\u00e7\u00e3o do volume de pap\u00e9is, elimina a necessidade de um arquivo f\u00edsico e os gastos relacionados.<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">Qual a diferen\u00e7a entre GED e ECM?<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Provavelmente, voc\u00ea chegou at\u00e9 aqui porque se interessou por uma solu\u00e7\u00e3o para lidar com os documentos da empresa, certo? Ent\u00e3o, talvez j\u00e1 tenha visto a sigla ECM por a\u00ed tamb\u00e9m.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">ECM \u00e9 <\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">Enterprise Content Management<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\"> ou uma <\/span><b>estrat\u00e9gia de Gerenciamento de Conte\u00fado Empresarial<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. O termo sugere algo que vai al\u00e9m da documenta\u00e7\u00e3o &#8220;padr\u00e3o&#8221;, podendo incluir outros tipos de informa\u00e7\u00e3o que a organiza\u00e7\u00e3o precisa criar, categorizar, organizar e armazenar em seguran\u00e7a.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">\u00c9, portanto, <\/span><b>uma estrat\u00e9gia que engloba o GED<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Ou seja, se voc\u00ea deseja implementar o ECM em sua empresa, vai precisar contar com um bom sistema GED para alcan\u00e7ar esse objetivo com sucesso.<\/span><\/p>\n<h2><span style=\"font-weight: 400;\">Quais os objetivos do GED?<\/span><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">O Gerenciamento Eletr\u00f4nico de Documentos tem por objetivos principais <\/span><b>otimizar a organiza\u00e7\u00e3o, manter documentos armazenados com seguran\u00e7a<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> e facilitar o fluxo de informa\u00e7\u00f5es, tamb\u00e9m de forma segura.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Um GED facilita a organiza\u00e7\u00e3o porque faz com que seja muito mais simples criar diretrizes para classificar ou categorizar os documentos.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Al\u00e9m do mais, como o armazenamento \u00e9 digital, basta colocar cada informa\u00e7\u00e3o nas &#8220;pastas&#8221; certas. Algo que faz com que seja simples encontrar qualquer formul\u00e1rio, contrato ou outro documento.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Em rela\u00e7\u00e3o \u00e0 seguran\u00e7a, cabe saber que um bom sistema possibilita um <\/span><b>controle de acesso<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> \u00e0s informa\u00e7\u00f5es, inclusive com mecanismos para rastrear altera\u00e7\u00f5es e o fluxo de documentos.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Com tudo isso, o GED cumpre outro objetivo bastante importante: possibilitar que as pessoas tenham acesso \u00e0s informa\u00e7\u00f5es que precisam, quando precisam e de onde quer que estejam.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Sim, o sistema pode ser acessado de maneira remota. Isso confere praticidade \u00e0 rotina de todas as pessoas da organiza\u00e7\u00e3o, inclusive as que atuam de forma h\u00edbrida, integram equipes externas ou fazem viagens \u00e0 trabalho.<\/span><\/p>\n<h2><span style=\"font-weight: 400;\">Como funciona o GED?<\/span><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">De forma simplificada, podemos dizer que o\u00a0 GED funciona a partir de processos de <\/span><b>digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos e arquivamento<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Para tanto, o sistema conta com diversas ferramentas integradas que v\u00e3o cumprir cada fun\u00e7\u00e3o necess\u00e1ria para que a empresa passe a ter um arquivo digital organizado e seguro.<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">Captura ou cria\u00e7\u00e3o de documentos<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Como mencionamos, uma solu\u00e7\u00e3o GED pode capturar documentos. Ou seja, <\/span><b>criar uma vers\u00e3o digital para um documento impresso<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> e armazen\u00e1-lo em nuvem.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Isso \u00e9 feito a partir de um <\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">scanner<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\"> de alta qualidade que transforma imagens em arquivos de texto, al\u00e9m de registrar metadados que possibilitam o uso da ferramenta de busca.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">\u00c9 dessa forma que, gradualmente, uma empresa pode digitalizar contratos, planilhas, recibos e outras informa\u00e7\u00f5es corporativas, fazendo com que estejam facilmente dispon\u00edveis para quem delas precisar.<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">Gest\u00e3o de documentos<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Al\u00e9m de digitalizar, tamb\u00e9m \u00e9 interessante usar o sistema GED para <\/span><b>editar, revisar, categorizar e at\u00e9 eliminar documentos<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> que j\u00e1 n\u00e3o sejam necess\u00e1rios \u00e0 empresa.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Vale ressaltar, a parte da categoriza\u00e7\u00e3o \u00e9 a que mais favorece a organiza\u00e7\u00e3o desse arquivo digital. Da mesma forma como as etiquetas s\u00e3o usadas em pastas e arquivos f\u00edsicos, \u00e9 poss\u00edvel <\/span><b>criar <\/b><b><i>tags<\/i><\/b><b> para classificar os diversos tipos de documentos<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> e criar diretrizes de utiliza\u00e7\u00e3o do sistema a partir disso.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Dessa forma, todas as pessoas saber\u00e3o como encontrar uma informa\u00e7\u00e3o ou onde inserir uma documenta\u00e7\u00e3o nova, rec\u00e9m-digitalizada, por exemplo.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Al\u00e9m disso, a depender da solu\u00e7\u00e3o GED contratada, \u00e9 poss\u00edvel <\/span><b>verificar todo o hist\u00f3rico de um documento<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> e descobrir quem o criou e quando, al\u00e9m de quais foram suas vers\u00f5es anteriores.<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">Uso e compartilhamento de documentos<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Respeitando as hierarquias de acesso definidas, cada pessoa com acesso ao GED pode <\/span><b>usar a ferramenta de busca<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> para encontrar as informa\u00e7\u00f5es que precisa em poucos segundos.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Assim, \u00e9 poss\u00edvel abrir um documento, consultar dados, fazer edi\u00e7\u00f5es e, caso necess\u00e1rio, compartilhar esse documento com outras pessoas da organiza\u00e7\u00e3o com apenas alguns cliques.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Tudo isso ocorre com o registro das atividades e verifica\u00e7\u00e3o das autoriza\u00e7\u00f5es de acesso, de forma a evitar o vazamento de informa\u00e7\u00f5es sens\u00edveis.<\/span><\/p>\n<h2><span style=\"font-weight: 400;\">Onde o GED se aplica?<\/span><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Empresas de qualquer porte e segmento podem colher os benef\u00edcios do uso do GED. S\u00e3o <\/span><b>diversos os setores<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> a terem suas rotinas otimizadas a partir da implementa\u00e7\u00e3o desse sistema. Abaixo, destacamos alguns, veja:<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">Departamento Pessoal<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">O <\/span><a href=\"https:\/\/tangerino.com.br\/blog\/departamento-pessoal\/?utm_source=nfe.io&amp;utm_medium=referreal&amp;utm_term=&amp;utm_content=&amp;utm_campaign=guest-post&amp;utm_source_platform=&amp;utm_creative_format=&amp;utm_marketing_tactic=\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><span style=\"font-weight: 400;\">Departamento Pessoal<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> surgiu para ser o setor encarregado das burocracias relativas ao relacionamento entre uma organiza\u00e7\u00e3o e as pessoas contratadas. Assim, faz <\/span><b>uso de informa\u00e7\u00f5es documentais todos os dias<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Falamos de informa\u00e7\u00f5es que s\u00e3o geradas desde o in\u00edcio do <\/span><a href=\"https:\/\/tangerino.com.br\/blog\/processo-de-admissao-do-empregado\/?utm_source=nfe.io&amp;utm_medium=referreal&amp;utm_term=&amp;utm_content=&amp;utm_campaign=guest-post&amp;utm_source_platform=&amp;utm_creative_format=&amp;utm_marketing_tactic=\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><span style=\"font-weight: 400;\">processo de admiss\u00e3o<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> \u2015 com a gera\u00e7\u00e3o de contratos e outros documentos \u2015, at\u00e9 o momento de encerramento do v\u00ednculo de trabalho.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Nesse cen\u00e1rio, n\u00e3o \u00e9 incomum que um papel acabe sendo colocado no lugar errado ou &#8220;se perca&#8221; em meio a uma pilha de outros documentos. A melhor forma de evitar essa situa\u00e7\u00e3o \u2015 a perda de tempo, o estresse e os riscos atrelados \u2015 \u00e9 digitalizando e organizando.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">\u00c9 a\u00ed que o GED entra em cena como uma solu\u00e7\u00e3o bastante atrativa para esse setor.<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">Departamento de vendas<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Outro setor que pode se beneficiar com um sistema GED \u00e9 o de vendas. Isso porque \u00e9 preciso armazenar e organizar contatos, hist\u00f3rico de vendas, recibos e contratos.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Al\u00e9m disso, a solu\u00e7\u00e3o pode ser usada para gera\u00e7\u00e3o de <\/span><b>relat\u00f3rios autom\u00e1ticos<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> de desempenho para que o gestor, e a equipe como um todo, tenham informa\u00e7\u00f5es para definir metas e tomar outras decis\u00f5es estrat\u00e9gicas.<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">Departamento cont\u00e1bil<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">\u00c9 comum que a contabilidade seja feita por um profissional ou escrit\u00f3rio terceirizado. Caso essa seja uma realidade que voc\u00ea reconhe\u00e7a, pode estar passando pela sua mente a ideia de que \u00e9 esse parceiro quem precisa de um GED.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Bom, \u00e9 mesmo interessante que um escrit\u00f3rio cont\u00e1bil tenha um sistema de gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos. Mas, a <\/span><b>troca de informa\u00e7\u00e3o<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> entre as partes se torna muito mais simples quando o cliente tamb\u00e9m utiliza um GED e, consequentemente, utiliza documentos digitais<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Com isso, a empresa consegue centralizar e organizar melhor faturas, recibos e outros documentos que sejam de interesse da contabilidade. Algo que otimiza os processos realizados por esse departamento, al\u00e9m de favorecer a gera\u00e7\u00e3o de relat\u00f3rios estrat\u00e9gicos para a tomada de decis\u00f5es.<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">Departamento fiscal<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Claro, se o pessoal da contabilidade se beneficia do GED, o pessoal do departamento fiscal tamb\u00e9m. Falamos de um setor que tem obriga\u00e7\u00f5es importantes a cumprir e prazos a respeitar.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Um trabalho burocr\u00e1tico que certamente se torna mais simples com um <\/span><b>bom n\u00edvel de organiza\u00e7\u00e3o e facilidade de acesso<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> \u00e0 informa\u00e7\u00f5es necess\u00e1rias para que declara\u00e7\u00f5es tribut\u00e1rias sejam preenchidas corretamente e enviadas dentro do prazo.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Algo que contribui para que a empresa evite o pagamento de multas e outras penalidades, al\u00e9m de favorecer auditorias que podem, inclusive, identificar possibilidades de redu\u00e7\u00e3o de custos fiscais.<\/span><\/p>\n<h2><span style=\"font-weight: 400;\">Qual a import\u00e2ncia do GED nas empresas?<\/span><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ainda em 2019, <\/span><a href=\"https:\/\/www.moneytimes.com.br\/mercado-brasileiro-de-ecm-e-ged-e-de-r-15-bilhao-diz-pesquisa\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">72%<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> das empresas brasileiras j\u00e1 haviam implementado um sistema GED e voc\u00ea h\u00e1 de convir que algo assim n\u00e3o acontece sem motivo.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">\u00c0s vezes, a gente nem percebe, mas o volume de documentos gerados diariamente por uma empresa \u00e9 bastante alto. Cada novo arquivo, planilha ou comprovante que chega, por exemplo, faz n\u00famero.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Assim, o gerenciamento eletr\u00f4nico de documentos \u00e9 importante para <\/span><b>otimizar a rotina<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> de todos os setores e, por consequ\u00eancia, <\/span><b>aumentar a produtividade<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Al\u00e9m disso, tamb\u00e9m contribui para melhorar a seguran\u00e7a da informa\u00e7\u00e3o, sobretudo no contexto da Lei Geral de Prote\u00e7\u00e3o de Dados (LGPD).<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Para entender melhor, vamos a alguns pontos pertinentes que voc\u00ea e sua empresa devem considerar.<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">Tempo \u00e9 dinheiro<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ok, estamos usando um <\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">clich\u00ea<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\"> porque \u00e9 verdade. Voc\u00ea sabe que, hoje em dia, o tempo \u00e9 um dos ativos mais valiosos para as pessoas e organiza\u00e7\u00f5es. Acontece que <\/span><b>a falta de um GED resulta em perda de tempo<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Uma pesquisa feita pela Adobe em 2020 indicou que <\/span><a href=\"https:\/\/www.adobe.com\/content\/dam\/dx-dc\/pdf\/ue\/forrester-digital-documents-business-necessity-ue.pdf\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><span style=\"font-weight: 400;\">97%<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> das empresas contavam apenas com processo b\u00e1sico ou at\u00e9 nenhum processo de organiza\u00e7\u00e3o documental digital.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Como voc\u00ea j\u00e1 sabe, o GED contribui para mudar esse cen\u00e1rio. Com isso, evita que profissionais tenham dificuldade para encontrar a informa\u00e7\u00e3o que precisam, percam tempo com a busca ou at\u00e9 com a refa\u00e7\u00e3o de documentos.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ainda, evita que informa\u00e7\u00f5es ultrapassadas sejam utilizadas porque documentos defasados seguem no &#8220;sistema&#8221;, podendo ser encontrados mais facilmente do que suas vers\u00f5es mais atualizadas.<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">Retrabalho \u00e9 estressante e desnecess\u00e1rio<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Pegando gancho em algo que acabamos de mencionar, a M-Files descobriu que <\/span><a href=\"https:\/\/www.m-files.com\/resources\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><b>83%<\/b><\/a><b> de profissionais j\u00e1 recriou documentos<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> que n\u00e3o conseguiram achar.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Perceba que n\u00e3o estamos falando de atualiza\u00e7\u00f5es necess\u00e1rias, mas do tempo e energia despendidos para refazer algo que j\u00e1 existe, mas as pessoas da empresa n\u00e3o sabem ao certo onde encontrar.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Com um GED isso n\u00e3o acontece. Basta que todos sejam informados sobre o sistema de nomea\u00e7\u00e3o e classifica\u00e7\u00e3o dos documentos para que, usando a ferramenta de busca, encontrem a informa\u00e7\u00e3o que precisam sem estresse e sem dificuldade.<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">A computa\u00e7\u00e3o em nuvem precisa ser uma realidade<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Para fechar esse t\u00f3pico sobre a import\u00e2ncia de um sistema GED, precisamos destacar o crescimento da computa\u00e7\u00e3o em nuvem.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">O trabalho remoto j\u00e1 existia desde antes da pandemia e, mesmo que sua empresa tenha voltado 100% para o presencial, provavelmente ainda lida com uma demanda pelo <\/span><b>acesso \u00e0s informa\u00e7\u00f5es<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> a qualquer momento e de qualquer lugar.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Por conveni\u00eancia ou necessidade, a McAfee descobriu l\u00e1 em 2016 que <\/span><a href=\"https:\/\/www.mcafee.com\/blogs\/internet-security\/cloud-security-report\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">80%<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> dos colaboradores gostariam que seus empregadores permitissem que documentos fossem acess\u00edveis por meio da computa\u00e7\u00e3o em nuvem.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Se esse era um desejo tanto tempo atr\u00e1s, agora se traduz em algo que faz ainda mais sentido considerando que estamos mais acostumados com a troca de informa\u00e7\u00f5es remota.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Como haveria de ser, o GED torna isso uma realidade uma vez que armazena documentos capturados e criados em nuvem, deixando-os acess\u00edveis para pessoas autorizadas em qualquer lugar do mundo.<\/span><\/p>\n<h2><span style=\"font-weight: 400;\">Quais as vantagens em adotar um sistema GED?<\/span><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Precisa saber mais para abra\u00e7ar a ideia de implementar o gerenciamento eletr\u00f4nico de documentos ou quer conferir mais argumentos para &#8220;vender&#8221; essa ideia a\u00ed na sua empresa? Confira as principais vantagens a seguir:<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">Economia de custos<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Em m\u00e9dia, <\/span><b>empresas de todo o mundo gastam <\/b><a href=\"https:\/\/www.infomoney.com.br\/colunistas\/convidados\/muito-alem-do-papel\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><b>3% do seu lucro<\/b><\/a><b> com papel<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, impress\u00e3o e armazenamento de documentos. S\u00f3 parece pouco para quem tem pouco envolvimento com as finan\u00e7as corporativas, n\u00e3o \u00e9 mesmo?<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Faz cada vez menos sentido usar um alto volume de papel no dia a dia. Isso tem rela\u00e7\u00e3o com a falta de praticidade, de engajamento com a sustentabilidade e de pensamento estrat\u00e9gico para reduzir os custos de uma organiza\u00e7\u00e3o.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">O uso de documentos impressos tem custos ocultos, como a compra de cartuchos e a manuten\u00e7\u00e3o das impressoras (sim, aquelas m\u00e1quinas que parecem estragar quando as pessoas mais precisam delas!).<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Al\u00e9m disso, arquivos f\u00edsicos podem ocupar salas inteiras e gerar gasto extra com a demanda por espa\u00e7o. Quanto maiores ficam, mais dif\u00edceis de serem organizados. O que pode levar a processos de retrabalho e desperd\u00edcio de recursos.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Em compara\u00e7\u00e3o, a implementa\u00e7\u00e3o de <\/span><b>um sistema de gerenciamento eletr\u00f4nico de documentos tem um custo-benef\u00edcio muito mais atrativo<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> para a empresa, inclusive por n\u00e3o demandar investimentos robustos.<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">Economia de tempo<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Lembra-se de que falamos que a maioria das empresas n\u00e3o tem um bom sistema de organiza\u00e7\u00e3o de documentos? Frente a essa realidade, um colaborador pode muito bem <\/span><b>perder horas procurando um \u00fanico documento<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ainda, pode ser que o papel seja encontrado ou n\u00e3o. Se n\u00e3o for, pode ser preciso contatar outro setor e pedir que algu\u00e9m fa\u00e7a a gentileza de dedicar parte do seu tempo para repassar algumas informa\u00e7\u00f5es.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Em todo caso, o problema pode persistir o bastante para atrasar o trabalho e afetar processos junto a fornecedores, clientes, institui\u00e7\u00f5es governamentais e outros agentes importantes para os neg\u00f3cios.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ao favorecer a organiza\u00e7\u00e3o, reduzir o volume de informa\u00e7\u00f5es (ao eliminar c\u00f3pias e facilitar a identifica\u00e7\u00e3o de documentos obsoletos), <\/span><b>o GED poupa o tempo<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> das pessoas, evitando consequ\u00eancias indesejadas.<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">Aumento de produtividade<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Depois das vantagens acerca da economia de tempo que trouxemos, fica f\u00e1cil entender de onde vem o ganho em produtividade, n\u00e3o \u00e9 mesmo?<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Uma pesquisa feita pelo <\/span><a href=\"https:\/\/www.radicati.com\/wp\/wp-content\/uploads\/2018\/11\/Enterprise-DLP-Market-2018-2022-Brochure.pdf\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><span style=\"font-weight: 400;\">The Radicati Group<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">, mostrou que um GED <\/span><b>reduz em at\u00e9 67 horas o tempo gasto com a busca por informa\u00e7\u00f5es<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, tendo como refer\u00eancia um grande arquivo f\u00edsico baseado em busca manual.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Isso porque, pelo sistema, bastam alguns cliques, o uso de palavras-chave e alguns segundos de espera para se encontrar o que deseja.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Dessa forma, o tempo perdido se transforma em tempo \u00fatil. De b\u00f4nus, os profissionais lidam com menos estresse causado pela perda de documentos, pela demora ao acesso \u00e0 informa\u00e7\u00e3o e pelo retrabalho.<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">Acessibilidade<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Tamb\u00e9m \u00e9 v\u00e1lido lembrar que o aumento da produtividade tem rela\u00e7\u00e3o com a possibilidade de acessar informa\u00e7\u00f5es por meio da nuvem. Ou seja, <\/span><b>basta ter uma conex\u00e3o de internet e permiss\u00e3o de acesso<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> para buscar o documento necess\u00e1rio a qualquer momento.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">\u00c9 algo que, como vimos, beneficia trabalhadores remotos e externos, e que \u00e9 igualmente \u00fatil para quem est\u00e1 <\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">in loco<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\">. Ningu\u00e9m mais precisa se deslocar pela empresa \u2015 \u00e0s vezes, at\u00e9 outro andar \u2015 para buscar o que deseja.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Assim, ningu\u00e9m perde tempo indo e voltando, liga\u00e7\u00f5es n\u00e3o precisam ser interrompidas porque foi preciso consultar um documento e reuni\u00f5es n\u00e3o s\u00e3o atrasadas por esse mesmo motivo.<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">Facilidade na troca de informa\u00e7\u00f5es<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">A facilidade de acesso \u00e0s informa\u00e7\u00f5es com o GED \u00e9 complementada pela <\/span><b>facilidade de compartilhamento<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Isso otimiza diversos processos da empresa, dentro de um mesmo setor, nas trocas entre setores diferentes e at\u00e9 com agentes externos autorizados.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Um exemplo conecta o <\/span><a href=\"https:\/\/tangerino.com.br\/blog\/controle-de-ponto\/?utm_source=nfe.io&amp;utm_medium=referreal&amp;utm_term=&amp;utm_content=&amp;utm_campaign=guest-post&amp;utm_source_platform=&amp;utm_creative_format=&amp;utm_marketing_tactic=\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><span style=\"font-weight: 400;\">controle de ponto<\/span><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">, interesse comum do Departamento Pessoal, a diferentes outros setores da empresa. As informa\u00e7\u00f5es de jornada podem interessar ao departamento financeiro, cont\u00e1bil, fiscal e \u00e0 alta gest\u00e3o.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Em poucos cliques, esses e milhares de outros dados podem ser compartilhados de modo a beneficiar uma gest\u00e3o mais eficiente a n\u00edveis micro e macro dentro do ambiente organizacional.<\/span><\/p>\n<h3><span style=\"font-weight: 400;\">Ganho em seguran\u00e7a da informa\u00e7\u00e3o<\/span><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Por fim, \u00e9 preciso levantar um ponto que diz respeito a uma preocupa\u00e7\u00e3o crescente por parte das empresas: a seguran\u00e7a da informa\u00e7\u00e3o.<\/span><\/p>\n<p><b>Arquivos f\u00edsicos n\u00e3o s\u00e3o t\u00e3o seguros quanto parecem<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Mesmo que contem com chaves e que as pessoas precisem apresentar um crach\u00e1 para acessar ou solicitar informa\u00e7\u00f5es, esse contexto ainda permite:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">perdas e extravios;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">vazamento de dados sens\u00edveis;<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">danos \u00e0 integridade f\u00edsica dos documentos e dos arquivos e mais.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Ainda, pode ser que, dada a dimens\u00e3o do arquivo ou sua falta de organiza\u00e7\u00e3o, a empresa demore a perceber que um problema ocorreu. Diferente disso, com o GED, \u00e9 poss\u00edvel rastrear acessos, altera\u00e7\u00f5es e envios de dados.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Em outras palavras, \u00e9 mais f\u00e1cil <\/span><b>manter o controle sobre os documentos<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> e os dados sens\u00edveis da empresa e de seus usu\u00e1rios. Algo que evita problemas jur\u00eddicos em raz\u00e3o da LGPD e outras regulamenta\u00e7\u00f5es que se apliquem, e preju\u00edzos.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Cabe lembrar que documentos arquivados em nuvem podem contar tamb\u00e9m com um sistema de <\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">backup<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\"> que permite \u00e0 organiza\u00e7\u00e3o recuperar informa\u00e7\u00f5es, em vers\u00f5es atualizadas, caso algum problema ocorra.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Assim, n\u00e3o h\u00e1 paralisa\u00e7\u00e3o das opera\u00e7\u00f5es por perda documental e outras consequ\u00eancias indesejadas podem ser minimizadas ou at\u00e9 evitadas.<\/span><\/p>\n<h2><span style=\"font-weight: 400;\">Busque um GED para chamar de seu!<\/span><\/h2>\n<p><b>Praticidade, redu\u00e7\u00e3o de custos e otimiza\u00e7\u00e3o do tempo<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. \u00c9 dessa forma que podemos resumir a import\u00e2ncia de um sistema GED para sua empresa.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">O que est\u00e1 por tr\u00e1s de cada um desses fatores voc\u00ea j\u00e1 sabe, uma vez que acabou de conferir todas as vantagens que esse tipo de sistema \u00e9 capaz de proporcionar.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Seu pr\u00f3ximo passo \u00e9 pesquisar no mercado em busca do melhor GED para a sua organiza\u00e7\u00e3o!<\/span><\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">Este guest post foi escrito por <\/span><\/i><a href=\"https:\/\/tangerino.com.br\/?utm_source=nfe.io&amp;utm_medium=referreal&amp;utm_term=&amp;utm_content=&amp;utm_campaign=guest-post&amp;utm_source_platform=&amp;utm_creative_format=&amp;utm_marketing_tactic=\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><i><span style=\"font-weight: 400;\">S\u00f3lides Tangerino<\/span><\/i><\/a><i><span style=\"font-weight: 400;\">, HR tech que oferece uma solu\u00e7\u00e3o completa e 100% digital para descomplicar 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