Gestão de notas fiscais: o que é, como fazer e automatizar?

Não há dúvidas: todo empreendedor almeja vender mais. Mas, para isso, o pontapé inicial é fazer uma boa gestão de notas fiscais!

A boa notícia é que gerenciar as notas fiscais da sua empresa não precisa ser algo complexo, uma vez que o trabalho manual pode ser facilmente automatizado!

Sabemos que a rotina de uma micro ou pequena empresa é intensa. Por este motivo, na maioria das vezes o dono do negócio se sobrecarrega com atividades que podem ser automatizadas e concluídas rapidamente. Fazer a gestão de notas fiscais é uma delas!

Está cansado de emitir suas notas fiscais uma por uma?

Na NFE.io é possível se livrar dessas tarefas repetitivas através de integrações com meios de pagamento, plugins, planilha do excel ou conectando diretamente com a nossa API.

As chamadas NF ou mesmo as NF-e (Notas Fiscais Eletrônicas) são documentos exigidos pela Receita Federal do Brasil, as quais são responsáveis por registrar a venda de mercadorias e prestação de serviços. E sabe o que mais? Elas têm relação direta com as suas vendas.

Por isso, com um sistema de gestão de notas fiscais você pode obter maior controle das finanças do seu negócio e, ainda, otimizar o tempo gasto com tarefas repetitivas. Ou seja, você consegue se dedicar às atividades mais importantes da sua empresa.

Transformar a rotina turbulenta em um processo simples e ágil é possível, e nós vamos te provar!

Ao longo deste artigo, você confere o que é gestão de notas fiscais e os motivos para implementá-la, além dicas valiosas que vão garantir uma maior eficiência nos processos internos do seu negócio.

Boa leitura!

O que é gestão de notas fiscais?

A gestão de notas fiscais é o processo de organização, controle e administração das notas fiscais emitidas e recebidas por uma empresa. Essa prática é essencial para manter a conformidade legal e fiscal, bem como para garantir a transparência nas transações comerciais.

Para além da conformidade e do controle financeiro, uma gestão eficaz de notas fiscais simplifica auditorias, tanto internas quanto externas. Afinal, a transparência resultante desses registros contribui para a confiança dos stakeholders e fortalece a reputação da sua empresa!

A facilidade de acesso e a clareza proporcionadas pela gestão eficaz desses documentos não só minimizam possíveis desafios legais, mas também otimizam o fluxo de trabalho interno.

Ou seja, este processo não é apenas uma exigência regulatória, mas uma estratégia inteligente para fortalecer a confiabilidade, eficiência e a autenticidade geral da empresa no mercado.

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Quais são os principais tipos de notas fiscais?

Todo empreendedor deve saber quais os tipos de notas fiscais existentes, pois só assim é possível controlar a demanda de cada uma delas.

As notas fiscais são fundamentais para o controle fiscal tanto por parte das empresas quanto do governo. Elas registram todas as transações comerciais, permitindo a verificação e fiscalização dos valores declarados, impostos incidentes e outras informações relevantes.

A legislação fiscal brasileira contempla cinco principais tipos:

Nota Fiscal de Produto (NF-e): utilizada para documentar a venda de mercadorias, essa nota fiscal é emitida em transações comerciais entre empresas ou para consumidores finais;
Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e): emitida por prestadores de serviços, ela fornece detalhes dos serviços prestados, valores e impostos pertinentes;
Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e): voltada para o varejo, a NFC-e é emitida em vendas para consumidores finais;
Nota Fiscal de Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e): comumente utilizada no setor de transporte, essa nota fiscal documenta serviços de transporte de carga e detalha informações sobre a mercadoria transportadas, valores e dados do remetente e destinatário;
Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e): ela integra movimentações mais complexas, pois vincula diferentes documentos a uma única unidade de carga. Ou seja, serve somente para uma operação;

E já que estamos falando sobre os tipos de notas fiscais, você sabe como funciona a emissão de notas fiscais eletrônicas? Se ainda não, assista a este vídeo do Sebrae:

Nota fiscal emitida em massa via excel?

Na NFE.io você conta com emissão de notas fiscais de serviço em massa via Excel. O que acha?

Independentemente do setor em que sua empresa atua, o processo de emissão e gerenciamento de notas fiscais envolve diversas particularidades.

Imagine, então, ter que calcular os impostos uma a uma ou preencher manualmente todos os detalhes? Pois bem, é trabalhoso! Por isso, no próximo tópico, exploraremos as razões pelas quais optar pela gestão automatizada de notas fiscais é o caminho mais eficiente e estratégico!

Por que fazer gestão de notas fiscais automatizada?

Além dos cálculos automáticos dos impostos e da emissão ágil das notas, você tem acesso a um painel de controle que detalha a quantidade de produtos vendidos, preços e a data de envio. E o melhor: tudo ao alcance de alguns cliques, sempre online e acessível remotamente, de onde você estiver.

Olha só o painel de controle que a NFE.io disponibiliza para você fazer o controle de notas fiscais:

Leia também: Como calcular impostos de Nota Fiscal Eletrônica facilmente?

Mesmo com a ajuda de um software de automatização e controle de suas notas fiscais, definir algumas rotinas em seus processos internos pode ajudar muito no gerenciamento.

Assim, a ferramenta pode ajudar você a ter uma empresa de sucesso, organizada, eficiente e que cumpre adequadamente suas obrigações fiscais.

Compreender como lidar corretamente com notas fiscais vai muito além do que se pode inicialmente perceber. Por isso, antes de apresentarmos nossas dicas de gerenciamento desses documentos, é fundamental destacar a extrema relevância de como gerenciar notas fiscais!

Para isso, reunimos 10 motivos para fazer um bom controle de notas fiscais, os quais podem impactar diretamente a gestão e o sucesso da sua empresa no mercado!

10 motivos para fazer um bom controle de notas fiscais

Uma gestão eficiente de notas fiscais permite à sua empresa ter total controle sobre as entradas de recursos;
O setor financeiro tem clareza acerca dos desembolsos relacionados aos impostos das transações, proporcionando uma administração mais precisa;
A localização rápida das notas fiscais facilita o processo em casos de devoluções ou trocas, contribuindo para uma resolução mais ágil;
A organização e padronização, especialmente com o uso de sistemas online, agilizam e simplificam os processos, permitindo que a equipe direcione seu tempo para outras atividades;
A implementação de um controle rigoroso facilita a identificação de eventuais desvios, promovendo a integridade nas operações;
Auditorias internas são conduzidas com maior velocidade e precisão quando a gestão de notas fiscais é eficaz, fortalecendo os processos de conformidade;
Em caso de fiscalização, a organização das notas fiscais garante que tudo esteja em ordem, proporcionando um processo mais tranquilo e ágil;
Se a pessoa encarregada da organização das notas fiscais deixar a empresa, a continuidade do trabalho é facilitada se tudo seguir um padrão organizado;
Em situações de dúvidas sobre valores ou outros dados das notas fiscais, a apuração das informações é simplificada, promovendo uma tomada de decisão mais assertiva;
Um controle eficiente de notas fiscais contribui significativamente para a redução de custos relacionados a multas, erros e retrabalhos, otimizando a eficácia operacional.

Confira este infográfico que ilustra os motivos apresentados acima:

Como gerenciar notas fiscais?

Centralizar a responsabilidade da gestão de notas fiscais em um funcionário representa um passo crucial para manter as finanças de uma empresa em ordem, certo? Afinal, com um gestor dedicado exclusivamente a essa função, há tempo hábil para a execução precisa dessa tarefa.

Essa sugestão desafia a abordagem comum de muitos microempreendedores, os quais geralmente desempenham múltiplas funções. Com isso, o foco central — que é a gestão empresarial — fica comprometida.

Aprender a delegar e automatizar é o ponto-chave para evitar a armadilha da multitarefa em seu negócio.

Nesse contexto, na estratégia voltada para a organização do setor financeiro, a divisão de funções torna-se indispensável. Portanto, mantenha todos os envolvidos bem informados sobre os procedimentos necessários para uma boa gestão de notas fiscais.

Outro ponto que você precisa levar em consideração é a comunicação eficaz com o setor financeiro da empresa. Por exemplo: quando um cliente concluir uma venda com a equipe comercial, o responsável pela gestão de notas fiscais é prontamente informado. A partir desse momento, ele inicia o processo de elaboração da nota fiscal.

É necessário que o gestor confirme os dados da venda, como quantidade, preço, especificações do produto, remetente de entrega e outros detalhes exigidos pelo Fisco.

Após essa verificação, vem a emissão da nota fiscal no sistema utilizado pela empresa para tal fim. Esse fluxo organizado e claro não apenas simplifica o processo, mas também contribui para a conformidade e eficiência operacional.

Dicas valiosas para uma boa gestão de notas fiscais

Desenvolva um passo a passo para o controle de notas fiscais! Esse guia pode se basear nas práticas e sugestões apresentadas nesta lista.
Certifique-se de que as notas fiscais são autênticas ao acessar o site da fazenda, utilizando a opção de consultar NF-e completa. Essa prática garante a integridade das transações e evita problemas futuros.
Arquive de maneira adequada todas as notas fiscais recebidas e emitidas. Manter essa documentação organizada é fundamental para atender a possíveis solicitações em caso de fiscalização, facilitando o acesso e a verificação das informações.
Evite discrepâncias entre a data de emissão da nota fiscal e a data de pagamento dos tributos. Isso garante que os impostos sejam pagos na data correta, evitando complicações fiscais.
Mantenha os dados de seus clientes e fornecedores organizados. Isso não apenas facilita a resolução de problemas, mas também ajuda você obter informações precisas na emissão de notas fiscais, quando necessário.
Nomeie um funcionário responsável pela organização e controle das notas fiscais, especialmente se o volume de emissões for significativo.
Considere a adoção de um sistema de gestão de notas fiscais. A NFE.io, por exemplo, possui um software moderno e intuitivo que automatiza todos esses processos!
Promova auditorias internas regularmente para verificar a consistência e conformidade das práticas de controle de notas fiscais. Assim, você consegue identificar e corrigir possíveis falhas antes de eventuais fiscalizações externas.
Esteja atento às alterações na legislação fiscal brasileira para garantir que seus processos de controle estejam alinhados com as exigências mais recentes.
Facilite a comunicação interna entre os setores envolvidos na gestão de notas fiscais. Para isso, tenha um canal exclusivo para esclarecer dúvidas, resolver problemas de forma eficiente e manter a coesão na execução dos processos.

Como são organizadas as informações no sistema de gestão de notas fiscais?

Segundo a Receita Federal, é necessário manter as notas fiscais arquivadas por pelo menos 5 anos para fins de controle contábil. Manter esse registro é de extrema importância, pois as notas são solicitadas em fiscalizações de negócios.

Empresas que não apresentam esses documentos estão sujeitas a multas substanciais, e até mesmo a abertura de um processo de investigação. E vamos combinar… nenhum empreendedor deseja correr esse risco, não é mesmo?

A boa notícia é que um sistema de gestão de notas fiscais simplifica grande parte desse processo. Ao receber os dados da nota fiscal pela primeira vez, o sistema registra automaticamente as informações do cliente, eliminando a necessidade de digitação repetida para emissão de novas notas fiscais.

Além disso, as notas ficam facilmente acessíveis no sistema, permitindo uma busca rápida quando necessário. Você pode aplicar filtros de busca e encontrar uma nota específica de forma simples, ágil e sem complicações.

Vantagens de ter um software de gestão de notas fiscais como aliado!

Garante o armazenamento seguro de suas notas fiscais, atendendo às exigências legais vigentes;
Centraliza o cadastro de clientes, disponibilizando informações prontas para a emissão de notas fiscais sempre que necessário;
Utiliza o cadastro como referência para outras atividades, como visitas ou entregas, simplificando processos correlatos;
Sistemas automatizados de emissão e controle de notas fiscais, geralmente, enviam automaticamente os arquivos necessários aos clientes por e-mail;
Realiza o cálculo automático do valor dos impostos a pagar, minimizando erros e agilizando o processo;
Permite o uso de filtros para realizar buscas no sistema, facilitando a localização de notas por clientes, cidades, estados, tipos de produtos, e outras segmentações;
Em caso de indisponibilidade do sistema da prefeitura, você pode realizar a reemissão da nota fiscal até que a conexão com o site da prefeitura seja restabelecida.

Veja também: Quais são os dados necessários para emissão de Nota Fiscal?

Conte com o sistema de gestão de notas fiscais da NFE.io!

Sistemas de gestão de notas fiscais são a resposta para empresas que buscam abandonar a burocracia e querem uma comunicação mais ágil com as prefeituras.

Além de emitir e organizar NFs, bons sistemas de NF têm outras funções que podem trazer agilidade na administração e fazer você ganhar tempo e dinheiro.

Principais benefícios que o software da NFE.io oferece:

Possibilidade de cadastrar várias empresas no sistema, especialmente útil se você realiza revendas com diferentes CNPJs e filiais;
Integração facilitada com o sistema de emissão de notas fiscais ao seu e-commerce e aos meios de pagamento utilizados;
Cálculo automático dos impostos, o que minimiza erros e evita atrasos e multas;
Geração automática de arquivos XML e HTML, com envio por e-mail ao cliente
Experiência mais acessível, uma vez que o sistema é de fácil de navegar e possui uma interface intuitiva;
Permite a consulta a diversos relatórios e dados, sempre completos e atualizado;s
Integração com outros sistemas e ferramentas de gerenciamento que já usa em sua empresa, como ERPs, por exemplo;
Suporte em todas as etapas do processo, feito por profissionais qualificados;
Permite a emissão de notas para diferentes CNPJs e prefeituras na mesma interface, sem a necessidade de sair do sistema ou realizar novo login;
Consultas automatizadas de CPF e de CNPJ.

Além desses benefícios, a maior vantagem do NFE.io é o tempo economizado, além, é claro, do ganho significativo de produtividade da sua equipe!

Nossos clientes, em média, economizam 900 minutos por mês ao utilizar nosso sistema de automação de notas fiscais!

E quando o assunto é aprimorar a produtividade da equipe por meio da automação, entra também o diferencial estratégico, que vai além da simplificação de tarefas. Pois, a partir do momento que você implementa ferramentas automatizadas de forma personalizada,é possível não apenas otimizar processos rotineiros, mas também promover uma cultura de eficiência e inovação.

Agora que você já sabe como a gestão de notas automatizada pode facilitar a sua vida, entre em contato conosco e garanta agora mesmo essa solução para sua empresa.